Alle collecties
Handleidingen
Mijnwebwinkel
Installatiehandleiding Mijnwebwinkel Exact Online koppeling
Installatiehandleiding Mijnwebwinkel Exact Online koppeling

Met onze Mijnwebwinkel Exact Online koppeling automatiseer je snel je boekhouding. Al onze koppelingen zijn eenvoudig te installeren.

Meer dan een week geleden bijgewerkt

Inhoudsopgave


1. Werking van de koppeling/functionaliteiten

LET OP: administratierechten

Voordat je start met de koppeling is het van groot belang dat je toegang hebt tot beide applicaties. Het verschilt per applicatie hoe de rechten zijn verdeeld. Bij sommige pakketten heb je via je boekhouder toegang, bij andere pakketten dien je eigenaar te zijn van het pakket. Volg onderstaande instructies bij 'Inrichting' goed op zodat je tijdens het configureren van de koppeling niet voor verassingen komt te staan.

Wat doet de koppeling?

De Mijnwebwinke Exact Online koppeling maakt het mogelijk om bestellingen van Mijnwebwinkel automatisch in te voeren in Exact Online. Dit betekent dat verkopen in Mijnwebwinkel automatisch wordt omgezet naar een verkoopboeking, -factuur of -order in Exact Online. Hierdoor hoef je geen extra handelingen te verrichten om bestellingen te verwerken.

  • Synchroniseer moeiteloos orders van Mijnwebwinkel naar Exact Online.

  • Maak de orders in Exact Online aan als Verkoopboeking, Verkoopfactuur of Verkooporder.

  • Synchroniseert Mijnwebwinkel artikelen naar Exact Online, bij keuze verkoopfactoor of -order.

  • Bespaar kostbare tijd zodat je kan doen waar je goed in bent.

  • Je gegevens in Mijnwebwinkel en Exact Online zijn altijd up-to-date.

  • Minder handwerk, dus minder kans op fouten.

  • Het is super makkelijk! Geen downloads en geen dure ontwikkelaar nodig!

Wat ondersteunt de koppeling niet?

Onderstaande functionaliteiten worden (nog) niet ondersteund:

  • Voorraadbeheer

  • Artikelbeheer vanuit Exact Online terug naar Mijnwebwinkel


Om goed met Mijnwebwinkel te kunnen verbinden is het nodig dat je ervoor zorgt dat het pakket op de juiste wijze is ingericht. Dit alles doe je alvorens je start met koppelen. In onderstaande link verwijzen we je naar onze Mijnwebwinkel collectie waarin we je begeleiden met de juiste artikelen.


Om goed met Exact Online te kunnen verbinden is het nodig dat je ervoor zorgt dat het pakket op de juiste wijze is ingericht. Dit alles doe je alvorens je start met koppelen. In onderstaande link verwijzen we je naar onze Twinfield collectie waarin we je begeleiden met de juiste artikelen.


Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.

Stel deze Mijnwebwinkel stappen in:

  • Selecteer order statussen

    • Klik alle statussen aan waarop de synchronisatie uitgevoerd moet worden. Je kunt kiezen uit:

      Alles selecteren , Bestelling in behandeling, Betaald, Betaald & afgehaald, Betalingsherinnering, Geannuleerd, Klaar om af te halen, Niet afgerond, Retour aangevraagd, Retour afgehandeld, Retour in behandeling, Verzonden

      Tip: denk na over wanneer je de order in je boekhouding wilt hebben. We updaten de order niet in Exact Online, dus je kunt een order maar 1x overzetten.

  • Exporteer data van reeds bestaande bestellingen

    • Wil je bestaande facturen overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt.

      Er zijn éénmalige kosten verbonden aan deze keuze. Je betaalt pas als je na de proefperiode de koppeling daadwerkelijk bestelt. Bij grotere aantallen worden lagere stuksprijzen berekend, omdat we die efficiënter kunnen verwerken.

Stel deze Exact Online stappen in:

  • Selecteer Exact Online administratie

    • Kies de administratie waar de boekingen in aangemaakt moeten worden.

      Selecteer de checkbox wanneer en voorkom dat de lijst van administraties uit Exact Online na de installatie van de koppeling nog zichtbaar is.

      Deze optie is relevant als Exact Online wordt gekoppeld met het Exact Online account van je boekhouder of accountant. Bij het activeren van deze optie blijven alleen de namen van de gekoppelde administraties zichtbaar. De koppeling aanpassen is nog steeds mogelijk, maar vereist opnieuw autoriseren in Exact Online.

