Automatisch toewijzen in Exact Online werkt op basis van verschillende criteria.
Ga naar Financieel > Bank en kas > Afschriften > Af te handelen om de afschriften te bekijken die je al hebt afgeletterd of nog moet afletteren. Plaats voor iedere afgeletterde regel je muis op (i) om extra informatie bekijken.
Toewijzing
Exact Online gebruikt het bankrekeningnummer, de naam van de rekeninghouder en de omschrijving op het afschrift om de relatie toe te wijzen. De software houdt de volgende volgorde aan:
Toewijzingsregels. Zie Toewijzingsregels aanmaken en bewerken.
De bankrekeningnummers van een relatie.
De bankrekeningnummers zijn gekoppeld aan een relatie in eerdere transacties.
De volledige naam van een relatie.
Afletteren
Op basis van de omschrijving en het bedrag in het afschrift probeert de software een match te vinden binnen de openstaande posten van de toegewezen relatie. Daarbij houdt de software de volgende volgorde aan:
Eind-tot-eind-identifcatie (SEPA) - een sleutel die bij verwerking aan de betaling of incasso wordt toegekend. Die sleutel staat in de omschrijving van de bijbehorende bankafschriftregel of is onderdeel van een specifieke tag in CAMT-formaat. Bij batchbetalingen wordt de identificatie van de betalingsinformatie gecontroleerd. (2)
Betalingsreferentie en bedrag (1)
Onze ref. en bedrag (1)
Boekdatum en bedrag (1)
Betalingsreferentie (2)
Onze ref (2)
Boekdatum (2)
Bedrag (3)
Omschrijving van de criteria
(1) De software lettert alleen af als er slechts één openstaande post met het juiste bedrag is.
(2) De software lettert meerdere openstaande posten af zolang het totaalbedrag overeenkomt met het bedrag op het afschrift.
(3) De software lettert alleen af als er ten minste een relatie is toegewezen.
Robotic Accounting
Als Exact Online op basis van bovenstaande criteria niet kan toewijzen of afletteren, dan kan de software gebruikmaken van Robotic Accounting. Zie Over Robotic Accounting.
Afletteren heeft voorrang
Exact Online kan tijdens het toewijzen ook een grootboekrekening, btw-code, kostenplaats of -drager vinden. Als de software tijdens het afletteren echter een openstaande post vindt, dan wordt de grootboekrekening van de toewijzing vervangen door de grootboekrekening van de openstaande post. Andere toewijzingsvelden worden dan leeggemaakt.
Betalingen en incassobatches (SEPA)
De software kent een unieke betalingsidentificatie toe aan betalingen en incasso's die in batches worden aangemaakt en verwerkt. Het bankafschrift heeft dan niet meer een aparte regel voor iedere betaling of incasso, maar juist één regel voor de hele batch. Die regel bevat een sleutel die deel uitmaakt van de omschrijving of onderdeel is van een specifieke tag in CAMT-formaat. De software vindt de batch op basis van die sleutel en lettert de gekoppelde betalingen of incasso's af met de boekingsregels. Het systeem kijkt eerst welke regels in de batch kunnen worden afgeletterd en gaat daarna verder met het automatisch toewijzen en afletteren.