De installatie van de koppeling vereist een account bij Combidesk. Deze wordt automatisch aangemaakt bij de installatie van de koppeling. Beschik je reeds over een Combidesk account hebt, dan kun je hiermee inloggen en de koppeling onderdeel maken van je bestaande account.

Werking van de koppeling

De Simplicate Moneybird koppeling kent drie datastromen: 

  1. Facturen uit Simplicate naar Moneybird 

  2. Debiteuren uit Simplicate naar Moneybird

  3. Betaalregistraties uit Moneybird naar Simplicate

Zodra de koppeling is geïnstalleerd zal er iedere 15 minuten een automatische synchronisatie plaatsvinden. De koppeling controleert op wijzigingen in bovenstaande datastromen. Zijn er nieuwe facturen in Simplicate beschikbaar? Zijn er facturen in Moneybird betaald? Indien JA vindt er een synchronisatie plaats en wordt de data overgeheveld.

Welke datavelden wordt er gesynchroniseerd

Facturen
Factuurnummer
Factuurdatum
Valuta
Btw
Grootboekrekening
Dagboek binnenland
Dagboek buitenland

Debiteuren
Naam bedrijf
Nummer KvK
E-mail
Telefoon
Adres
Postcode
Plaatsnaam
Land

Betalingen
Betaalregistratie in Simplicate zodra de factuur in Moneybird volledig is betaald.

Hoe werkt de koppeling precies?

Alle facturen die je verstuurt vanuit Simplicate, worden automatisch gesynchroniseerd naar Moneybird zodat je daar de boekhouding kunt doen. Wanneer een factuur in Moneybird als betaald wordt gemarkeerd dan zal dit automatisch teruggekoppeld worden aan Simplicate. Optioneel kan de Simplicate factuur als PDF bijlage in Moneybird worden toegevoegd. 

De koppeling werkt via een API. De verbinding is beveiligd via een SSL certificaat. Voor de koppeling is een account van Combidesk (zie intro) en Moneybird noodzakelijk.

Belangrijke voorbereidingen

Voordat je de koppeling activeert is het belangrijk om onderstaande stappen ter voorbereiding zorgvuldig te doorlopen!

Omzetgroepen correct omschrijven in Simplicate

Om de omzetgroepen in Simplicate te matchen met de grootboekrekeningen in Moneybird is het van belang dat de code van de grootboekrekening voor de omschrijving van de omzetgroep wordt geplaatst. Je kunt dit aanpassen onder Instellingen, Projecten, Omzetgroepen.

Na de code van de grootboekrekening kun je zelf iedere gewenste omschrijving invullen.

LET OP: De omschrijving van de omzetgroep in Simplicate dient dan als volgt te zijn opgebouwd:

[grootboekrekening][spatie][omschrijving van de omzetgroep]

Bijvoorbeeld: 8000 Omzet hoog algemeen

Debiteuren synchroniseren

De boekhoudkoppeling synchroniseert naast facturen ook klantgegevens van Simplicate naar Moneybird. Wanneer er reeds bestaande contacten aanwezig zijn in Moneybird, dan zal Combidesk de contactgegevens met elkaar matchen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het algemene e-mailadres op de relatie (bedrijf / persoon). 

Belangrijk dus wanneer in Moneybird contactgegevens zijn opgeslagen, dat deze worden voorzien van het e-mailadres zoals deze in Simplicate is opgeslagen onder CRM > Bedrijfsgegevens / Persoonsgegevens > E-mail.

Activeren van de koppeling

Voor het activeren van de koppeling ga je in Simplicate naar Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling. Klik bij Moneybird op ‘Installeren’:

De koppelpagina van Combidesk wordt nu geopend waarbij je Simplicate en Moneybird in beeld ziet en met elkaar kunt verbinden. 

Klik op 'Verbind je Simplicate account':

Simplicate vraagt nu om de domeinnaam in te vullen. Dit is adres waarmee je inlogt op Simplicate en is meestal je bedrijfsnaam. Bijvoorbeeld 'bedrijfsnaam.simplicate.nl'. 

Klik vervolgens op Inloggen via Simplicate.

Omdat je reeds bent ingelogd in Simplicate wordt de vraag gesteld of Combidesk toegang mag krijgen tot jouw Simplicate omgeving:

Je komt, na toestemming te hebben gegeven, weer terug op de koppelpagina van Combidesk. Je ziet hier het e-mailadres van het account waarmee je bent ingelogd in Simplicate. 

Klik op Volgende stap.

