Installatiehandleiding Lightspeed - AFAS
Versie 1.4 - Datum: 27-12-2019
Versiebeheer
Versie | Omschrijving |
1.0 | Eerste versie installatiehandleiding |
1.1 | GetConnector Combidesk_Profit_Costs_Item toegevoegd |
1.2 |
|
1.3 | Nieuwe connectoren en velden toegevoegd. Configuratievragen bijgewerkt. |
1.4 | GetConnectoren Combidesk_Profit_DirectInvoices, Combidesk_Profit_DirectInvoiceLines toegevoegd |
Inleiding
Dit document beschrijft de handelingen die benodigd zijn om de koppeling tussen AFAS en Lightspeed eCommerce tot stand te brengen. Dit betreft handelingen in:
AFAS Online
De App installer
AFAS Online
Om de koppeling succesvol te laten werken, dient in AFAS Online een aantal handelingen te worden verricht:
Importeren van de maatwerk velden
Importeren van de Combidesk GetConnectoren
Het maken van een AppConnector (inclusief het opslaan van het token)
Zorgen dat de juiste artikelen bestaan
Webshop artikelen configureren
Importeren Maatwerk velden
Hieronder volgt het stappenplan voor het importeren van de maatwerk velden in je AFAS Online omgeving:
Pak het ZIP bestand met Combidesk maatwerk velden uit in een directory.
Er zijn velden die toegevoegd moeten worden aan Item, Verkooprelatie, Verkooporder en Contactpersoon. Dit kan in AFAS via de Management Tool. De velden voor Item, Verkooprelatie en Contactpersoon kunnen op een aparte tab (voorkeursnaam E-Commerce) worden geplaatst.
Per onderdeel dient een import gedaan te worden, kies het desbetreffende onderdeel en klik aan de rechterkant op importeren. De veldnamen kunnen hernoemd worden, bij voorkeur alleen label aanpassen.
Zodra categorie velden onder Item geïmporteerd worden, wordt tevens de vrije tabel webshop categorieën aangemaakt.
De velden voor de Verkooporder kan in de boekings layout worden toegevoegd, dit is optioneel (ga naar verkooporder ->beheer weergave). Bijvoorbeeld het veld webshop order betaald kan dan zichtbaar worden.
Let op, de tabbladen dienen geautoriseerd voor de desbetreffende gebruikers via management tool -> (bijv. item) -> rechterkant autoriseren.
Importeren GetConnectoren
Hieronder volgt het stappenplan voor het importeren van de Combidesk GetConnectoren in je AFAS Online omgeving:
Pak het ZIP bestand met Combidesk GetConnectoren uit in een directory.
Ga in AFAS naar het menu item GetConnectoren (zie screenshot onder)
Klik in het scherm “GetConnector beheren” op de knop “Importeren”. Onderstaande popup verschijnt dan.
Klik vervolgens op Map en selecteer de map waarin je de connectoren uitgepakt hebt.
Voltooi vervolgens de wizard door op “Voltooien” te klikken.
AppConnector
Ga naar het menu item Algemeen -> App Connector (zie screenshot onder)
Klik vervolgens linksboven op “Nieuw”. Hiermee wordt de wizard nieuwe App Connector geopend. In het eerste scherm kun je de naam invoeren en de gebruikersgroep selecteren (zie screenshot onder). Klik vervolgens op de knop “Voltooien”.
Vervolgens moeten de gebruikte GetConnectoren en UpdateConnectoren aan de AppConnector worden toegevoegd (zie screenshot onder).
Voeg de volgende connectoren toe aan de AppConnector:
GetConnectoren |
Profit_Warehouses |
Profit_Journals |
Profit_salesorderlines |
Profit_Projects |
Profit_Article |
Combidesk_Profit_Debtor_Contacts |
Combidesk_Profit_Debtor_Contacts_DeliveryAddresses |
Combidesk_Profit_Article_Basic |
Combidesk_Profit_Article_Image_Large |
Combidesk_Profit_Article_Composition |
Combidesk_VAT_Code_Group |
Combidesk_Profit_Stock* Let op, mocht het importeren van deze connector misgaan, importeer dan Combidesk_Profit_Stock_NoWarehouse en hernoem deze naar Combidesk_Profit_Stock |
Combidesk_Profit_Pricelists |
Combidesk_Profit_Administrations |
Combidesk_Profit_Countries |
Combidesk_Profit_PaymentMethods |
Combidesk_Profit_PaymentTerms |
Combidesk_Profit_Representatives |
Combidesk_Profit_Expeditors |
Combidesk_Profit_ShippingServices |
Combidesk_Profit_Costs_Item |
Combidesk_Profit_Salesorders |
Combidesk_Profit_Empty_Stock |
Combidesk_Profit_Erp_Debtor |
Combidesk_Profit_DirectInvoices |
Combidesk_Profit_DirectInvoiceLines |
UpdateConnectoren |
FbSales |
FbDirectInvoice |
KnSalesRelationOrg |
KnSalesRelationPer |
KnPerson |
KnOrganisation |
Vervolgens moet de zojuist gemaakte AppConnector gedeblokkeerd worden. Dit kan door in het tabblad Algemeen de checkbox Geblokkeerd uit te vinken (zie screenshot onder).
