De installatie van de koppeling vereist een account bij Combidesk. Deze wordt automatisch aangemaakt bij de installatie van de koppeling. Beschik je reeds over een Combidesk account hebt, dan kun je hiermee inloggen en de koppeling onderdeel maken van je bestaande account.
Let op: deze koppeling kost € 15 per maand en wordt door Simplicate aan je Simplicate abonnement gekoppeld en dus gefactureerd. Let op: de koppeling is nog in bèta. Zolang dit het geval is, ontvang je nog geen factuur. Zodra de koppeling niet meer in bèta is, wordt de koppeling in rekening gebracht.
Hoe werkt de koppeling precies?
Alle facturen die je verstuurt vanuit Simplicate, worden automatisch gesynchroniseerd naar SnelStart zodat je daar de boekhouding kunt doen. Wanneer een factuur in SnelStart als betaald wordt gemarkeerd dan zal dit automatisch teruggekoppeld worden aan Simplicate.
De koppeling werkt via een API. De verbinding is beveiligd via een SSL certificaat. Voor de koppeling is een account van Combidesk (zie intro) en SnelStart noodzakelijk.
Belangrijke voorbereidingen
Voordat je de koppeling activeert is het belangrijk om onderstaande stappen ter voorbereiding zorgvuldig te doorlopen!
Omzetgroepen correct omschrijven in Simplicate
Aan elke dienst in Simplicate is een omzetgroep gekoppeld. Deze omzetgroep wordt door de boekhoudkoppeling gebruikt om het gefactureerde bedrag juist te boeken als omzet in SnelStart.
Om de omzetgroepen in Simplicate te matchen met de grootboekrekeningen in SnelStart is het van belang dat de omzetgroepen in Simplicate overeenkomen met die van SnelStart. Je kunt dit aanpassen onder Instellingen, Projecten, Omzetgroepen.
De omschrijving van de omzetgroep in Simplicate dient als volgt te zijn opgebouwd:
[grootboekrekening] [spatie] [omschrijving van de grootboekrekening]
Bijvoorbeeld: 8000 Omzet algemeen
Debiteuren synchroniseren
De boekhoudkoppeling synchroniseert naast facturen ook debiteurgegevens van Simplicate naar SnelStart. Wanneer er reeds bestaande debiteuren aanwezig zijn in SnelStart, dan zal Combidesk de debiteurgegevens met elkaar matchen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het algemene e-mailadres op de relatie (bedrijf / persoon).
Belangrijk dus wanneer in SnelStart debiteurgegevens zijn opgeslagen, dat deze worden voorzien van het e-mailadres zoals deze in Simplicate is opgeslagen onder CRM > Bedrijfsgegevens / Persoonsgegevens > E-mail.
Activeren van de koppeling
Voor het activeren van de koppeling ga je in Simplicate naar Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling. Klik bij SnelStart op ‘Installeren’:
De koppelpagina van Combidesk wordt nu geopend waarbij je Simplicate en SnelStart in beeld ziet en met elkaar kunt verbinden.
Klik op 'Verbind je Simplicate account':
Simplicate vraagt nu om de domeinnaam in te vullen. Dit is adres waarmee je inlogt op Simplicate en is meestal je bedrijfsnaam. Bijvoorbeeld 'bedrijfsnaam.simplicate.nl'.
Klik vervolgens op Inloggen via Simplicate.
Omdat je reeds bent ingelogd in Simplicate wordt de vraag gesteld of Combidesk toegang mag krijgen tot jouw Simplicate omgeving:
Je komt, na toestemming te hebben gegeven, weer terug op de koppelpagina van Combidesk. Je ziet hier het e-mailadres van het account waarmee je bent ingelogd in Simplicate.
Klik op Volgende stap.
Op de volgende pagina zie je jouw e-mailadres onder het Simplicate logo staan, waarmee je verbonden bent. We gaan nu verbinding maken met SnelStart.
Klik op Verbind je SnelStart account.
Er wordt om een API key gevraagd. Je kunt deze opvragen in je SnelStart omgeving. Log hier op in en klik links in het menu op Koppelingen.
Zoek hier Simplicate op, kies Koppeling instellen en vervolgens Ik ga akkoord.
Kopieer de code die onderaan de pagina verschijnt en plak deze op de pagina van Combidesk (onderstaande code is een voorbeeld van de code).
Klik op Test en sla op.
Nadat de koppeling tot stand is gebracht worden een aantal vragen gesteld over de gegevens die gesynchroniseerd moeten worden.
Selecteer bedrijfsprofiel
Dit is het bedrijfsprofiel in Simplicate waarmee de koppeling wordt gelegd. Voor elk bedrijfsprofiel maak je een aparte connectie zoals in dit artikel beschreven.
Exporteer facturen
Kies alleen Ja indien er facturen in Simplicate aanwezig zijn die je wilt synchroniseren met SnelStart. Is dit niet het geval, dan kun je kiezen voor Nee.
Nadat je bovenstaande velden hebt gevuld, koppel je de juiste Btw rekeningen met elkaar: Btw hoog, Btw laag en Btw overig.
Kies ten slotte voor Installeer koppeling.
Belangrijk: het e-mailadres waarmee je bent ingelogd in Simplicate wordt gebruikt om automatisch een account aan te maken bij Combidesk.
Nadat je op Installeer koppeling hebt geklikt, kom je in het overzicht van jouw combi's: de koppelingen die binnen Combidesk zijn gelegd, waaronder nu dus de Simplicate - SnelStart koppeling.
Jouw combi's beheren
Op combidesk.com kun je de koppeling (of meerdere koppelingen van Combidesk) beheren. Wanneer je klikt op Mijn combi's heb je per koppeling de volgende opties:
De actieknoppen van links naar rechts:
Voer een handmatige synchronisatie uit (standaard wordt iedere 15 minuten gesynchroniseerd)
Bekijk het resultaat/logboek van de uitgevoerde synchronisaties
Bewerk de koppeling, bijvoorbeeld om deze met een ander account te koppelen of de koppeling te verwijderen
Bekijk de statistieken van de uitgevoerde synchronisaties
Facturen aanbieden vanuit Simplicate
Facturen die je vanuit Simplicate verstuurt, dien je vanuit het menu Facturen > Boekhouding aan SnelStart aan te bieden.
Selecteer een of meerdere facturen en kies onder Acties voor Verwerken.
Geef vervolgens aan welke boekingsdatum gebruikt moet worden: gelijk aan factuurdatum, of een afwijkende datum.
Dit kan handig zijn wanneer je een factuur verstuurd hebt met als factuurdatum 1 november, maar die eigenlijk op de omzet in oktober geboekt moet worden.
Facturen niet doorsturen naar de boekhouding
Het is ook mogelijk om facturen niet naar de boekhouding te sturen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer de facturen reeds in de boekhouding zijn verwerkt.
Wanneer je ervoor kiest om de factuur niet naar de boekhouding te versturen, dan wordt dit automatisch gelogd op de tijdlijn.
De factuur komt in het tabblad Boekhouding daarnaast te staan bij 'Genegeerd'.
Automatisch synchroniseren van gegevens
Combidesk synchroniseert automatisch elke 15 minuten de volgende gegevens:
Nieuw aangeboden verkoopfacturen aanmaken als verkoopboeking(alleen van Simplicate > SnelStart)
Volledig betaalde facturen registreren als betaling(alleen van SnelStart > Simplicate)
Gewijzigde of nieuwe debiteuren bijwerken / aanmaken(alleen van Simplicate > SnelStart)