  • Exact Online btw configuratie

    • Koppel hier de btw categorieën van Mijnwebwinkel aan Exact Online.

  • Exact Online grootboek configuratie

    • Koppel hier de btw categorieën van Mijnwebwinkel aan een grootboekrekening in Exact Online. Deze grootboekrekening wordt standaard gebruikt voor de betreffende btw categorie.

      Gebruik je meerdere grootboekrekeningen, dan worden deze automatisch gekoppeld. Zorg er wel voor dat alle grootboekrekeningen in beide systemen beschikbaar zijn.

  • Selecteer dagboek

    • Selecteer het verkoopboek waarin de facturen terecht moeten komen.

  • Orders inboeken als

    • Selecteer hoe orders ingeboekt moeten worden in Exact Online.

      Je kunt kiezen uit: Verkoopboeking, Verkoopfactuur of Verkooporder. Verkoopboeking wordt het meest gebruikt voor de boekhouding.

  • Hoe wil je omgaan met btw bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen?

    • Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen. Wil je blijven werken zoals vóór de btw wijzigingen van 1 juli 2021, kies dan voor "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening", dan wordt de normale Nederlandse btw in rekening gebracht.

      Voor meer informatie verwijzen we je door naar dit artikel van Exact.



    Maak je met de koppeling Verkoopfacturen of Verkoopboekingen aan? Dan is het nodig om onderstaande standaard artikelen op te geven in de configuratie van de koppeling. Zorg ervoor dat je de artikelcodes uit Exact Online gebruikt, dus geen grootboekrekening o.i.d.

  • Verzendkosten artikel

    • Voer hieronder de artikelcode in waarop de verzendkosten geboekt moeten worden.

  • Kosten artikel

    • Voer hieronder de artikelcode in waarop de overige kosten geboekt moeten worden.

  • Kortingen artikel

    • Voer hieronder de artikelcode in waarop de kortingen geboekt moeten worden.

  • Standaard grootboekrekening Unieregeling

    • Selecteer de standaard grootboekrekening voor buitenlandse omzet indien je gebruik maakt van de Unieregeling.

Hierboven staan de stappen die je kunt instellen tijdens het configureren van de koppeling. Bij elke vraag staat soms een korte uitleg wat de stap precies doet.


5. Het Combidesk klanten dashboard

Hoe werkt het dashboard?

Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.

Wat kan je inzien via je account bij Combidesk?

Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.


6. Wat kan je van Combidesk verwachten?

We begrijpen dat je druk bent of misschien geen ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.

Installatieafspraak

Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 95, sommigen € 195. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.

Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)

Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.


Veelgestelde vragen per platform

Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd?

Deze koppeling synchroniseert iedere nacht volledig automatisch. Je hoeft hiervoor niets te doen. Lukt een synchronisatie niet, dan probeert deze koppeling het bij de eerstvolgende run opnieuw. Als de problemen aanhouden, stellen we je hiervan per e-mail op de hoogte.

Zijn mijn gegevens veilig als ik deze koppeling gebruik?

Wij nemen de veiligheid van jouw gegevens zeer serieus. Wij draaien onze software in een Nederlands datacenter en voldoen aan alle normen die nodig zijn om je gegevens veilig te verwerken. Gegevens van je klanten slaan we niet op, we wisselen ze alleen uit tussen je verbonden pakketten.

Kunnen jullie helpen om deze koppeling te installeren?

Absoluut 😀! Heb je even geen tijd of hebben we het te ingewikkeld gemaakt? Geen probleem! Wij kunnen deze koppeling voor je installeren. Hiervoor rekenen we éénmalige installatiekosten. Als je besluit de koppeling toch niet te gebruiken krijg je dit bedrag terug.

Moet ik betaalgegevens invoeren om deze koppeling te installeren?

Nee, tijdens de proefperiode is het niet nodig om betaalgegevens in te voeren. Besluit je na de proefperiode gebruik te blijven maken van de koppeling, dan ontvang je tijdig informatie over hoe de koppeling te bestellen.

Wat is de opzegtermijn van deze koppeling?

Al onze koppelingen hebben een opzegtermijn van 1 maand. Je zit dus niet vast aan lange termijnen. Een eventueel restbedrag bij een jaarabonnement storten we uiteraard terug op je rekening.


Was dit een antwoord op uw vraag?