Inhoudsopgave
1. Werking van de koppeling/functionaliteiten
LET OP: administratierechten
Voordat je start met de koppeling is het van groot belang dat je toegang hebt tot beide applicaties. Het verschilt per applicatie hoe de rechten zijn verdeeld. Bij sommige pakketten heb je via je boekhouder toegang, bij andere pakketten dien je eigenaar te zijn van het pakket. Volg onderstaande instructies bij 'Inrichting' goed op zodat je tijdens het configureren van de koppeling niet voor verassingen komt te staan.
Wat doet de koppeling?
De koppeling synchroniseert klanten en factuurgegevens automatisch in de boekhouding. Verder zijn dit de functionaliteiten:
Exporteer Teamleader relaties uit facturen als klanten naar Moneybird. TIP: deze stap kun je beter pas uitvoeren wanneer je zeker weet dat de koppeling goed is ingericht. Selecteer dus NEE bij aanvang.
Selecteer verschillende departementen. Per departement kan er één koppeling worden geïnstalleerd. Installeer.
Geef aan of de koppeling creditnota's moet synchroniseren.
Koppel btw-tarieven uit Teamleader aan de btw-tarieven uit Moneybird .
Selecteer JA wanneer je jaartallen in de factuur in Moneybird wilt opnemen. Wij adviseren deze keuze met JA te beantwoorden om ervoor te zorgen dat de koppeling bij de jaarwisseling eenvoudig doorloopt. Teamleader en Moneybird zetten de factuurnummering aan het begin van ieder kalenderjaar weer op nul en dit kan conflicten geven, vandaar deze configuratiestap.
Grootboekrekeningen worden 'onder water' aan elkaar gekoppeld. Zorg ervoor dat in beide pakketten de grootboekrekeningen aanwezig zijn.
Daarbij wordt 'onder water' een tabel bijgehouden tussen de facturen van beide pakketten. Het is goed te weten wat wanneer een factuur is verwijdert, de koppeling wijzigingen niet meer kan doorvoeren. Verwijder facturen daarom dus altijd uit beide pakketten.
Betaalstatussen worden vanuit Moneybird terug gestuurd richting Teamleader. Dus wanneer een factuur in Moneybird is afgeboekt, wordt de bijbehorende originele factuur in Teamleader op betaald gezet.
De koppeling synchroniseert iedere twee uur. Een factuur kan nooit dubbel in Moneybird verschijnen.
Teamleader facturen worden als PDF bijlage in Moneybird aan de verkoopboeking toegevoegd.
Wat ondersteunt de koppeling niet?
Onderstaande functionaliteiten worden (nog) niet ondersteund:
Artikelen
Deals & Offertes synchroniseren
Projecten
Tickets
Timesheets
Om goed met Teamleader te kunnen verbinden is het nodig dat je ervoor zorgt dat het pakket op de juiste wijze is ingericht. Dit alles doe je alvorens je start met koppelen. In onderstaande link verwijzen we je naar onze Teamleader collectie waarin we je begeleiden met de juiste artikelen.
Om goed met Moneybird te kunnen verbinden is het nodig dat je ervoor zorgt dat het pakket op de juiste wijze is ingericht. Dit alles doe je alvorens je start met koppelen. In onderstaande link verwijzen we je naar onze Moneybird collectie waarin we je begeleiden met de juiste artikelen.
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Teamleader stappen in:
Kies de bedrijfsentiteit
Kies de bedrijfsentiteit waarvan de facturen gesynchroniseerd moeten worden.
Creditnota's
Moeten creditnota's ook gesynchroniseerd worden?
Alleen verzonden facturen
Moeten facturen pas worden gesynchroniseerd als ze als verzonden zijn
gemarkeerd.
Exporteer bestaande facturen
Wil je bestaande facturen overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt.
Stel deze Moneybird stappen in:
Selecteer de administratie
In deze administratie worden de mutaties gedaan.
Selecteer het factuur profiel
Dit profiel wordt gebruikt bij het aanmaken van de factuur.
Selecteer de factuur grootboekrekening
Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het aanmaken van facturen.
Markeer facturen als 'verzonden'
Moeten de facturen in Moneybird als verzonden worden gemarkeerd?
Je kunt er tevens voor kiezen om Moneybird de factuur te laten verzenden. In dat geval wordt de voor het Moneybird contact gekozen verzendmethode gebruikt (default: via e-mail). Let op! Het daadwerkelijk verzenden doen we alleen voor facturen die geen onderdeel zijn van de initiële export van facturen.
Selecteer de workflow
Deze workflow wordt aan de facturen toegevoegd.
Moneybird btw configuratie
Koppel hier de btw categorieën van Teamleader aan Moneybird.
Factuurnummering
Wil je de factuurnummers uit Teamleader gebruiken?
Indien ja, verander dan ook het factuurnummersjabloon in Moneybird in '{id}' (via Instellingen -> Profielen -> Nummering). Let op, dit betekent dat je zelf geen facturen meer kunt aanmaken in Moneybird (ivm oplopende factuurnummering).
Originele facturen bijvoegen
Moeten de originele facturen (indien beschikbaar) uit het bronsysteem als bijlage worden bijgevoegd?
Controle op e-mail adres uitschakelen?
Moeten we het zoeken van een bestaand contact m.b.v. e-mailadres uitschakelen (Kies 'ja' als je meerdere klanten met hetzelfde e-mail adres hebt)?
Wil je voor incasso's een speciale workflow gebruiken?
Kies de workflow voor incasso's?
Deze workflow wordt gebruikt voor incasso's.
5. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kan je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
6. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien geen ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 95, sommigen € 195. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
Veelgestelde vragen per platform
Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd?
Deze koppeling synchroniseert iedere twee uur volledig automatisch. Je hoeft hiervoor niets te doen. Lukt een synchronisatie niet, dan probeert deze koppeling het bij de eerstvolgende run opnieuw. Als de problemen aanhouden, stellen we je hiervan per e-mail op de hoogte.
Zijn mijn gegevens veilig als ik deze koppeling gebruik?
Wij nemen de veiligheid van jouw gegevens zeer serieus. Wij draaien onze software in een Nederlands datacenter en voldoen aan alle normen die nodig zijn om je gegevens veilig te verwerken. Gegevens van je klanten slaan we niet op, we wisselen ze alleen uit tussen je verbonden pakketten.
Kunnen jullie helpen om deze koppeling te installeren?
Absoluut 😀! Heb je even geen tijd of hebben we het te ingewikkeld gemaakt? Geen probleem! Wij kunnen deze koppeling voor je installeren. Hiervoor rekenen we éénmalige installatiekosten. Als je besluit de koppeling toch niet te gebruiken krijg je dit bedrag terug.
Moet ik betaalgegevens invoeren om deze koppeling te installeren?
Nee, tijdens de proefperiode is het niet nodig om betaalgegevens in te voeren. Besluit je na de proefperiode gebruik te blijven maken van de koppeling, dan ontvang je tijdig informatie over hoe de koppeling te bestellen.
Wat is de opzegtermijn van deze koppeling?
Al onze koppelingen hebben een opzegtermijn van 1 maand. Je zit dus niet vast aan lange termijnen. Een eventueel restbedrag bij een jaarabonnement storten we uiteraard terug op je rekening.