De Simplicate Unit4 koppeling kent drie datastromen: 

Zodra de koppeling is geïnstalleerd zal er iedere 20 minuten een synchronisatie plaatsvinden. De koppeling controleert op wijzigingen in bovenstaande datastromen. Zijn er nieuwe facturen in Simplicate beschikbaar? Zijn er facturen in Unit4 betaald? Zijn er aanpassingen in de naw-gegevens in Simplicate? Indien JA dan vindt er een synchronisatie plaats en wordt de data overgeheveld.
​

Hierbij enkele eerste belangrijke inrichten alvorens je start met de installatie van de koppeling. 

Houd er verder rekening mee dat je maar eenmalig, tijdens de eerste keer installeren, de bestaande facturen uit Simplicate naar Unit4 kunt exporteren. De facturen zullen niet direct in Unit4 verschijnen, dit gebeurt pas nadat je deze in Simplicate hebt verwerkt.

Facturen
Factuurnummer
Factuurdatum
Orderregels
Valuta
Btw
Grootboekrekening
Dagboek
Kostenplaats
Standaard betalingsconditie

Debiteuren
Naam bedrijf
Nummer KvK
E-mail
Telefoon
Adres
Postcode
Plaatsnaam
Land
Relatienummer (optioneel)

Betalingen
Betaalregistratie in Simplicate zodra de boeking in Unit4 volledig is afgeletterd.
​

De proefperiode bedraagt 30 dagen, daarna kost de koppeling € 18,- per administratie per maand. Ontvang twee maanden KORTING bij het afsluiten van een jaarlicentie. Naast de koppeling heb je ook een account nodig voor Simplicate en Unit4 Multivers Online.
​

Alle facturen die je verstuurt vanuit Simplicate, worden automatisch gesynchroniseerd naar Multivers Online zodat je daar de boekhouding kunt doen. Wanneer een factuur in Multivers als betaald wordt gemarkeerd dan zal dit automatisch teruggekoppeld worden aan Simplicate. De Simplicate factuur wordt als PDF bijlage aan de Multivers Online factuur toegevoegd.

De koppeling werkt via een API. De verbinding is beveiligd via een SSL certificaat. Voor de koppeling is een account van Combidesk (zie intro), Simplicate en Unit4 Multivers Online noodzakelijk.

De boekhoudkoppeling synchroniseert naast facturen ook debiteurgegevens van Simplicate naar UNIT4. Wanneer er reeds bestaande debiteuren aanwezig zijn in Unit4, dan zal de koppeling de debiteurgegevens met elkaar matchen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de volgende unieke datavelden:

​

​

​
LET OP: hierbij gelden een aantal voorwaarden voor Simplicate bedrijven en personen:

Voor bedrijven:
wordt een controle van een bestaand contact gedaan op eerst het KvK nummer (mits gevuld in Simplicate), dan Bedrijfsnaam (verplicht in Simplicate) en vervolgens E-mailadres (mits gevuld in Simplicate). Er wordt een nieuwe debiteur in het boekhoudpakket aangemaakt zodra er niets op bovenstaande 3 checks gevonden wordt in het boekhoudpakket.

Samenvattend:
Voor bedrijven wordt een controle van een bestaand contact gedaan op:

Voor personen:
​Matchen van Simplicate Personen op bestaande Unit4 debiteuren:

We zoeken de debiteur op naam en vergelijken deze in Unit4 op het volledige Naam-veld. In Unit4 bestaat slechts 1 tekstregels voor de gehele debiteurnaam.

​LET OP: zorg dat alle velden (Voornaam, achternaam en initialen) van bestaande Personen in Simplicate overeen komen (hoofdlettergevoelig) met de velden van de bijbehorende debiteur in het boekhoudpakket. Is dit niet het geval dan maakt de koppeling een nieuwe debiteur aan.
​

Wat kan nog niet, maar wordt op termijn mogelijk uitgebreid:

Voordat je de koppeling activeert is het belangrijk om onderstaande stappen ter voorbereiding zorgvuldig te doorlopen!

Om de omzetgroepen in Simplicate te matchen met de grootboekrekeningen in UNIT4 is het van belang dat de code van de grootboekrekening voor de omschrijving van de omzetgroep wordt geplaatst. Je kunt dit aanpassen onder Instellingen, Projecten, Omzetgroepen.

Na de code van de grootboekrekening kun je zelf iedere gewenste omschrijving invullen.
​
LET OP: De omschrijving van de omzetgroep in Simplicate dient dan als volgt te zijn opgebouwd:

[grootboekrekening][spatie][omschrijving van de omzetgroep]

Bijvoorbeeld: 8000 Omzet hoog algemeen

De boekhoudkoppeling synchroniseert naast facturen ook debiteurgegevens van Simplicate naar Unit4. Wanneer er reeds bestaande debiteuren aanwezig zijn in Unit4, dan zal de moppeling de debiteurgegevens met elkaar matchen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van hetzelfde matching algoritme als hierboven beschreven.. 

