Als je een verkoop- of inkoopfactuur aanmaakt, blijft die als openstaande post in je administratie staan, totdat je die met een bankafschrift aflettert (afpunten in België) .
In een bankafschrift staan de betalingen je hebt gedaan en hebt ontvangen. Letter je de openstaande posten met je bankafschriften af, dan krijg je een duidelijk financieel overzicht van je administratie.
In dit artikel gaan we uit van verkoopfacturen, welke door 1 van onze Exact Online koppelingen zijn aangemaakt in je boekhouding in Exact Online.
Hoe letter je af?
Als je bankafschriften importeert, probeert Exact Online de regels automatisch toe te wijzen en af te letteren. De software zoekt dan naar bestaande gegevens in je administratie die overeenkomen met de gegevens in de afschriftregel. Hoe meer gegevens in je administratie staan, hoe groter de kans dat de software de afschriftregel automatisch aflettert.
Kun je het automatisch afletteren verbeteren?
Er zijn verschillende manieren om het proces nog verder te automatiseren. Bekijk de informatie hieronder.
Afletteren | Hoe werkt automatisch toewijzen en afletteren?
Automatisch toewijzen in Exact Online werkt op basis van verschillende criteria.
Ga naar Financieel > Bank en kas > Afschriften > Af te handelen om de afschriften te bekijken die je al hebt afgeletterd of nog moet afletteren. Plaats voor iedere afgeletterde regel je muis op (i) om extra informatie bekijken.
Toewijzing
Exact Online gebruikt het bankrekeningnummer, de naam van de rekeninghouder en de omschrijving op het afschrift om de relatie toe te wijzen. De software houdt de volgende volgorde aan:
Toewijzingsregels. Zie Toewijzingsregels aanmaken en bewerken.
De bankrekeningnummers van een relatie.
De bankrekeningnummers zijn gekoppeld aan een relatie in eerdere transacties.
De volledige naam van een relatie.
Afletteren
Op basis van de omschrijving en het bedrag in het afschrift probeert de software een match te vinden binnen de openstaande posten van de toegewezen relatie. Daarbij houdt de software de volgende volgorde aan:
Eind-tot-eind-identifcatie (SEPA) - een sleutel die bij verwerking aan de betaling of incasso wordt toegekend. Die sleutel staat in de omschrijving van de bijbehorende bankafschriftregel of is onderdeel van een specifieke tag in CAMT-formaat. Bij batchbetalingen wordt de identificatie van de betalingsinformatie gecontroleerd. (2)
Betalingsreferentie en bedrag (1)
Onze ref. en bedrag (1)
Boekdatum en bedrag (1)
Betalingsreferentie (2)
Onze ref (2)
Boekdatum (2)
Bedrag (3)
Omschrijving van de criteria
(1) De software lettert alleen af als er slechts één openstaande post met het juiste bedrag is.
(2) De software lettert meerdere openstaande posten af zolang het totaalbedrag overeenkomt met het bedrag op het afschrift.
(3) De software lettert alleen af als er ten minste een relatie is toegewezen.
Robotic Accounting
Robotic Accounting maakt gebruik van machine learning-technologie om suggesties te doen waarmee je tijd bespaart en consistent dezelfde opties kiest. Hiermee kun je bepaalde taken automatiseren, zoals automatisch gedeeltelijke betalingen afletteren en verschillen afboeken. Je kunt ook Toewijzen met één klik of Bankafschriften automatisch importeren inschakelen. Zie Over Robotic Accounting.
Afletteren heeft voorrang
Exact Online kan tijdens het toewijzen ook een grootboekrekening, btw-code, kostenplaats of -drager vinden. Als de software tijdens het afletteren echter een openstaande post vindt, dan wordt de grootboekrekening van de toewijzing vervangen door de grootboekrekening van de openstaande post. Andere toewijzingsvelden worden dan leeggemaakt.
Betalingen en incassobatches (SEPA)
De software kent een unieke betalingsidentificatie toe aan betalingen en incasso's die in batches worden aangemaakt en verwerkt. Het bankafschrift heeft dan niet meer een aparte regel voor iedere betaling of incasso, maar juist één regel voor de hele batch. Die regel bevat een sleutel die deel uitmaakt van de omschrijving of onderdeel is van een specifieke tag in CAMT-formaat. De software vindt de batch op basis van die sleutel en lettert de gekoppelde betalingen of incasso's af met de boekingsregels. Het systeem kijkt eerst welke regels in de batch kunnen worden afgeletterd en gaat daarna verder met het automatisch toewijzen en afletteren.
Overige opties voor afletteren
Niet-afgeletterde regels automatisch afletteren
Je kunt het automatisch toewijzen en afletteren zelf starten voor regels die nog niet zijn afgeletterd. Ga naar Financieel > Bank en kas > Afschriften > Af te handelen en klik op de knop Automatisch.Handmatig afletteren
Wil je handmatig gegevens in de regels toewijzen of kun je de regels niet automatisch afletteren? Letter ze dan handmatig af. Zie Afletteren | Openstaande posten met bankafschriften afletteren.