Inhoudsopgave:
Inleiding
Inrichting AFAS
Hoe importeer je een GetConnector in AFAS?
Werking koppeling
1. Inleiding
Deze handleiding beschrijft de werking van de booq AFAS koppeling. Het eerste deel is bedoeld om je te helpen bij het koppelen van uw booq omgeving aan uw AFAS Profit administratie. We hebben stapsgewijs benoemd wat er moet gebeuren om AFAS Profit in te richten t.b.v. de booq - AFAS koppeling.
Het tweede deel beschrijft de functionele werking van de koppeling.
2. Inrichting AFAS Profit
Om de koppeling succesvol te laten werken, dient in AFAS Profit Online een aantal handelingen te worden verricht:
Het maken van een AppConnector (inclusief het opslaan van het token)
Toevoegen van GetConnectoren
Toevoegen van UpdateConnectoren
Importeren van vrije velden
1. AppConnector
Ga naar het menu item Algemeen -> App Connector (zie screenshot onder)
Klik vervolgens linksboven op “Nieuw”. Hiermee wordt de wizard nieuwe App Connector geopend. In het eerste scherm kun je de naam invoeren en de gebruikersgroep selecteren (zie screenshot onder). Klik vervolgens op de knop “Voltooien”.
2. Toevoegen van GetConnectoren
Vervolgens moeten de volgende GetConnectoren aan de AppConnector worden toegevoegd (zie screenshot onder).
Profit_Accounts
Proift_Warehouses
Profit_Journals
Profit_VAT_code
Profit_Article
Profit_Articlegroups
Combidesk_VAT_Code_Group (deze moet eerst geïmporteerd worden in je Afas omgeving)
Combidesk_Profit_Administrations (deze moet eerst geïmporteerd worden in je Afas omgeving)
Combidesk_Profit_DirectInvoices (deze moet eerst geïmporteerd worden in je Afas omgeving)
Combidesk_Profit_Erp_Debtor (deze moet eerst geïmporteerd worden in je Afas omgeving)
En voor de Pro koppeling komen daar nog bij:
Combidesk_Profit_Debtor (deze moet eerst geïmporteerd worden in je Afas omgeving)
3. Toevoegen van UpdateConnectoren
Voeg de volgende UpdateConnectoren toe aan de AppConnector:
FiEntries
FbDirectInvoice
FbItemArticle
FbDeliveryNote (Pro koppeling)
Vervolgens moet de zojuist gemaakte AppConnector gedeblokkeerd worden. Dit kan door in het tabblad Algemeen de checkbox Geblokkeerd uit te vinken (zie screenshot onder).
Hierna kan er een gebruikerstoken worden aangemaakt. Dit kan door op het tabblad Gebruikerstokens op de knop Nieuw te klikken. Vervolgens verschijnt het scherm hieronder, waarin de gebruiker geselecteerd kan worden en er een omschrijving kan worden ingevoerd.
BELANGRIJK! De gebruiker die je selecteert, dient voldoende rechten te hebben om de alle geconfigureerde connectoren (en de daar achter liggende functionaliteit) aan te roepen.
Vervolgens verschijnt het gegenereerde gebruikerstoken (zie screenshot onder).
BELANGRIJK! Kopieer het gegenereerde gebruikerstoken en bewaar dit goed! Deze wordt eenmalig getoond door AFAS en is nodig tijdens de installatie van de koppeling.
4. Importeren van vrije velden (Alleen pro koppeling)
Er zijn een viertal vrije velden die geïmporteerd moeten worden in Profit om de synchronisatie van verkooprelaties correct te laten werken.
Open de Management Tool via Algemeen -> Beheer -> Management Tool
Open de functiegroep Organisatie / Persoon
Kies Verkooprelatie
Druk op de knop Importeren en volg de instructies om de 4 bijgeleverde velden (Verkooprelatie_Availability, Verkooprelatie_NamePrefix, Verkooprelatie_NameSuffix en Verkooprelatie_YesNoAttribute1) te importeren.
BELANGRIJK! De vrije velden moeten geïmporteerd worden vóórdat de GetConnectoren geïmporteerd worden.
3. Hoe importeer je een GetConnector in AFAS?
Ga in AFAS Profit via het menu naar Algemeen › Uitvoer › Beheer › GetConnector. Druk op Importeren.
Druk vervolgens op Bestand (voor het importeren van een enkele GetConnector) of Map (wanneer u alle GetConnectoren wilt bijwerken). Blader nu naar de map waarin de GetConnectoren staan en selecteer de map of het bestand (afhankelijk van uw eerdere keuze). Importeer de GetConnector(en) door op Voltooien te drukken. Druk nogmaals op Voltooien om de import af te ronden.
4. Werking koppeling
De koppeling bestaat uit een tweetal onderdelen, te weten:
Dagelijks boeken van de dagomzet
Overhevelen van bonnen op rekening
4.1 Dagomzet
Eénmaal per dag wordt de dagomzet geboekt op een geaggregeerd niveau. In Profit worden deze als financiële boeking geboekt middels de UpdateConnector FiEntries. Hierbij worden onderstaande velden gevuld.
Boeking niveau:
Year (Jaar)
Peri (Periode)
UnId (Administratie)
JoCo (Journal Code, dagboek)
Boeking regel niveau:
VaAs (Kenmerk rekening, vaste waarde 1 voor Grootboekrekening)
AcNr (Grootboekrekening)
BpNr (Boekstuknummer)
EnDa (Datum boeking)
BpDa (Boekstuk datum)
AmCr / AmDe (Bedrag debet / credit)
VaId (Btw code)
Mref (Afletterreferentie)
4.2 Bonnen op rekening
Optioneel kunnen bonnen op rekening apart overgeheveld worden naar AFAS Profit. Deze worden geboekt als Balie- / Directfactuur middels de UpdateConnector FbDirectInvoice. Hierbij worden onderstaande velden gevuld.
Factuur niveau:
Unit (Administratie)
JoCo (Journal Code, dagboek)
DbId (Verkooprelatie)
OrDa (Datum)
RfCs (Opdrachtnummer / Referentie)
Re (Opmerking)
War (Magazijn)
InVa (Prijs. incl / excl btw)
Factuurregel niveau:
VaIt (Type item)
BiUn (Eenheid)
ItCd (Artikelcode)
Ds (Omschrijving)
QuUn (Aantal eenheden)
Upri (Unit price)
VaRc (Btw tariefgroep)
Indien een artikel nog niet bestaat in AFAS Profit, kan de koppeling deze optioneel aanmaken. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de UpdateConnector FbItemArticle. Hierbij worden onderstaande velden gevuld:
Artikel niveau:
ItCd (Artikelcode)
Ds (Omschrijving)
Grp (Artikelgroep)
BiUn (Eenheid)
VaRc (Btw tariefgroep)