Inhoudsopgave
1. Werking van de koppeling/functionaliteiten
LET OP: administratierechten
Voordat je start met de koppeling is het van groot belang dat je toegang hebt tot beide applicaties. Het verschilt per applicatie hoe de rechten zijn verdeeld. Bij sommige pakketten heb je via je boekhouder toegang, bij andere pakketten dien je eigenaar te zijn van het pakket. Volg onderstaande instructies bij 'Inrichting' goed op zodat je tijdens het configureren van de koppeling niet voor verassingen komt te staan.
Wat doet de koppeling?
De Shopify Moneybird koppeling maakt het mogelijk om bestellingen van Shopify automatisch in te voeren in Moneybird. Dit betekent dat verkopen in Shopify automatisch wordt omgezet naar een verkoopboeking of -(concept)factuur in Moneybird. Hierdoor hoef je geen extra handelingen te verrichten om bestellingen te verwerken.
Shopify orders worden automatisch gesynchroniseerd naar Moneybird.
Klanten in Shopify worden aangemaakt als klant in Moneybird.
Bepaal op basis van de orderstatus wanneer er gesynchroniseerd moet worden.
Bepaal zelf de gewenste factuurstatus in Moneybird.
De resultatenrekening en BTW-aangifte worden meteen bijgewerkt.
Bestaande bestellingen worden overgenomen van Shopify naar je Moneybird account.
Bestelinformatie producten (productnaam, aantal, bedrag van de bestelregel en de btw) en verzendkosten worden overgenomen.
Kortingen, zowel kortingscodes als webwinkelwagen kortingen worden meegenomen.
Je bespaart tijd, werkt efficiënter en verhoogt je werkplezier.
Wat ondersteunt de koppeling niet?
Onderstaande functionaliteiten worden (nog) niet ondersteund:
Artikelbeheer vanuit Moneybird terug naar Shopify
Voorraadbeheer vanuit Moneybird terug naar Shopify
Om goed met Shopify te kunnen verbinden is het nodig dat je ervoor zorgt dat het pakket op de juiste wijze is ingericht. Dit alles doe je alvorens je start met koppelen. In onderstaande link verwijzen we je naar onze Shopify collectie waarin we je begeleiden met de juiste artikelen.
Om goed met Moneybird te kunnen verbinden is het nodig dat je ervoor zorgt dat het pakket op de juiste wijze is ingericht. Dit alles doe je alvorens je start met koppelen. In onderstaande link verwijzen we je naar onze Moneybird collectie waarin we je begeleiden met de juiste artikelen.
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
(Als er bij een vraag * staat is dit verplicht.)
Stel deze Shopify stappen in:
Alleen betaalde orders synchroniseren? *
Moeten alleen betaalde orders gesynchroniseerd worden? (in plaats van alle orders)
Exporteer orders *
Wil je bestaande facturen overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt.
Er zijn éénmalige kosten verbonden aan deze keuze. Je betaalt pas als je na de proefperiode de koppeling daadwerkelijk bestelt. Bij grotere aantallen worden lagere stuksprijzen berekend, omdat we die efficiënter kunnen verwerken.
Let op: exporteer pas nadat je zeker weet dat de koppeling juist staat ingesteld. Je kunt deze stap ook uitvoeren nadat de koppeling is geïnstalleerd. Dit voorkomt foutieve resultaten in het boekhoudpakket.
Alleen afgehandelde orders synchroniseren? *
Moeten alleen afgehandelde orders gesynchroniseerd worden? (in plaats van alle orders)
Exporteer retouren *
Wil je bestaande retouren overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt.
Toevoegen voorvoegsel en achtervoegsel aan ordernummers *
Als je 'Nee' kiest, worden ordernummers van Shopify zonder aanpassing overgenomen. Kies je 'Ja', dan worden het voorvoegsel en achtervoegsel die je in Shopify hebt geconfigureerd toegevoegd (ga hiervoor in Shopify naar 'Instellingen' > 'Winkelgegevens' > 'Standaarden en indeling' > 'Voorvoegsel' en 'Achtervoegsel'). Dit laatste is handig als je bijvoorbeeld meerdere Shopify webwinkels koppelt aan één administratie in je boekhoudpakket.
Stel deze Moneybird stappen in:
Selecteer Moneybird administratie *
Selecteer de administratie waar de boekingen in aangemaakt worden
Selecteer het factuur profiel *
Dit profiel wordt gebruikt bij het aanmaken van de factuur.
Selecteer de factuur grootboekrekening
Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het aanmaken van facturen
Registreren betaling *
Moeten in je webshop betaalde facturen in Moneybird als 'betaald' worden geregistreerd? Dit kan alleen als ze ook als 'verzonden' zijn gemarkeerd. Let op: Dit betekent dubbel geregistreerde betalingen als je aflettert vanuit je bankafschrift of vanuit je payment provider.
Letop! deze stap 'Registreren betaling' en 'Markeer facturen als 'verzonden'' zijn afhankelijk van elkaar!
Markeer facturen als 'verzonden' *
Moeten de facturen in Moneybird als verzonden worden gemarkeerd? Je kunt er tevens voor kiezen om Moneybird de factuur te laten verzenden. In dat geval wordt de voor het Moneybird contact gekozen verzendmethode gebruikt (default: via e-mail).
Let op! Het daadwerkelijk verzenden doen we alleen voor facturen die geen onderdeel zijn van de initiële export van facturen.
Selecteer de workflow
Deze workflow wordt aan de facturen toegevoegd.
Vulling van de voornaam in Moneybird *
We kunnen de voornamen vullen met de voornamen uit Shopify, of met de initialen die daar beschikbaar zijn. Als die er niet zijn, worden de initialen afgeleid van de voornaam. Tevens kunnen we een aanhef in de voornaam plaatsen, gebaseerd op het geslacht in Shopify.
Selecteer de factuur grootboekrekening voor verzendkosten
Deze grootboekrekening wordt gebruikt voor de orderregel voor verzendkosten bij het aanmaken van facturen.
Voeg product nummers toe aan factuurregels *
Moeten de product nummers toegevoegd worden aan de factuurregels?
Selecteer de factuur grootboekrekening voor overige kosten
Deze grootboekrekening wordt gebruikt voor de orderregel voor overige kosten bij het aanmaken van facturen
Standaard grootboekrekening Unieregeling *
Selecteer de standaard grootboekrekening voor buitenlandse omzet indien je gebruik maakt van de Unieregeling.
Klantnummer voor Point of Sale bestellingen
Maak je gebruik van een Point of Sale in Shopify en wil je deze orders ook in Moneybird boeken? Voer dan hier het klantnummer in van de klant waarop deze orders geboekt moeten worden.
Factuurnummering *
Wil je de factuurnummers uit Shopify gebruiken?
Indien ja, verander dan ook het factuurnummersjabloon in Moneybird in '{id}' (via Instellingen -> Profielen -> Nummering).
Let op, dit betekent dat je zelf geen facturen meer kunt aanmaken in Moneybird (ivm oplopende factuurnummering).
Standaard debiteur
Als je alle orders op de standaard debiteur wilt boeken, voer dan hier de code van de standaard debiteur in.
Hierboven staan de stappen die je kunt instellen tijdens het configureren van de koppeling. Bij elke vraag staat soms een korte uitleg wat de stap precies doet.
5. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kan je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
6. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien geen ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 95, sommigen € 195. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.