Op de volgende pagina zie je jouw e-mailadres onder het Simplicate logo staan, waarmee je verbonden bent. We gaan nu verbinding maken met Moneybird. 

Klik op Verbind je Moneybird account.

Om met Moneybird te kunnen verbinden klik je vervolgens op 'Vraag goedkeuring aan Moneybird'. Als je nog niet in Moneybird bent ingelogd, vraagt de koppeling om je Moneybird gebruikersnaam en wachtwoord. Vul dit in en klik op inloggen. Je ziet nu een scherm genaamd 

'Authorize connection between Combidesk and Moneybird'

Selecteer de juiste administratie waarmee gekoppeld moet worden en klik dan op 'Authorize'.

Nadat de koppeling tot stand is gebracht worden een aantal vragen gesteld over de gegevens die gesynchroniseerd moeten worden.

  • Selecteer bedrijfsprofiel Dit is het bedrijfsprofiel in Simplicate waarmee de koppeling wordt gelegd. Voor elk bedrijfsprofiel maak je een aparte connectie zoals in dit artikel beschreven.

  • Exporteer facturen Kies alleen Ja indien er facturen in Simplicate aanwezig zijn die je wilt synchroniseren naar Moneybird. Is dit niet het geval, dan kun je kiezen voor Nee.

Nadat je bovenstaande velden hebt gevuld, vervolg je de stappen. Selecteer je Moneybird factuurprofiel, default grootboekrekening en workflow. Bepaal ook of je facturen als 'Betaald' in Moneybird gemarkeerd wilt hebben.

Kies ten slotte voor Installeer koppeling.

Belangrijk: het e-mailadres waarmee je bent ingelogd in Simplicate wordt gebruikt om automatisch een account aan te maken bij Combidesk.

Nadat je op Installeer koppeling hebt geklikt, kom je in het overzicht van jouw combi's: de koppelingen die binnen Combidesk zijn gelegd, waaronder nu dus de Simplicate - Moneybird koppeling.

Jouw combi's beheren

Op combidesk.com kun je de koppeling (of meerdere koppelingen van Combidesk) beheren. Wanneer je klikt op Mijn combi's heb je per koppeling de volgende opties:

De actieknoppen van links naar rechts:

  • Voer een handmatige synchronisatie uit (standaard wordt iedere 15 minuten gesynchroniseerd)

  • Bekijk het resultaat/logboek van de uitgevoerde synchronisaties

  • Bewerk de koppeling, bijvoorbeeld om deze met een ander account te koppelen of de koppeling te verwijderen

  • Bekijk de statistieken van de uitgevoerde synchronisaties

Facturen aanbieden vanuit Simplicate

Facturen die je vanuit Simplicate verstuurt, dien je vanuit het menu Facturen > Boekhouding aan het boekhoudpakket aan te bieden. Het tabblad 'Boekhouding' komt pas naar voren op het moment dat er daadwerkelijk een factuur is verstuurd en relevant is voor de koppeling (factuurdatum na de 'Facturen verwerken vanaf'-datum). Maak dus eerst een factuur aan en verstuur deze. Ververs daarna je browser en het tabblad verschijnt.

Selecteer een of meerdere facturen en kies onder Acties voor Verwerken.

Geef vervolgens aan welke boekingsdatum gebruikt moet worden: gelijk aan factuurdatum, of een afwijkende datum.

Dit kan handig zijn wanneer je een factuur verstuurd hebt met als factuurdatum 1 november, maar die eigenlijk op de omzet in oktober geboekt moet worden.

Facturen niet doorsturen naar de boekhouding

Het is ook mogelijk om facturen niet naar de boekhouding te sturen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer de facturen reeds in de boekhouding zijn verwerkt. 

  • Wanneer je ervoor kiest om de factuur niet naar de boekhouding te versturen, dan wordt dit automatisch gelogd op de tijdlijn.  

  • De factuur komt in het tabblad Boekhouding daarnaast te staan bij 'Genegeerd'.

Automatisch synchroniseren van gegevens

Combidesk synchroniseert automatisch elke 15 minuten de volgende gegevens:

  • Nieuw aangeboden verkoopfacturen aanmaken als verkoopboeking(alleen van Simplicate > Moneybird)

  • Volledig betaalde facturen registreren als betaling(alleen van Moneybird > Simplicate)

  • Gewijzigde of nieuwe debiteuren bijwerken / aanmaken(alleen van Simplicate > Moneybird)

Heb je het antwoord gevonden?