Inhoudsopgave
1. Werking van de koppeling/functionaliteiten
LET OP: administratierechten
Voordat je start met de koppeling is het van groot belang dat je toegang hebt tot beide applicaties. Het verschilt per applicatie hoe de rechten zijn verdeeld. Bij sommige pakketten heb je via je boekhouder toegang, bij andere pakketten dien je eigenaar te zijn van het pakket. Volg onderstaande instructies bij 'Inrichting' goed op zodat je tijdens het configureren van de koppeling niet voor verassingen komt te staan.
Wat doet de koppeling?
De Plug&Pay Exact Online koppeling maakt het mogelijk om bestellingen van Plug&Pay automatisch in te voeren in Exact Online. Dit betekent dat verkopen in Plug&Pay automatisch wordt omgezet naar een verkoopboeking in Exact Online. Hierdoor hoef je geen extra handelingen te verrichten om bestellingen te verwerken.
Synchroniseer moeiteloos orders van Plug&Pay naar Exact Online.
Maak de orders en creditorders in Exact Online aan als Verkoopboeking.
Koppel verschillende grootboekrekeningen.
Groepeer orders per btw code en grootboekrekening.
Exporteer bestaande facturen.
Koppel betaalcondities van Plug&Pay aan de betaalcondities in Exact Online
Gebruik Exact Online boekstuknummers of de bestaande factuurnummers uit Plug&Pay.
Geschikt voor OSS verkopen. Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen.
Bespaar kostbare tijd zodat je kan doen waar je goed in bent.
Je gegevens in Plug&Pay en Exact Online zijn altijd up-to-date.
Minder handwerk, dus minder kans op fouten.
Het is super makkelijk! Geen downloads en geen dure ontwikkelaar nodig!
Wat ondersteunt de koppeling niet?
Onderstaande functionaliteiten worden niet ondersteund:
Voorraadbeheer
Artikelbeheer vanuit Exact Online terug naar Plug&Pay
Om goed met Plug&Pay te kunnen verbinden is het nodig dat je ervoor zorgt dat het pakket op de juiste wijze is ingericht. Dit alles doe je alvorens je start met koppelen. In onderstaande link verwijzen we je naar onze Plug&Pay collectie waarin we je begeleiden met de juiste artikelen.
Om goed met Exact Online te kunnen verbinden is het nodig dat je ervoor zorgt dat het pakket op de juiste wijze is ingericht. Dit alles doe je alvorens je start met koppelen. In onderstaande link verwijzen we je naar onze Exact Online collectie waarin we je begeleiden met de juiste artikelen.
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Plug&Pay stappen in:
Groeperen orderregels
Dienen orderregels gegroepeerd te worden per btw code en grootboek rekening?
Exporteer bestaande facturen
Wil je bestaande facturen overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt
Stel deze Exact Online stappen in:
Selecteer Exact Online administratie
Kies de administratie waar de boekingen in aangemaakt moeten worden.
Selecteer de checkbox wanneer en voorkom dat de lijst van administraties uit Exact Online na de installatie van de koppeling nog zichtbaar is.Deze optie is relevant als Exact Online wordt gekoppeld met het Exact Online account van je boekhouder of accountant. Bij het activeren van deze optie blijven alleen de namen van de gekoppelde administraties zichtbaar. De koppeling aanpassen is nog steeds mogelijk, maar vereist opnieuw autoriseren in Exact Online.
Selecteer dagboek
Selecteer het verkoopboek waarin de facturen terecht moeten komen.
Selecteer dagboek voor creditnota's
Selecteer het verkoopboek waarin de credit nota's terecht moeten komen
Exact Online btw configuratie
Koppel hier de btw categorieën van Plug&Pay aan Exact Online.
Exact Online grootboek configuratie
Koppel hier de btw categorieën van Plug&Pay aan een grootboekrekening in Exact Online. Deze grootboekrekening wordt standaard gebruikt voor de betreffende btw categorie.
Gebruik je meerdere grootboekrekeningen, dan worden deze automatisch gekoppeld. Zorg er wel voor dat alle grootboekrekeningen in beide systemen beschikbaar zijn.
Exact Online betaalconditie configuratie
Koppel hier de betaalcondities van PlugAndPay aan de betaalcondities in Exact Online
Controle op e-mail adres uitschakelen?
Moeten we het zoeken van een bestaande debiteur m.b.v. e-mailadres uitschakelen (Kies 'ja' als je meerdere klanten met hetzelfde e-mail adres hebt)?
Boekstuknummers
Geef hieronder aan of je Boekstuknummers wilt genereren of de bestaande factuurnummers wilt gebruiken
Hoe wil je omgaan met btw bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen?
Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen. Wil je blijven werken zoals vóór de btw wijzigingen van 1 juli 2021, kies dan voor "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening", dan wordt de normale Nederlandse btw in rekening gebracht.
Voor meer informatie verwijzen we je door naar dit artikel van Exact.
Standaard grootboekrekening Unieregeling
Selecteer de standaard grootboekrekening voor buitenlandse omzet indien je gebruik maakt van de Unieregeling.
Hierboven staan de stappen die je kunt instellen tijdens het configureren van de koppeling. Bij elke vraag staat soms een korte uitleg wat de stap precies doet.
5. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kan je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
6. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien geen ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 95, sommigen € 195. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
Veelgestelde vragen per platform
Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd?
Deze koppeling synchroniseert iedere twee uur volledig automatisch. Je hoeft hiervoor niets te doen. Lukt een synchronisatie niet, dan probeert deze koppeling het bij de eerstvolgende run opnieuw. Als de problemen aanhouden, stellen we je hiervan per e-mail op de hoogte.
Zijn mijn gegevens veilig als ik deze koppeling gebruik?
Wij nemen de veiligheid van jouw gegevens zeer serieus. Wij draaien onze software in een Nederlands datacenter en voldoen aan alle normen die nodig zijn om je gegevens veilig te verwerken. Gegevens van je klanten slaan we niet op, we wisselen ze alleen uit tussen je verbonden pakketten.
Kunnen jullie helpen om deze koppeling te installeren?
Absoluut 😀! Heb je even geen tijd of hebben we het te ingewikkeld gemaakt? Geen probleem! Wij kunnen deze koppeling voor je installeren. Hiervoor rekenen we éénmalige installatiekosten. Als je besluit de koppeling toch niet te gebruiken krijg je dit bedrag terug.
Moet ik betaalgegevens invoeren om deze koppeling te installeren?
Nee, tijdens de proefperiode is het niet nodig om betaalgegevens in te voeren. Besluit je na de proefperiode gebruik te blijven maken van de koppeling, dan ontvang je tijdig informatie over hoe de koppeling te bestellen.
Wat is de opzegtermijn van deze koppeling?
Al onze koppelingen hebben een opzegtermijn van 1 maand. Je zit dus niet vast aan lange termijnen. Een eventueel restbedrag bij een jaarabonnement storten we uiteraard terug op je rekening.