n e-boekhouden wordt onderscheid gemaakt tussen mutaties en verkoopfacturen. Hoewel beide belangrijke onderdelen van de administratie zijn, hebben ze verschillende functies. Hieronder leggen we uit wat deze verschillen zijn en waarom het in veel gevallen slimmer is om te kiezen voor mutaties.
1. Mutaties
Een mutatie verwijst naar een financiële transactie of wijziging in de boekhouding. Binnen e-boekhouden kunnen mutaties automatisch of handmatig worden verwerkt. Enkele voorbeelden van mutaties:
Ontvangen betalingen: Bijvoorbeeld betalingen van klanten. Als je Shopify Payments activeert in de Combidesk koppeling, worden deze betalingen automatisch geboekt en gekoppeld aan openstaande posten.
Uitgaande betalingen: Bijvoorbeeld betalingen aan leveranciers.
Ontvangen facturen: Zoals inkomende facturen van leveranciers.
Verstuurde facturen of webshoporders: Orders uit een webshop kunnen worden gesynchroniseerd als mutaties.
Correcties: Aanpassingen of correcties in de administratie.
De Combidesk koppelingen kunnen bijvoorbeeld de webshoporders automatisch inlezen als mutatie. Dit maakt de verwerking eenvoudiger en efficiënter, waardoor fouten worden geminimaliseerd.
2. Verkoopfacturen
Een verkoopfactuur is een document dat je naar een klant stuurt als bevestiging van een verkoop. Het bevat informatie zoals:
De verkochte goederen of diensten.
Het totaalbedrag (inclusief btw).
Betaalvoorwaarden.
In e-boekhouden hebben verkoopfacturen een specifieke rol:
Ze worden geboekt als een openstaande vordering totdat de klant betaalt.
Zodra de betaling is ontvangen, wordt deze gekoppeld aan de verkoopfactuur via een mutatie.
Hoewel verkoopfacturen belangrijk zijn voor sommige bedrijven, vergen ze meer handmatige verwerking. Je moet ze zelf versturen, verwerken en koppelen aan betalingen.
Waarom kiezen voor mutaties?
In veel gevallen is het efficiënter om te werken met mutaties in plaats van verkoopfacturen. Hier zijn enkele redenen:
Automatisering: Bij het synchroniseren van webshoporders als mutaties hoef je deze openstaande posten alleen nog maar te koppelen aan een betaling. Dit kan automatisch worden gedaan door de uitbetalingen van een PSP'er te synchroniseren.
Tijdsbesparing: Mutaties worden vaak automatisch ingelezen, bijvoorbeeld via een koppeling met je bank of een payment service provider zoals Shopify Payments.
Eenvoud: Het verwerken van mutaties kost minder tijd dan het verwerken van verkoopfacturen. Je hebt minder stappen nodig om je administratie op orde te houden.
Voorraadbeheer: Verkoopfacturen muteren de voorraad automatisch. Als dit niet nodig is, kun je beter kiezen voor mutaties.
Belangrijkste verschil
Mutaties zijn directe financiële transacties of boekingen, zoals betalingen en orders. Voor de meeste bedrijven zijn mutaties voldoende om de administratie goed en snel bij te houden.
Verkoopfacturen zijn specifieke documenten die vaak handmatig verwerkt moeten worden en meer geschikt zijn als je facturen naar klanten wilt sturen of voorraadbeheer nodig hebt.
Conclusie
Als je een efficiënte en geautomatiseerde administratie wilt, raden we aan om te kiezen voor mutaties. Dit bespaart tijd en moeite, vooral als je veel webshoporders hebt of gebruikmaakt van tools zoals Shopify Payments. Verkoopfacturen zijn nuttig voor specifieke situaties, maar in veel gevallen is een mutatie meer dan voldoende.