Belangrijk dus wanneer in Unit4 debiteurgegevens zijn opgeslagen, dat deze worden voorzien van het e-mailadres zoals deze in Simplicate is opgeslagen onder CRM > Bedrijfsgegevens / Persoonsgegevens > E-mail.
​

Voor het activeren van de koppeling ga je in Simplicate naar Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling. Klik bij Unit4 Multivers op ‘Installeren’:

De koppelpagina van Combidesk wordt nu geopend waarbij je Simplicate en Unit4 in beeld ziet en met elkaar kunt verbinden. 

Klik op 'Verbind je Simplicate account':

Simplicate vraagt nu om de domeinnaam in te vullen. Dit is adres waarmee je inlogt op Simplicate en is meestal je bedrijfsnaam. Bijvoorbeeld 'bedrijfsnaam.simplicate.nl'. 

Klik vervolgens op Inloggen via Simplicate.

Omdat je reeds bent ingelogd in Simplicate wordt de vraag gesteld of Combidesk toegang mag krijgen tot jouw Simplicate omgeving:

Je komt, na toestemming te hebben gegeven, weer terug op de koppelpagina van Combidesk. Je ziet hier het e-mailadres van het account waarmee je bent ingelogd in Simplicate. 

Klik op Volgende stap.

Op de volgende pagina zie je jouw e-mailadres onder het Simplicate logo staan, waarmee je verbonden bent. We gaan nu verbinding maken met Unit4. 

Klik op Verbind je Unit 4 account.

Er wordt een Portal gebruikersnaam, Portal wachtwoord, Multivers gebruikersnaam en Multivers wachtwoord gevraagd:
​

Vul je gegevens in en klik op Inloggen.

Nadat de koppeling tot stand is gebracht worden een aantal vragen gesteld over de gegevens die gesynchroniseerd moeten worden.

Exporteer facturen
Kies alleen Ja indien er facturen in Simplicate aanwezig zijn die je wilt synchroniseren naar Unit4. Is dit niet het geval, dan kun je kiezen voor Nee.(LET OP: deze instelling komt enkel tijdens de eerste installatie, daarna kan er niet meer voor deze export worden gekozen)

​Groeperen orderregels
Dienen orderregels gegroepeerd te worden per btw code en grootboek rekening?

Selecteer administratie
Selecteer de administratie waar aan verbonden wordt

Selecteer dagboek
Selecteer het dagboek waar de facturen in geboekt worden

​Selecteer standaard grootboekrekening
Selecteer de standaard grootboekrekening die gebruikt moet worden indien het bronsysteem geen grootboekrekening aanlevert

Btw code mapping
Map de Unit4 btw codes op de btw codes van het bronsysteem

Kostenplaats mapping
Ken een Unit4 kostenplaats toe aan iedere administratie in het bronsysteem. 

LET OP: kostenplaats is verplicht.
Maak in Unit4 een kostenplaat aan per rekeningschema. Kostenplaats vind je in het tabblad 'Verbijzondering'.

​Selecteer de standaard betalingsconditie
Selecteer de standaard betalingsconditie voor facturen

Betalingsconditie mapping
Map de betalingscondities van Unit4 op de betalingscondities van het bronsysteem

​

Kies ten slotte voor Installeer koppeling.

Belangrijk: het e-mailadres waarmee je bent ingelogd in Simplicate wordt gebruikt om automatisch een account aan te maken bij Combidesk.

Nadat je op Installeer koppeling hebt geklikt, kom je in het overzicht van jouw combi's: de koppelingen die binnen Combidesk zijn gelegd, waaronder nu dus de Simplicate - Unit4 koppeling.

Op combidesk.com kun je de koppeling (of meerdere koppelingen van Combidesk) beheren. Wanneer je klikt op Mijn combi's heb je per koppeling de volgende opties:

De actieknoppen van links naar rechts:

Facturen die je vanuit Simplicate verstuurt, dien je vanuit het menu Facturen > Boekhouding aan het boekhoudpakket aan te bieden. Het tabblad 'Boekhouding' komt pas naar voren op het moment dat er daadwerkelijk een factuur is verstuurd en relevant is voor de koppeling (factuurdatum na de 'Facturen verwerken vanaf'-datum). Maak dus eerst een factuur aan en verstuur deze. Ververs daarna je browser en het tabblad verschijnt.

Selecteer een of meerdere facturen en kies onder Acties voor Verwerken.

Geef vervolgens aan welke boekingsdatum gebruikt moet worden: gelijk aan factuurdatum, of een afwijkende datum.

Dit kan handig zijn wanneer je een factuur verstuurd hebt met als factuurdatum 1 november, maar die eigenlijk op de omzet in oktober geboekt moet worden.
​

Het is ook mogelijk om facturen niet naar de boekhouding te sturen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer de facturen reeds in de boekhouding zijn verwerkt. 

Combidesk synchroniseert automatisch elke 20 minuten de volgende gegevens: