Installatievideo
Inhoudsopgave
Werking van de koppeling/functionaliteiten
Teamleader instellen
Exact Online instellen
Configuratie van de koppeling
Het Combidesk klanten dashboard
Wat kan je van Combidesk verwachten?
FAQ (Frequently asked questions / veelgestelde vragen)
1. Werking van de koppeling/functionaliteiten
LET OP: administratierechten
Voordat je start met de koppeling is het van groot belang dat je toegang hebt tot beide applicaties. Het verschilt per applicatie hoe de rechten zijn verdeeld. Bij sommige pakketten heb je via je boekhouder toegang, bij andere pakketten dien je eigenaar te zijn van het pakket. Volg onderstaande instructies bij 'Inrichting' goed op zodat je tijdens het configureren van de koppeling niet voor verassingen komt te staan.
Wat doet de koppeling?
De koppeling synchroniseert klanten en factuurgegevens automatisch in de boekhouding. Verder zijn dit de functionaliteiten:
Geschikt voor Exact Online België en Nederland.
Exporteer bestaande Teamleader facturen als verkoopboekingen naar Exact Online. TIP: deze stap kun je beter pas uitvoeren wanneer je zeker weet dat de koppeling goed is ingericht. Selecteer dan ook NEE bij aanvang.
Selecteer verschillende departementen. Per departement kan er één koppeling worden geïnstalleerd.
Synchroniseer Creditnota's van Teamleader naar Exact Online.
Koppel btw-tarieven uit Teamleader aan de btw-tarieven uit Exact Online
Grootboekrekeningen worden 'onder water' aan elkaar gekoppeld. Zorg ervoor dat in beide pakketten de gebruikte grootboekrekeningen aanwezig zijn.
Daarbij wordt 'onder water' een tabel bijgehouden tussen de facturen van beide pakketten. Het is goed te weten wat wanneer een factuur is verwijdert, de koppeling wijzigingen niet meer kan doorvoeren. Verwijder facturen daarom dus altijd uit beide pakketten.
Betaalstatussen worden vanuit Exact Online terug gestuurd richting Teamleader. Dus wanneer een factuur in Exact Online is afgeboekt, wordt de bijbehorende originele factuur in Teamleader op betaald gezet.
De koppeling synchroniseert iedere twee uur. Een factuur kan nooit dubbel in Exact Online verschijnen.
Teamleader facturen worden als PDF bijlage in Exact Online aan de verkoopboeking toegevoegd.
Wat ondersteunt de koppeling niet?
Onderstaande functionaliteiten worden (nog) niet ondersteund:
Artikelen
Deals & Offertes synchroniseren
Projecten
Tickets
Timesheets
Om goed met Teamleader te kunnen verbinden is het nodig dat je ervoor zorgt dat het pakket op de juiste wijze is ingericht. Dit alles doe je alvorens je start met koppelen. In onderstaande link verwijzen we je naar onze Teamleader collectie waarin we je begeleiden met de juiste artikelen.
Om goed met Exact Online te kunnen verbinden is het nodig dat je ervoor zorgt dat het pakket op de juiste wijze is ingericht. Dit alles doe je alvorens je start met koppelen. In onderstaande link verwijzen we je naar onze Exact Online collectie waarin we je begeleiden met de juiste artikelen.
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Teamleader stappen in:
Om de koppeling goed te laten werken is het verstandig om je Teamleader instellingen goed na te lopen.
Kies de bedrijfsentiteit
Geef hier aan welk(e) bedrijf/bedrijven (max 1 per koppeling) er gekoppeld moet worden met deze koppeling.Betaalstatus synchroniseren
Moet de betaalstatus van een factuur uit Exact Online terug gesynchroniseerd worden naar Teamleader?
Tip: ( Let op! Hier ziet een meerprijs aan verbonden per maand als je 'Ja' selecteert.)
Creditnota's
Geef aan of je ook 'Creditnota's' wilt synchroniseren. ('Ja of Nee')
Alleen verzonden facturen
Je kunt er voor kiezen om alle facturen die aangemaakt worden binnen Teamleader te laten synchroniseren of alleen verzonden facturen.
(PRO Tip! Als je verder geen handelingen meer wil/ of hoeft te doen aan de factuur, dan raden wij aan om deze stap op 'Ja' te selecteren).
