Bij verschillende webshopkoppelingen op het Combidesk-platform is er een configuratiestap genaamd 'Selecteer statussen'. Deze stap bepaalt op welk moment een order wordt gesynchroniseerd. De koppeling controleert via de API van jouw e-commerceplatform of er (nieuwe) orders zijn met de geselecteerde status. Indien aanwezig, worden deze orders gesynchroniseerd naar je boekhoudsysteem.
Welke orderstatus moet je kiezen?
In de praktijk zien we dat statussen zoals 'Afgerond', 'Afgerond en verzonden' of 'Afgerond en afgehaald' het meest worden gebruikt. Dit zijn doorgaans de momenten waarop een order het eindstation heeft bereikt en er geen verdere wijzigingen meer plaatsvinden.
Belangrijke aandachtspunten bij Payment Service Provider-koppelingen
Maak je gebruik van een Payment Service Provider-koppeling (bijvoorbeeld Mollie of PayPal) om uitbetalingen te synchroniseren? Dan is het belangrijk dat de order wordt gesynchroniseerd vóórdat de betaling wordt geboekt.
In sommige gevallen kan een order pas laat op 'Afgerond' worden gezet, terwijl de betaling al is verwerkt in het boekhoudprogramma. Dit kan tot fouten leiden. In dat geval is het verstandig om een eerdere status in het proces te selecteren, zoals 'In behandeling' of 'In verwerking'. Let op: Zorg ervoor dat de order in deze status niet meer wordt gewijzigd.
Creditfacturen synchroniseren
Bij sommige koppelingen is het mogelijk om ook creditfacturen te synchroniseren. Dit kan door statussen zoals 'Terugbetaald' of 'Retour in behandeling / Retour afgehandeld' te selecteren.
Waarom niet alle statussen selecteren?
Het is af te raden om alle statussen te selecteren. Wanneer een order in een te vroeg stadium wordt gesynchroniseerd, kunnen latere wijzigingen niet meer worden verwerkt in het boekhoudpakket. De koppeling synchroniseert een order namelijk maar één keer.