Bij het verwerken van uitbetalingen van Payment Service Providers (PSP's) zoals Mollie, Shopify Payments, Stripe of Pay., kan het voorkomen dat individuele betalingen niet automatisch gematcht (afgeletterd) worden met openstaande verkoopboekingen in je boekhoudsysteem.
In dit artikel leggen we uit hoe de Combidesk-koppelingen proberen betalingen te matchen en welke oorzaken ervoor kunnen zorgen dat dit niet lukt.
Hoe werkt het afletteren van betalingen?
De Combidesk-koppelingen zoeken op verschillende referenties om een betaling automatisch te koppelen aan een openstaande verkoopboeking. De belangrijkste zijn:
Betalingsreferentie of betaal-ID: Dit is een uniek kenmerk dat wordt gegenereerd bij het verwerken van een betaling.
Ordernummer: Vaak opgenomen in de omschrijving van de betaling.
Idealiter worden deze referenties ook opgenomen bij het aanmaken van de verkoopboeking (bijvoorbeeld in het referentieveld of de omschrijving), zodat een automatische match mogelijk is.
Mogelijke oorzaken waarom afletteren mislukt
Hieronder vind je de meest voorkomende oorzaken:
1. Verschillende referenties
De verkoopboeking bevat andere referenties dan de betaling, bijvoorbeeld:
De betaling gebruikt een ordernummer, terwijl de factuur alleen een factuurnummer bevat.
De betalingsreferentie komt niet overeen met wat in de verkoopboeking staat.
2. Ontbrekende of foutieve betalingsreferentie
De unieke betalings-ID is niet opgenomen in de verkoopboeking of staat op een verkeerde plek.
3. Verkeerde velden gebruikt bij verkoopboeking
De relevante referenties (zoals ordernummer of betalingsreferentie) zijn niet ingevuld in de juiste velden van de verkoopboeking.
4. Verkoopboeking nog niet aanwezig of verwerkt
De betaling wordt eerder geboekt dan de verkoopfactuur:
De verkoopboeking is nog in concept.
De verkoopfactuur of -order is nog niet verwerkt.
De verkoopboeking ontbreekt volledig.
5. Bedrag komt niet overeen
De betaling wijkt af van het bedrag op de verkoopfactuur, bijvoorbeeld bij deelbetalingen, afrondingsverschillen of korting.
Tips om automatische aflettering te verbeteren
Zorg dat de betalingsreferentie of ordernummer wordt opgeslagen bij het aanmaken van de verkoopboeking.
Verwerk verkoopboekingen tijdig, zodat ze beschikbaar zijn wanneer de betaling binnenkomt.
Houd een consistente werkwijze aan voor referentievelden (zoals factuurnummer, ordernummer, klantreferentie).
Melden bij Support
Als de Combidesk-koppeling een betaling niet automatisch kan matchen met een verkoopboeking, maar geen van de bovengenoemde oorzaken van toepassing lijkt te zijn, verzoeken we je dit te melden bij de Combidesk Support.
Om het probleem goed te kunnen analyseren, ontvangen we graag de volgende informatie:
Specifieke uitbetaling en koppeling
Vermeld duidelijk om welke uitbetaling het gaat en welke koppeling je gebruikt (bijvoorbeeld Mollie – Exact Online).Screenshot van de uitbetaling in het boekhoudpakket
Zorg ervoor dat zichtbaar is dat de betaling niet is gekoppeld aan een verkoopboeking.Screenshot van de openstaande post of verkoopboeking
Laat hierbij alle relevante referenties zien, zoals factuurnummer, ordernummer en eventuele betaalreferenties.