Als je gebruik maakt van de Combidesk Shopify - Moneybird koppeling kun je ervoor kiezen om ook de Shopify Payments uitbetalingen te synchroniseren naar Moneybird. Voor een geautomatiseerde verwerking van uitbetalingen. Dit helpartikel bevat een stapsgewijze uitleg over het instellen en optimaal gebruiken van de koppeling.
Belangrijke informatie
De Shopify - Moneybird koppeling op het Combidesk-platform maakt gebruik van de Payout. Dit betekent dat alleen uitbetalingen die klaarstaan in Shopify Payments worden gesynchroniseerd. Actuele betalingen worden niet direct overgezet; met andere woorden, betalingen van orders moeten eerst zijn uitbetaald voordat ze naar Moneybird worden gesynchroniseerd.
Hoe werkt de koppeling?
De koppeling synchroniseert de uitbetalingen op basis van de ingestelde uitbetalingsfrequentie. Een uitbetaling bestaat uit:
Individuele betalingen
Transactiekosten
Het uitbetalingsbedrag
Alle betalingen worden apart aangemaakt in Moneybird en gekoppeld aan een factuur indien er een match wordt gevonden. Transactiekosten worden op een aparte rekening geboekt en het uitbetalingsbedrag wordt op een kruispost (hulprekening) verwerkt in Moneybird.
Shopify Payments instellen in de Combidesk-koppeling
Stap 1: Shopify Payments activeren
Voordat je Shopify Payments kunt activeren in de koppeling, is het belangrijk om te controleren of je verbinding met Shopify up-to-date is.
Voor klanten die de koppeling vóór 14-06-2023 hebben geïnstalleerd:
Ga naar je Combidesk-account en navigeer naar "Verbonden accounts".
Klik op "Verbind opnieuw" achter Shopify.
Druk op "Test en sla op" om de verbinding te vernieuwen.
Belangrijk: Nieuwe klanten kunnen stap 1 overslaan.
Stap 2: Rekening instellen in Moneybird
Om de transacties overzichtelijk te houden, raden we aan een aparte rekening in Moneybird aan te maken.
Ga naar Instellingen in Moneybird.
Navigeer naar "Automatiseer je financiën" en klik op "Bank".
Klik rechtsboven op "Toevoegen".
Kies "Rekening zonder koppeling" en selecteer "Payment Service Provider".
Kies als provider Mollie.
Voer een gewenste gebruikersnaam in.
Selecteer de juiste rekening.
Stap 3: Configuratie in Combidesk
Na het aanmaken van de rekening in Moneybird, is het belangrijk om deze correct te koppelen in Combidesk. Volg onderstaande stappen om de configuratie te voltooien:
Shopify Payments inschakelen
Ga naar de configuratie van de koppeling in je Combidesk-account.
Zet de optie "Shopify Payments transacties" op "Ja".
Houd er rekening mee dat hier maandelijkse kosten aan verbonden zijn.
Na activering wordt gevraagd of bestaande Shopify Payments-uitbetalingen gesynchroniseerd moeten worden.
De synchronisatie kan enige tijd duren, omdat alle transacties eerst worden opgehaald en verwerkt.
Rekening selecteren
Kies de zojuist aangemaakte Mollie-rekening in de configuratie.
Grootboekrekening voor Payment Service Provider-kosten
Selecteer een kostenrekening, bijvoorbeeld Verkoopkosten.
Zorg ervoor dat deze rekening valt onder de categorie "Kosten" of "Kosten van de omzet".
Grootboekrekening voor uitbetalingen
Selecteer een kruispost-rekening waarop het uitbetalingsbedrag wordt geboekt (negatief).
Zorg ervoor dat de kruispost onder de categorie "Hulprekeningen" op de balans valt.
Tip: Maak een aparte kruispost aan voor de Shopify Payments-uitbetalingen om het overzicht te behouden.
Stap 4: Instellen boekingsregel
Om je administratie correct en sluitend te houden, moet de kruispost-rekening gekoppeld worden aan de bijboekingen van Shopify Payments (Stripe) op je bankrekening. Het bedrag dat op je bankrekening wordt gestort, moet exact overeenkomen met het uitbetalingsbedrag dat de koppeling op de kruispost boekt. Dit zorgt voor een correcte boekhouding en voorkomt discrepanties.
Let op: Shopify Payments en Stripe:
Shopify Payments maakt gebruik van Stripe als payment provider. Bij de boekingen in je bankboek zie je de volgende boekingsregel voor uitbetalingen. Deze wordt niet automatisch gekoppeld aan een kruispost. Hiervoor moet je handmatig een boekingsregel aanmaken.
Stappen om de beschrijving van de betalingsreferentie te controleren in Shopify
Ga naar de instellingen in Shopify
Open je Shopify-dashboard en klik op Instellingen.
Selecteer Betalingen
Klik op Betalingen onder de instellingen.
Beheer je uitbetalingen
Klik op Beheren en ga naar de sectie Uitbetalingen.
Bekijk de beschrijving van de uitbetalingen
Controleer de beschrijving die wordt meegegeven bij de uitbetalingen in de sectie Bank / Rekeningen.
Belangrijke opmerking:
Het is aan te raden om de tekst op je bankafschrift aan te passen naar iets anders dan "Shopify", omdat deze omschrijving ook wordt gebruikt op inkoopfacturen. Als je dit wijzigt, zorg er dan voor dat je dezelfde naam in beide systemen hanteert.
Boekingsregel instellen in Moneybird
Volg onderstaande stappen om de boekingsregel correct in te stellen:
Ga naar Instellingen in Moneybird
Open Moneybird en navigeer naar Instellingen.
Kies de optie Bank
Klik op Bank onder de instellingen.
Maak een nieuwe boekingsregel
Scroll naar beneden naar Automatische boekingsregels en klik op de groene knop ‘Nieuwe boekingsregel’.
Selecteer de juiste categorie voor de boekingsregel
Bij de vraag "Aan welke categorie moet gekoppeld worden?", koppel je de hulprekening (bijvoorbeeld "Kruispost Shopify Payments").
Let op: Dit moet dezelfde hulprekening zijn die je eerder hebt ingesteld in de Shopify-Moneybird-koppeling bij de configuratiestap Grootboekrekening uitbetalingen.
Kies de transactie-eigenschap
Selecteer bij Transactie-eigenschap de optie "Omschrijving bevat".
Selecteer de categorie-eigenschap
Kies bij Categorie-eigenschap de optie "Anders, namelijk:".
Voer de beschrijving van de betalingsrefentie in
In het lege invoerveld vul je de beschrijving van de betalingsreferentie in die je hebt ingesteld in Shopify.