MoneyBird - ExactOnline koppeling

Inhoudsopgave:

  1. Inleiding
  2. Functionaliteiten van de koppeling
  3. Inrichting MoneyBird
  4. Inrichting ExactOnline
  5. Configuratie van de koppeling
  6. De koppeling wijzigen
  7. Veelgestelde vragen (FAQ)

1. Inleiding 

Deze handleiding is bedoeld om u te helpen bij het koppelen van uw MoneyBird  administratie naar uw ExactOnline administratie. We hebben stapsgewijs benoemd wat er moet gebeuren om de koppeling goed te laten werken voor u en uw relaties.

2. Functionaliteiten van de koppeling

Facturen vanuit MoneyBird worden overgeheveld als verkoopboekingen in ExactOnline. U bepaalt zelf of u alleen verzonden facturen of alle facturen periodiek overgeheveld wilt hebben. Wij synchroniseren iedere 15 minuten dus u bent altijd bij met uw verkoopboekingen in ExactOnline.
Daarnaast kunt u er voor kiezen om de betaalstatus van ExactOnline boekingen terug naar Moneybird te sturen. De factuur in Moneybird wordt dan dus automatisch op betaald gezet zodra de betaling in EOL is geregistreerd.

3. Inrichting MoneyBird

  • Klantnummers MoneyBird moeten overeenkomen met debiteur nummers in ExactOnline. Indien dit niet het geval is, worden onder de klantnummers uit MoneyBird nieuwe debiteuren in ExactOnline aangemaakt.

LET OP: klantnummers moeten numeriek zijn (dus geen letters in het klantnummer)

  • Als u gebruik wilt maken van specifieke grootboekrekeningen, kunt u deze instellen in MoneyBird. In MoneyBird kan aan een categorie een code (grootboekrekening) worden toegevoegd. Bij het configureren van de koppeling kunt u aangeven of deze codes gebruikt moeten worden. 
  • Deze grootboekrekeningen dienen ook in ExactOnline beschikbaar te zijn. 

  • Voor accountants: zorg dat u in het MoneyBird account van uw relatie bent toegevoegd als ‘Eigenaar’.  

 

4. Inrichting ExactOnline

Klantnummers in MoneyBird moeten overeenkomen met debiteur nummers in ExactOnline. Indien dit niet het geval is, worden onder de klantnummers uit MoneyBird nieuwe debiteuren in ExactOnline aangemaakt.

LET OP:

Zorg dat de MoneyBird klantnummers niet in de range liggen van ExactOnline crediteurnummers. 

5. Configuratie van de koppeling

Stap 1: Ga naar Combidesk.com en maak een account aan. Klik hier om direct naar de koppeling te gaan. Klik op de oranje knop 'Installeren'.

Stap 2: verbind je MoneyBird account

Klik op de oranje knop 'Verbind je Moneybird Account' en ‘Vraag goedkeuring aan MoneyBird’. 

Selecteer de juiste administratie en klik op ‘Toestaan’.

Klik op volgende stap:

Stap 3: verbind je ExactOnline account

Klik op 'Vraag goedkeuring aan ExactOnline'.

Je wordt nu naar je ExactOnline omgeving gebracht en we vragen je om je Gebruikersnaam en Wachtwoord in te geven. Klik op 'Login'.

Wil je betaalstatussen synchroniseren? Dit is een betaalde


Stap 3: kies de factuurstatus
Wil je alle facturen of alleen facturen met de status 'Verzonden' overhevelen? We adviseren het laatste, gezien nieuw aangemaakte facturen in Moneybird, voordat ze worden verzonden, nog wel eens gewijzigd kunnen worden.



Stap 8:
ExactOnline grootboekrekeningen leidend?

Stap 9: Nummering boekstukken
Wil je de factuurnummers uit Moneybird gebruiken in de nummering van je boekstukken? Of wil je boekstuknummers in ExactOnline genereren? 


6. De koppeling wijzigen

  • Wilt u wijzigingen aanbrengen in de koppeling dan kunt u op het dashboard de koppeling bewerken door rechtsonder op het potloodje te klikken. 

7. Veelgestelde vragen (FAQ)

Welke BTW tarieven zijn gekoppeld?

De standaard BTW mapping bestaat uit de volgende codes, gemapt op ExactOnline grootboekrekingen:

Wil je een andere mapping gebruiken dan kan dat. Hieraan zijn eenmalig kosten verbonden.

Kunnen BTW tarieven worden aangepast?

Ja, dit is mogelijk. Hiervoor kunt u contact opnemen met Combidesk via support@combidesk.com 

 

Foutmeldingen en oplossingen

Melding: ExactOnlineAPI API error [Code: 500, Response: { "error": { "code": "", "message": { "lang": "", "value": "Verplicht: Betalingsconditie" } } }]
Oplossing: in ExactOnline staat de standaard betaalcondities niet ingevuld. Ga linksboven naar Instellingen > Algemeen > Betalingsconditie (Verkoop) en vul de standaard betalingsconditie in.

Melding: ExactOnline API error: { "error": { "code": "", "message": { "lang": "", "value": "De maximale lengte van de code is 18 karakters" } } }
Oplossing: het maximaal toegestane aantal karakters van een debiteur in ExactOnline is 18 karakters. Zorg er dus voor dat de klantnummers in Moneybird niet langer zijn dan 18 karakters. Foutmeldingen als deze zijn helaas niet te herstellen waardoor de facturen die hierdoor fout gaan niet opnieuw zullen worden gesynchroniseerd.

Melding: Relatie met nummer 12345678 is niet van type klant.
Oplossing: het contact in ExactOnline bestaat vermoedelijk al en is geen klant, maar waarschijnlijk een leverancier of crediteur. Wijzig in Moneybird het klantnummer en voer de export stap opnieuw uit (LET OP: niet opnieuw uitvoeren maar koppeling bewerken en de export stap selecteren).

Melding: ExactOnlineAPI API error [Code: 500, Response: { "error": { "code": "", "message": { "lang": "", "value": "Ongeldige referentie: Btw-code\r\nUitgestelde omzet kan niet geboekt worden. Er ontbreken instellingen voor uitgestelde omzet." } } }]
Oplossing: in Moneybird wordt gebruikt gemaakt van periodes. Hierdoor wordt geboekte omzet verdeeld over deze periode. In ExactOnline staat deze periode nog niet open waardoor er geen omzet op geboekt kan worden. Open de periode in ExactOnline. Ga hiervoor naar je stamgegevens > Periode-datumtabel en maak de missende periode aan.

Did this answer your question?