Inhoudsopgave
1. Werking van de koppeling/functionaliteiten
LET OP: administratierechten
Voordat je start met de koppeling is het van groot belang dat je toegang hebt tot beide applicaties. Het verschilt per applicatie hoe de rechten zijn verdeeld. Bij sommige pakketten heb je via je boekhouder toegang, bij andere pakketten dien je eigenaar te zijn van het pakket. Volg onderstaande instructies bij 'Inrichting' goed op zodat je tijdens het configureren van de koppeling niet voor verassingen komt te staan.
Wat doet de koppeling?
De Shopify Exact Online koppeling maakt het mogelijk om bestellingen van Shopify automatisch in te voeren in Exact Online. Dit betekent dat verkopen in Shopify automatisch wordt omgezet naar een verkoopboeking of -(concept)factuur in Exact Online. Hierdoor hoef je geen extra handelingen te verrichten om bestellingen te verwerken.
Synchroniseer moeiteloos en volledig automatisch orders van Shopify naar Exact Online.
Maak de orders in Exact Onlineaan als Verkoopboeking, Verkoopfactuur of Verkooporder.
Bestaande bestellingen worden overgenomen van Shopify naar je Exact Online account.
Klanten uit Shopify worden aangemaakt als klant in Exact Online.
Bepaal op basis van de orderstatus en fulfilmentstatus wanneer er gesynchroniseerd moet worden.
Synchroniseert Shopify artikelen naar Exact Online, bij keuze verkoopfactoor of -order (artikelnummers verplicht). De voorraad wordt daarbij in Exact Online automatisch bijgewerkt.
De koppeling is (One-Stop Shop) OSS geschikt. Lees meer >>
Kortingen, zowel kortingscodes als webwinkelwagen kortingen worden meegenomen.
De resultatenrekening en btw-aangifte worden meteen bijgewerkt.
Bespaar kostbare tijd zodat je kan doen waar je goed in bent.
Je gegevens in Shopify en Exact Online zijn altijd up-to-date.
Minder handwerk, dus minder kans op fouten.
Het is super makkelijk! Geen downloads en geen dure ontwikkelaar nodig!
Wat ondersteunt de koppeling niet?
Onderstaande functionaliteiten worden (nog) niet ondersteund:
Artikelbeheer vanuit Exact Online terug naar Shopify
Voorraadbeheer vanuit Exact Online terug naar Shopify
Om goed met Shopify te kunnen verbinden is het nodig dat je ervoor zorgt dat het pakket op de juiste wijze is ingericht. Dit alles doe je alvorens je start met koppelen. In onderstaande link verwijzen we je naar onze Shopify collectie waarin we je begeleiden met de juiste artikelen.
Om goed met Exact Online te kunnen verbinden is het nodig dat je ervoor zorgt dat het pakket op de juiste wijze is ingericht. Dit alles doe je alvorens je start met koppelen. In onderstaande link verwijzen we je naar onze Exact Online collectie waarin we je begeleiden met de juiste artikelen.
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Shopify stappen in:
Exporteer data van reeds bestaande bestellingen
Wil je bestaande facturen overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt.
Er zijn éénmalige kosten verbonden aan deze keuze. Je betaalt pas als je na de proefperiode de koppeling daadwerkelijk bestelt. Bij grotere aantallen worden lagere stuksprijzen berekend, omdat we die efficiënter kunnen verwerken.
Let op: exporteer pas nadat je zeker weet dat de koppeling juist staat ingesteld. Je kunt deze stap ook uitvoeren nadat de koppeling is geïnstalleerd. Dit voorkomt foutieve resultaten in het boekhoudpakket.
Alleen betaalde orders synchroniseren?
Moeten alleen betaalde orders gesynchroniseerd worden? (in plaats van alle orders)
Alleen afgehandelde orders synchroniseren?
Moeten alleen afgehandelde orders gesynchroniseerd worden? (in plaats van alle orders)
Exporteer retouren
Wil je bestaande retouren overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt.
Toevoegen voorvoegsel en achtervoegsel aan ordernummers
Als je 'Nee' kiest, worden ordernummers van Shopify zonder aanpassing overgenomen. Kies je 'Ja', dan worden het voorvoegsel en achtervoegsel die je in Shopify hebt geconfigureerd toegevoegd (ga hiervoor in Shopify naar 'Instellingen' > 'Winkelgegevens' > 'Standaarden en indeling' > 'Voorvoegsel' en 'Achtervoegsel'). Dit laatste is handig als je bijvoorbeeld meerdere Shopify webwinkels koppelt aan één administratie in je boekhoudpakket.
Selecteer product identifier
Welke Shopify product identifier moeten we gebruiken om te matchen? Let op, indien je kiest voor barcode dient deze bij alle product varianten ingevuld te zijn.
Voeg orderregel voor korting toe
Wil je de korting op een aparte orderregel?
Stel deze Exact Online stappen in:
Selecteer Exact Online administratie
Selecteer de administratie waar de boekingen in aangemaakt worden
Selecteer dagboek
Selecteer het verkoopboek waarin de facturen terecht moeten komen
Orders inboeken als
Selecteer hoe orders ingeboekt moeten worden in Exact Online.
Kies uit Verkoopboeking, Verkoopfactuur of Verkooporder. Voor het bijhouden van de administratie wordt veelal Verkoopboeking gehanteerd.
Exact Online btw configuratie
Koppel hier de btw-categorieën van Shopify aan die in Exact Online.
NB! Laat deze mapping leeg als je meer dan 1 btw-tarief per land gebruikt (bijv. btw 21% en btw 9% artikelen).
Exact Online grootboek configuratie
Koppel hier de btw-categorieën van Shopify aan een grootboekrekening in Exact Online. Deze grootboekrekening wordt standaard gebruikt voor de betreffende btw-categorie.
Aanmaken artikelen
Geef aan of de koppeling artikelen moet aanmaken indien deze nog niet bestaan. Dit geldt alleen voor artikelen die gebruikt worden in een order. Zorg ervoor dat de artikelen in het bronbestand zijn voorzien van artikelcodes.
Standaard debiteur
Als je alle orders op een standaard debiteur wilt boeken, voer dan hier de code van de standaard debiteur in.
Hoe wil je omgaan met btw bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen?
Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen. Wil je blijven werken zoals vóór de btw wijzigingen van 1 juli 2021, kies dan voor "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening", dan wordt de normale Nederlandse btw in rekening gebracht.
Voor meer informatie verwijzen we je door naar dit artikel van Exact.
Standaard grootboekrekening Unieregeling
Selecteer de standaard grootboekrekening voor buitenlandse omzet indien je gebruik maakt van de Unieregeling.
Hierboven staan de stappen die je kunt instellen tijdens het configureren van de koppeling. Bij elke vraag staat soms een korte uitleg wat de stap precies doet.
5. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kan je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
6. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien geen ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 95, sommigen € 195. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.