Als je Mollie en Moneybird gebruikt, kun je deze aan elkaar koppelen voor een geautomatiseerde verwerking van uitbetalingen. In dit helpartikel vind je een stap-voor-stap uitleg over hoe je de koppeling instelt en optimaal gebruikt.
Belangrijke informatie
De Mollie - Moneybird koppeling op het Combidesk platform maakt gebruik van de Settlements API van Mollie. Dit betekent dat alleen de uitbetalingen die klaarstaan in Mollie worden gesynchroniseerd. Actuele betalingen worden niet direct overgezet.
Hoe werkt de koppeling?
De koppeling synchroniseert de uitbetalingen op basis van de ingestelde uitbetalingsfrequentie. Een uitbetaling bestaat uit:
Individuele betalingen
Transactiekosten
Het uitbetalingsbedrag
Alle betalingen worden apart aangemaakt in Moneybird en gekoppeld aan een factuur indien er een match wordt gevonden. Transactiekosten worden op een aparte rekening geboekt en het uitbetalingsbedrag wordt op een kruispost (hulprekening) verwerkt in Moneybird.
Configuratie van de koppeling
1. Exporteren van bestaande uitbetalingen
Bij het instellen van de koppeling kun je aangeven of bestaande uitbetalingen gesynchroniseerd moeten worden. Let op: hier kunnen eenmalige kosten aan verbonden zijn.
Tip: Zorg ervoor dat de bijbehorende verkoopfacturen al aanwezig zijn in je administratie. Dit voorkomt synchronisatiefouten.
2. Rekening instellen in Moneybird
Om de transacties overzichtelijk te houden, adviseren we om een aparte rekening in Moneybird aan te maken. Volg hiervoor deze stappen:
Ga naar Instellingen
Onder Automatiseer je financiën ga je naar Bank
Klik rechtsboven op 'Toevoegen'
Kies de optie 'Rekening zonder koppeling' en selecteer 'Payment Service Provider'
Kies als provider Mollie
Voer een gewenste gebruikersnaam in
3. Selecteer de juiste rekening
Bij de configuratie in Combidesk dien je vervolgens de juiste rekening te selecteren:
Selecteer rekening: Kies de zojuist aangemaakte Mollie-rekening.
Grootboekrekening voor Payment Service Provider kosten: Selecteer een kostenrekening, bijvoorbeeld Verkoopkosten. Let erop dat deze rekening valt onder de bovenliggende categorie 'Kosten' of 'Kosten van de omzet'.
Grootboekrekening voor uitbetalingen: Selecteer een kruispost-rekening. Dit is de rekening waarop het uitbetalingsbedrag wordt geboekt (negatief). Zorg ervoor dat de kruispost onder de categorie 'Hulprekeningen' op de balans valt.
Tip: Maak een aparte kruispost aan voor de Mollie uitbetalingen.
4. Koppelen van de kruispost aan banktransacties
De kruispost-rekening moet ook gekoppeld worden aan de bijboekingen van Mollie op je bankrekening. Het bedrag dat op je rekening wordt gestort, moet overeenkomen met het uitbetalingsbedrag dat de koppeling op de kruispost boekt. Dit zorgt voor een sluitende administratie.
Om ervoor te zorgen dat de bijboekingen van Mollie op jouw bankrekening gekoppeld worden aan de juiste hulprekening (kruisposten), dient er een aparte boekingsregel aangemaakt te worden.
Ga naar Instellingen in je Moneybird-administratie.
Scroll naar beneden naar Automatiseer je financiën en klik op Boekingsregels.
Klik rechtsboven op Nieuwe boekingsregel.
Selecteer categorie voor de boekingsregel.
Koppel de hulprekening (bijvoorbeeld "Kruispost Mollie") bij Aan welke categorie moet gekoppeld worden?
Let op:Dit moet dezelfde hulprekening zijn die je eerder hebt ingesteld in de Mollie-Moneybird-koppeling bij de configuratiestap Grootboekrekening uitbetalingen.Kies bij transactie eigenschap de optie Omschrijving bevat
Selecteer bij de categorie-eigenschap de optie Anders, namelijk:.
In het lege invoerveld voer je het uitbetalings-ID in vanuit Mollie. Volg deze stappen om het uitbetalings-ID te vinden:
Login bij Mollie
Ga naar Rapporten
Onder Uitbetalingen zie je bij Referentie een uniek nummer. Kopieer het eerste gedeelte vóór de eerste punt (bijvoorbeeld: 02647324).
Plak dit nummer in het lege veld bij de boekingsregel in Moneybird.
Ter voorbeeld:
