Werking van de koppeling

De Teamleader Software Gemak koppeling kent drie datastromen:

Facturen uit Teamleader naar Software Gemak
Debiteuren en wijzigingen op debiteuren uit Teamleader naar Software Gemak
Betaalregistraties uit Software Gemak naar Teamleader

Zodra de koppeling is geïnstalleerd zal er iedere 60 minuten een synchronisatie plaatsvinden. De koppeling controleert op wijzigingen in bovenstaande datastromen. Zijn er nieuwe facturen in Teamleader beschikbaar? Zijn er facturen in Software Gemak betaald? Zijn er aanpassingen in de naw-gegevens in Teamleader? Indien JA dan vindt er een synchronisatie plaats en wordt de data overgeheveld.

BELANGRIJK! Voordat je begint met installeren:

Hierbij enkele belangrijke opmerkingen alvorens je start met de installatie van de koppeling.

Richt Teamleader in:

Grootboekrekeningen gedefinieerd? Zie hieronder voor verdere informatie.

Richt Software Gemak voor in:

Kostenplaats geactiveerd? Deze stap is verplicht. Zie hieronder voor verdere informatie.

Welke data wordt er gesynchroniseerd

Facturen
Factuurnummer
Factuurdatum
Orderregels
Valuta
Btw
Grootboekrekening
Dagboek
Kostenplaats
Standaard betalingsconditie

Debiteuren
Naam bedrijf
Nummer KvK
E-mail
Telefoon
Adres
Postcode
Plaatsnaam
Land
Relatienummer (optioneel)

Betalingen
Betaalregistratie in Teamleader zodra de boeking in Software Gemak volledig is afgeletterd.

Kosten

De proefperiode bedraagt 30 dagen, daarna kost de koppeling € 18,- per administratie per maand. Ontvang twee maanden KORTING bij het afsluiten van een jaarlicentie. Naast de koppeling heb je ook een account nodig voor Teamleader en Software Gemak.

Hoe werkt de Teamleader Software Gemak koppeling precies?

Alle facturen die je verstuurt vanuit Teamleader, worden automatisch gesynchroniseerd naar Software Gemak zodat je daar de boekhouding kunt doen. Wanneer een factuur in Software Gemak als betaald wordt gemarkeerd dan zal dit automatisch teruggekoppeld worden aan Teamleader.

De koppeling werkt via een API. De verbinding is beveiligd via een SSL certificaat. Voor de koppeling is een account van Combidesk (zie intro), Teamleader en Software Gemak / Multivers Online noodzakelijk.

Debiteuren synchroniseren

De boekhoudkoppeling synchroniseert naast facturen ook debiteurgegevens van Teamleader naar Software Gemak. Wanneer er reeds bestaande debiteuren aanwezig zijn in Software Gemak, dan zal de koppeling de debiteurgegevens met elkaar matchen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de volgende unieke datavelden:

KvK nummer
Klantnaam
E-mailadres (optioneel)

LET OP: hierbij gelden een aantal voorwaarden voor Teamleader bedrijven en personen:

Voor bedrijven:
wordt een controle van een bestaand contact gedaan op eerst het KvK nummer (mits gevuld in Teamleader), dan Bedrijfsnaam (verplicht in Teamleader) en vervolgens optioneel het E-mailadres (mits gevuld in Teamleader). Er wordt een nieuwe debiteur in het boekhoudpakket aangemaakt zodra er niets op bovenstaande 3 checks gevonden wordt in het boekhoudpakket.

Het KvK nummer dient identiek te zijn
De bedrijfsnaam dient identiek te zijn en is tevens Hoofdlettergevoelig
Het e-mailadres is optioneel. We gebruiken voor de check het algemene e-mailadres. Hanteer je hetzelfde e-mailadres bij verschillende bedrijven? Schakel dan in de koppeling de check op e-mailadres uit.

Samenvattend:
Voor bedrijven wordt een controle van een bestaand contact gedaan op:

eerst het KvK nummer (mits gevuld in Teamleader);
dan Bedrijfsnaam (verplicht in Teamleader);
en vervolgens E-mailadres (optioneel en mits gevuld in Teamleader).
Er wordt een nieuwe debiteur in het boekhoudpakket aangemaakt zodra er niets op bovenstaande 3 (of 2) checks gevonden wordt in het boekhoudpakket.

Voor contacten:
Matchen van Teamleader Contacten op bestaande Software Gemak debiteuren:

We zoeken de debiteur op naam en vergelijken deze in Software Gemak op het volledige Naam-veld. In Software Gemak bestaat slechts 1 tekstregels voor de gehele debiteurnaam.

we gebruiken de Teamleader contactvelden: Voornaam, Familienaam , E-mailadres
moeten we het matchen van een bestaande klant m.b.v. e-mailadres uitschakelen? Kies JA in de instellingen als je meerdere klanten met hetzelfde e-mailadres hebt.
we zoeken eerst op Voornaam + Familienaam (+ evt. E-mailadres);
tot slot op Familienaam (+ evt. E-mailadres);
is in bovenstaande gevallen geen match dan wordt er een nieuwe debiteur aangemaakt.

LET OP: zorg dat alle velden (Voornaam, Familienaam) van bestaande Personen in Teamleader overeen komen (hoofdlettergevoelig) met de velden van de bijbehorende debiteur in het boekhoudpakket. Is dit niet het geval dan maakt de koppeling een nieuwe debiteur aan.

Belangrijke voorbereidingen

Voordat je de koppeling activeert is het belangrijk om onderstaande stappen ter voorbereiding zorgvuldig te doorlopen!

Grootboekrekeningen aangemaakt in Teamleader

Om de grootboekrekeningen in Teamleader te matchen met de grootboekrekeningen in Software Gemak is het van belang dat de code van de grootboekrekeningen gelijk zijn in beide pakketten. Je kunt dit aanpassen onder Instellingen, Facturen, Grootboekrekeningen.

Na de code van de grootboekrekening kun je zelf iedere gewenste omschrijving invullen.

Debiteuren synchroniseren

Belangrijk dus wanneer in Software Gemak debiteurgegevens zijn opgeslagen, dat deze worden voorzien van het e-mailadres zoals deze in Teamleader is opgeslagen onder het contact of bedrijf.

Activeren van de koppeling

Voor het activeren van de koppeling ga je in Teamleader naar Integratie/Marketplace (rechtsboven) > Boekhouding. Klik bij Software Gemak Multivers op ‘Installeren’:

De koppelpagina van Combidesk wordt nu geopend waarbij je Teamleader en Software Gemak in beeld ziet en met elkaar kunt verbinden.

Klik op 'Verbind je Teamleader account':

Teamleader vraagt nu om e-mailadres en wachtwoord in te vullen. Dit zijn de inloggegevens waarmee je inlogt op Teamleader.

Omdat je reeds bent ingelogd in Teamleader wordt de vraag gesteld of Combidesk toegang mag krijgen tot jouw Teamleader omgeving.

Je komt, na toestemming te hebben gegeven, weer terug op de koppelpagina van Combidesk. Je ziet hier het e-mailadres van het account waarmee je bent ingelogd in Teamleader.

Klik op Volgende stap.

Op de volgende pagina zie je jouw e-mailadres onder het Teamleader logo staan, waarmee je verbonden bent. We gaan nu verbinding maken met Software Gemak.

Klik op Verbind je Software Gemak account.

Er wordt een Portal gebruikersnaam, Portal wachtwoord, Multivers gebruikersnaam en Multivers wachtwoord gevraagd:

Vul je gegevens in en klik op Inloggen.

Nadat de koppeling tot stand is gebracht worden een aantal vragen gesteld over de gegevens die gesynchroniseerd moeten worden.

Exporteer facturen
Kies alleen Ja indien er facturen in Teamleader aanwezig zijn die je wilt synchroniseren naar Software Gemak. Is dit niet het geval, dan kun je kiezen voor Nee (LET OP: deze instelling komt enkel tijdens de eerste installatie, daarna kan er niet meer voor deze export worden gekozen)

Groeperen orderregels

Kies de bedrijfsentiteit waarvan de facturen gesynchroniseerd moet worden. Je kunt per koppeling één bedrijfsentiteit koppelen.

Creditnota's
Moeten creditnota's ook gesynchroniseerd worden?

Alleen verzonden facturen?
Moeten facturen pas worden gesynchroniseerd als ze als verzonden zijn gemarkeerd?

Selecteer administratie
Selecteer de Software Gemak administratie waar aan verbonden moet worden

Selecteer dagboek
Selecteer het dagboek waarin de facturen geboekt moeten worden

Selecteer standaard grootboekrekening
Selecteer de standaard grootboekrekening die gebruikt moet worden indien het bronpakket geen grootboekrekening aanlevert. Maak je gebruik van meerdere grootboekrekeningen? Zorg er voor dat deze rekeningen in beide pakketten aanwezig zijn en de koppeling zorgt dan automatisch voor het boeken op de juiste grootboekrekening.

Btw code mapping
Map de Software Gemak btw codes op de Teamleader btw codes. Zorg dat alle codes gekoppeld zijn.

Selecteer kostenplaats

LET OP: kostenplaats is verplicht.
Maak in Software Gemak een kostenplaat aan per rekeningschema. Kostenplaats vind je in het tabblad 'Verbijzondering'.

Selecteer de standaard betalingsconditie
Selecteer de standaard betalingsconditie voor facturen

Betalingsconditie mapping
Map de betalingscondities van Software Gemak op de betalingscondities van het bronsysteem.

Uitschakelen controle op e-mail adres

Moeten we het zoeken van een bestaande klant m.b.v. e-mailadres uitschakelen (Kies 'ja' als je meerdere klanten met hetzelfde e-mail adres hebt)?

Kies ten slotte voor Installeer koppeling.

Belangrijk: het e-mailadres waarmee je bent ingelogd in Teamleader wordt gebruikt om automatisch een account aan te maken bij Combidesk.

Nadat je op Installeer koppeling hebt geklikt, kom je in het overzicht van jouw combi's: de koppelingen die binnen Combidesk zijn gelegd, waaronder nu dus de Teamleader Software Gemak koppeling.

Jouw koppeling beheren

Op combidesk.com kun je de koppeling (of meerdere koppelingen van Combidesk) beheren. Wanneer je klikt op Mijn combi's heb je per koppeling de volgende opties:

De actieknoppen van links naar rechts:

Voer een handmatige synchronisatie uit (standaard wordt iedere 60 minuten gesynchroniseerd)
Bekijk het resultaat/logboek van de uitgevoerde synchronisaties
Bewerk de koppeling, bijvoorbeeld om deze met een ander account te koppelen of de koppeling te verwijderen
Bekijk de statistieken van de uitgevoerde synchronisaties

Automatisch synchroniseren van gegevens

Combidesk synchroniseert automatisch elke 60 minuten de volgende gegevens:

Nieuw aangeboden verkoopfacturen aanmaken als verkoopboeking (alleen van Teamleader > Software Gemak)
Volledig betaalde facturen registreren als betaling (alleen van Software Gemak > Teamleader)

Vind hier meer informatie over het koppelen van je bedrijfssoftware