Als je Mollie en Moneybird gebruikt, kun je deze aan elkaar koppelen voor een geautomatiseerde verwerking van uitbetalingen. In dit helpartikel vind je een stap-voor-stap uitleg over hoe je de koppeling instelt en optimaal gebruikt.
Belangrijke informatie
De Mollie - Moneybird koppeling op het Combidesk platform maakt gebruik van de Settlements API van Mollie. Dit betekent dat alleen de uitbetalingen die klaarstaan in Mollie worden gesynchroniseerd. Actuele betalingen worden niet direct overgezet.
Hoe werkt de koppeling?
De koppeling synchroniseert de uitbetalingen op basis van de ingestelde uitbetalingsfrequentie. Een uitbetaling bestaat uit:
Individuele betalingen
(Eventuele) Terugbetalingen
Transactiekosten
Het uitbetalingsbedrag
Alle betalingen worden apart aangemaakt in Moneybird en gekoppeld aan een factuur indien er een match wordt gevonden. Transactiekosten worden op een aparte rekening geboekt en het uitbetalingsbedrag wordt op een kruispost (hulprekening) verwerkt in Moneybird.
Rekeningen aanmaken in Moneybird
Bankrekening aanmaken:
Om de transacties overzichtelijk te houden, adviseren we om een aparte rekening in Moneybird aan te maken. Volg hiervoor deze stappen:
Ga naar Instellingen
Onder Automatiseer je financiën ga je naar Bank
Klik rechtsboven op 'Toevoegen'
Kies de optie 'Rekening zonder koppeling' en selecteer 'Payment Service Provider'
Kies als provider Mollie
Voer een gewenste gebruikersnaam in
Aparte kostenrekening voor de transactiekosten:
Voor een duidelijke administratie kun je een aparte kostenrekening aanmaken voor de transactiekosten.
Ga naar Instellingen > Categorieën.
Klik op Toevoegen.
Maak de categorie aan onder de bovenliggende categorie 'Kosten' of 'Kosten van de omzet'.
Geef de categorie een duidelijke naam, bijvoorbeeld 'Transactiekosten'.
Klik op Opslaan.
Kruispost-rekening instellen in Moneybird voor de uitbetalingen:
Om het uitbetalingsbedrag correct weg te boeken, adviseren we om een aparte kruispost-rekening aan te maken.
Ga naar Instellingen > Categorieën.
Klik op Toevoegen.
Maak de categorie aan onder de bovenliggende categorie 'Hulprekeningen'.
Geef de categorie een duidelijke naam, bijvoorbeeld 'Kruisposten Mollie uitbetalingen'.
Stappenplan voor het configureren van de Mollie - Moneybird koppeling
1. Exporteren van bestaande uitbetalingen
Bij het instellen van de koppeling kun je aangeven of bestaande uitbetalingen gesynchroniseerd moeten worden.
Let op: hier kunnen eenmalige kosten aan verbonden zijn.
Tip: Zorg ervoor dat de bijbehorende verkoopfacturen al aanwezig zijn in je administratie. Dit voorkomt openstaande transacties in Moneybird.
2. Overhevelen inkoopfacturen?
Om de transactiekosten en btw correct te verwerken, is het verstandig om de inkoopfactuur van Mollie automatisch over te zetten naar Moneybird.
De koppeling haalt de inkoopfactuur automatisch op, boekt het bedrag op de ingestelde kostenrekening en markeert de factuur direct als betaald.
➡️ Kies je ervoor om de inkoopfactuur over te hevelen?
Lees dan eerst dit artikel zorgvuldig door voordat je verdergaat met de volgende stap.
❌ Kies je ervoor om de inkoopfactuur níet over te hevelen?
Dan dien je bij de stap ‘Grootboekrekening Payment Service Provider-kosten’ de eerder aangemaakte kostenrekening te selecteren.
3. Selecteer rekening
Bij deze configuratiestap selecteer je de eerder aangemaakte bankrekening. Bestaat deze al, dan kun je direct de juiste rekening kiezen.
4. Grootboekrekening voor Payment Service Provider kosten
Afhankelijk van de keuze bij de stap Overhevelen inkoopfacturen dien je hier de juiste rekening te selecteren.
5. Grootboekrekening uitbetalingen
Selecteer hier de categorie die je eerder hebt aangemaakt. In veel gevallen is dit ‘Kruisposten Mollie uitbetalingen’. Indien je geen nieuwe categorie hebt aangemaakt, kun je eenvoudig de juiste rekening selecteren.
Koppelen van de kruispost uitbetalingen aan banktransacties
De kruispost-rekening moet ook gekoppeld worden aan de bijboekingen van Mollie op je bankrekening. Het bedrag dat op je rekening wordt gestort, moet overeenkomen met het uitbetalingsbedrag dat de koppeling op de kruispost boekt. Dit zorgt voor een sluitende administratie.
Om ervoor te zorgen dat de bijboekingen van Mollie op jouw bankrekening gekoppeld worden aan de juiste hulprekening (kruisposten), dient er een aparte boekingsregel aangemaakt te worden.
Ga naar Instellingen in je Moneybird-administratie.
Scroll naar beneden naar Automatiseer je financiën en klik op Boekingsregels.
Klik rechtsboven op Nieuwe boekingsregel.
Selecteer categorie voor de boekingsregel.
Koppel de hulprekening (bijvoorbeeld "Kruispost Mollie uitbetalingen") bij Aan welke categorie moet gekoppeld worden?
Let op:Dit moet dezelfde hulprekening zijn die je eerder hebt ingesteld in de Mollie-Moneybird-koppeling bij de configuratiestap Grootboekrekening uitbetalingen.Kies bij transactie eigenschap de optie Omschrijving bevat
Selecteer bij de categorie-eigenschap de optie Anders, namelijk:.
In het lege invoerveld voer je het uitbetalings-ID in vanuit Mollie. Volg deze stappen om het uitbetalings-ID te vinden:
Login bij Mollie
Ga naar Rapporten
Onder Uitbetalingen zie je bij Referentie een uniek nummer. Kopieer het eerste gedeelte vóór de eerste punt (bijvoorbeeld: 02647324).
Plak dit nummer in het lege veld en zet de letter ‘T’ vóór het nummer.
Dit is het unieke referentienummer dat Mollie toekent aan de transactie op jouw rekening.
Ter voorbeeld:
