Inhoudsopgave:

Inleiding
Functionaliteiten van de koppeling
Inrichting Moneybird
Inrichting AFAS
Configuratie van de koppeling
De koppeling wijzigen
FAQ - Veel gestelde vragen

1. Inleiding

Deze handleiding is bedoeld om u te helpen bij het koppelen van uw Moneybird administratie naar uw AFAS Profit administratie. We hebben stapsgewijs benoemd wat er moet gebeuren om de koppeling goed te laten werken voor u en uw relaties.

2. Functionaliteiten van de koppeling

Verkoopfacturen vanuit Moneybird worden overgeheveld als verkoopboekingen in AFAS. U bepaalt zelf of u alleen verzonden facturen of alle facturen periodiek overgeheveld wilt hebben. Tevens worden nieuwe klanten in Moneybird als nieuwe debiteur in AFAS aangemaakt.

Wij synchroniseren iedere 30 minuten dus u bent altijd bij met uw verkoopboekingen in AFAS.

3. Inrichting Moneybird

Klantnummers Moneybird moeten overeenkomen met debiteur nummers in AFAS. Indien dit niet het geval is, worden onder de klantnummers uit Moneybird nieuwe debiteuren in AFAS aangemaakt.
Als u gebruik wilt maken van specifieke grootboekrekeningen, kunt u deze instellen in Moneybird. In Moneybird kan aan een categorie een code (grootboekrekening) worden toegevoegd. Bij het configureren van de koppeling kunt u aangeven of deze codes gebruikt moeten worden.
LET OP: deze grootboekrekeningen dienen ook in AFAS beschikbaar te zijn.

Voor accountants: zorg dat u in het Moneybird account van uw relatie bent toegevoegd als ‘Eigenaar’.

4. Inrichting AFAS Profit

Om de koppeling succesvol te laten werken, dient in AFAS Profit Online een aantal handelingen te worden verricht:

Het maken van een AppConnector (inclusief het opslaan van het token)
Toevoegen van GetConnectoren
Toevoegen van UpdateConnectoren

1. AppConnector

Ga naar het menu item Algemeen -> App Connector (zie screenshot onder)

Klik vervolgens linksboven op “Nieuw”. Hiermee wordt de wizard nieuwe App Connector geopend. In het eerste scherm kun je de naam invoeren en de gebruikersgroep selecteren (zie screenshot onder). Klik vervolgens op de knop “Voltooien”.

2. Toevoegen van GetConnectoren

Vervolgens moeten de volgende GetConnectoren aan de AppConnector worden toegevoegd (zie screenshot onder).

Profit_Debtor
Profit_VAT_code
Profit_Accounts
Profit_Journals
Combidesk_Profit_Administrations (deze moet eerst geïmporteerd worden in je Afas omgeving)

3. Toevoegen van UpdateConnectoren

Voeg de volgende UpdateConnectoren toe aan de AppConnector:

KnSalesRelationOrg
KnSalesRelationPer
FiEntries

Vervolgens moet de zojuist gemaakte AppConnector gedeblokkeerd worden. Dit kan door in het tabblad Algemeen de checkbox Geblokkeerd uit te vinken (zie screenshot onder).

Hierna kan er een gebruikerstoken worden aangemaakt. Dit kan door op het tabblad Gebruikerstokens op de knop Nieuw te klikken. Vervolgens verschijnt het scherm hieronder, waarin de gebruiker geselecteerd kan worden en er een omschrijving kan worden ingevoerd.

BELANGRIJK! De gebruiker die je selecteert, dient voldoende rechten te hebben om de alle geconfigureerde connectoren (en de daar achter liggende functionaliteit) aan te roepen.

Vervolgens verschijnt het gegenereerde gebruikerstoken (zie screenshot onder).

BELANGRIJK! Kopieer het gegenereerde gebruikerstoken en bewaar dit goed! Deze wordt eenmalig getoond door AFAS en is nodig tijdens de installatie van de koppeling.

5. Configuratie van de koppeling

Stap 1Ga naar combidesk.com en maak een account aan. Klik hiervoor linksonder op GEEN ACCOUNT?

Je wordt nu doorgeleid naar de registratiepagina. Vul je e-mailadres in en bedenk een veilig wachtwoord. Klik op registreren.

Je ontvangt een e-mail met daarin een activatielink. Ga naar je inbox en klik op deze link.

Klik hier om naar de koppeling te gaan. Of zoek op Combidesk.com naar Moneybird.
Klik op de oranje knop 'Installeren'.

Stap 2:
Verbind je Moneybird account

Klik op de oranje knop 'Verbind je Moneybird Account' en ‘Vraag goedkeuring aan Moneybird’.

Selecteer de juiste administratie en klik op ‘Toestaan’.

Klik op volgende stap:

Stap 3:
Verbind je AFAS account

Voer hier de URL van je AFAS account in en plak daaronder het XML token van de AppConnector dat je tijdens de configuratie van de AppConnector hebt gekopieerd. Zorg ervoor dat er minimaal een connector aan je AppConnector is toegevoegd.

Stap 4: Kies de factuurstatus
Wil je alle facturen of alleen facturen met de status 'Verzonden' overhevelen? We adviseren het laatste, gezien nieuw aangemaakte facturen in Moneybird, voordat ze worden verzonden, nog wel eens gewijzigd kunnen worden.

Stap 5: exporteer facturen
Als je bestaande facturen wilt overhevelen, kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt.

Stap 6: meerdere valuta
Gebruik je meerdere valuta in je Moneybird omgeving en moet de synchronisatie in deze valuta plaatsvinden?

Stap 7: Administratie
Selecteer de gewenste AFAS administratie waarmee gekoppeld moet worden.

Stap 8: Grootboekrekening omzet
Voer hier de grootboekrekening in waar de omzet op geboekt moet worden en klik op 'Bevestig'.

Stap 9: Grootboekrekeningen gebruiken uit
Geef hieronder aan of je altijd de grootboekrekeningen uit AFAS wilt gebruiken of ook de grootboekrekeningen uit Moneybird (indien geconfigureerd bij de categorie).

Stap 10: Grootboekrekening verkooprelatie
Voer hier de grootboekrekening in voor nieuwe verkooprelaties en klik op 'Bevestig'.

6. De koppeling wijzigen

Wilt u wijzigingen aanbrengen in de koppeling dan kunt u op het dashboard de koppeling bewerken door rechtsonder op het potloodje te klikken.

FAQ

Hoe importeer je een GetConnector in AFAS?

Ga in AFAS Profit via het menu naar Algemeen › Uitvoer › Beheer › GetConnector. Druk op Importeren.

Druk vervolgens op Bestand (voor het importeren van een enkele GetConnector) of Map (wanneer u alle GetConnectoren wilt bijwerken). Blader nu naar de map waarin de GetConnectoren staan en selecteer de map of het bestand (afhankelijk van uw eerdere keuze). Importeer de GetConnector(en) door op Voltooien te drukken. Druk nogmaals op Voltooien om de import af te ronden.