Exporteer bestaande facturen
Er zijn eenmalige kosten verbonden aan deze keuze. Je betaalt pas als je na de proefperiode de koppeling daadwerkelijk bestelt. Bij grotere aantallen worden lagere stuksprijzen berekend, omdat we die efficiënter kunnen verwerken.
Stel deze Exact Online stappen in:
Om de koppeling goed te laten werken is het verstandig om je Exact Online instellingen goed na te lopen.
Selecteer administratie
Hier dien je de administratie te selecteren waar alle facturen naar toe gesynchroniseerd moeten worden.
Selectievakje:
Voorkom dat de lijst van administraties uit Exact Online na de installatie van de koppeling hier nog zichtbaar is. Deze optie is relevant als Exact Online wordt gekoppeld met het Exact Online account van je boekhouder of accountant. Bij het activeren van deze optie blijven alleen de namen van de gekoppelde administraties zichtbaar. De koppeling aanpassen is nog steeds mogelijk, maar vereist opnieuw autoriseren in Exact Online.
Selecteer dagboek
Hier kan je maximaal 1 dagboek selecteren waar de facturen naar toe gesynchroniseerd moeten worden.
Exact Online btw configuratie
Koppel hier de btw categorieën van Teamleader aan Exact Online
Selecteer dagboek voor creditnota's
Selecteer het verkoopboek waarin de credit nota's terecht moeten komen
Exact Online grootboek configuratie
Gebruik je meerdere grootboekrekeningen, dan worden deze automatisch gekoppeld. Het is van belang dat alle grootboekrekeningen in beide pakketen aanwezig zijn. Als er geen grootboekrekening kan worden gevonden zal deze standaard gesynchroniseerd worden aan de hand wat hieronder is ingevuld.
Betalingsconditie mapping
Koppel hier de betaalcondities van Teamleader aan de betaalcondities in Exact Online.
Mocht je dit nog niet hebben ingesteld?
Teamleader betaalcondities instellen.Exact Online betaal condities instellen.
Controle op e-mail adres uitschakelen?
Moeten we het zoeken van een bestaande debiteur m.b.v. e-mailadres uitschakelen (Kies 'ja' als je meerdere klanten met hetzelfde e-mail adres hebt)?
Als je wilt weten hoe wij de gegevens matchen?
Boekstuknummers
Geef hieronder aan of je Boekstuknummers wilt genereren of de bestaande factuurnummers wilt gebruiken
Hierboven staan de stappen die je kunt instellen tijdens het configureren van de koppeling. Bij elke vraag staat soms een korte uitleg wat de stap precies doet.
5. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kan je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
6. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien geen ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 95, sommigen € 195. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
Veelgestelde vragen per platform
Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd?
Deze koppeling synchroniseert iedere twee uur volledig automatisch. Je hoeft hiervoor niets te doen. Lukt een synchronisatie niet, dan probeert deze koppeling het bij de eerstvolgende run opnieuw. Als de problemen aanhouden, stellen we je hiervan per e-mail op de hoogte.
Zijn mijn gegevens veilig als ik deze koppeling gebruik?
Wij nemen de veiligheid van jouw gegevens zeer serieus. Wij draaien onze software in een Nederlands datacenter en voldoen aan alle normen die nodig zijn om je gegevens veilig te verwerken. Gegevens van je klanten slaan we niet op, we wisselen ze alleen uit tussen je verbonden pakketten.
Kunnen jullie helpen om deze koppeling te installeren?
Absoluut 😀! Heb je even geen tijd of hebben we het te ingewikkeld gemaakt? Geen probleem! Wij kunnen deze koppeling voor je installeren. Hiervoor rekenen we éénmalige installatiekosten. Als je besluit de koppeling toch niet te gebruiken krijg je dit bedrag terug.
Moet ik betaalgegevens invoeren om deze koppeling te installeren?
Nee, tijdens de proefperiode is het niet nodig om betaalgegevens in te voeren. Besluit je na de proefperiode gebruik te blijven maken van de koppeling, dan ontvang je tijdig informatie over hoe de koppeling te bestellen.
Wat is de opzegtermijn van deze koppeling?
Al onze koppelingen hebben een opzegtermijn van 1 maand. Je zit dus niet vast aan lange termijnen. Een eventueel restbedrag bij een jaarabonnement storten we uiteraard terug op je rekening.