Hierna kan er een gebruikerstoken worden aangemaakt. Dit kan door op het tabblad Gebruikerstokens op de knop Nieuw te klikken. Vervolgens verschijnt het scherm hieronder, waarin de gebruiker geselecteerd kan worden en er een omschrijving kan worden ingevoerd.
BELANGRIJK! De gebruiker die je selecteert, dient voldoende rechten te hebben om de alle geconfigureerde connectoren (en de daar achter liggende functionaliteit) aan te roepen.
Vervolgens verschijnt het gegenereerde gebruikerstoken (zie screenshot onder).
BELANGRIJK! Kopieer het gegenereerde gebruikerstoken en bewaar dit goed! Deze wordt eenmalig getoond door AFAS en is nodig tijdens de installatie van de koppeling.
Controleren artikelen
Voor de correcte werking van de koppeling, dient er een aantal artikelen te bestaan in AFAS. De artikelcodes van deze artikelen zijn nodig tijdens de installatie van de connector. Het betreft de volgende artikelen:
Een artikel voor de verzendkosten
Een artikel voor kortingen
Een artikel voor de overige kosten
Webshop artikelen configureren
Artikelen die in de webshop beschikbaar zijn, moeten in AFAS Online gemarkeerd worden als “E-commerce beschikbaar” op het table E-commerce dat is toegevoegd bij artikelen.
Noot: Dit is alleen van toepassing indien de product synchronisatie is ingeschakeld.
App Installer
Het installeren van de app wordt gedaan vanuit de backoffice van Lightspeed eCommerce. Ga naar menu item “App Store” en zoek vervolgens de App op. Klik op de knop “Installeren”. Doorloop vervolgens de onderstaande stappen.
Stap 1
Onderstaand scherm verschijnt. Voer hier de volgende informatie in:
Neem de product catalogus over uit AFAS. Geef aan of je de product catalogus wilt overnemen vanuit AFAS naar Lightspeed Shop
Voorraden synchroniseren naar je webshop. Geef aan of je de voorraad gesynchroniseerd wilt hebben naar je webshop
Voorraden op magazijn niveau. Geef aan of voorraden op magazijn niveau worden gehanteerd (of het gelukt is de “standaard” Combidesk_Profit_stock connector te importeren).
Accounts voor verkooprelaties. Geef aan of je user accounts wilt aanmaken voor de debiteuren in je AFAS omgeving
Afleveradres gebruiken. Geef aan of je het afleveradres wilt gebruiken van een verkooprelatie bij het aanmaken van een user account in Lightspeed.
Contactpersonen of verkooprelaties. Geef aan of je user accounts wilt aanmaken op basis van contactpersonen van verkooprelaties of op basis van verkooprelaties zelf.
Standaard prijslijst. Geef aan of je de standaard prijslijst exclusief of inclusief btw wilt gebruiken
Kortingen in orderregels. Geef aan of je de kortingen als aparte orderregel wilt overhevelen of in de betreffende artikel order regels
Stap 2
Nadat de informatie bij stap 1 is ingevoerd, verschijnt er een oranje knop met de tekst “Verbind je AFAS account”.
Klik op de oranje knop en er verschijnt een popup waarin je je AFAS account kunt verbinden. In deze popup dien je de volgende informatie in te voeren:
De url van je AFAS Online account. We hebben een groot deel al voor je ingevoerd, dus je hoeft alleen maar het nummer van je url in te voeren. Let op: Maak je gebruik van een lokale Afas installatie? Vul dan hier de volledige url in (inclusief https).
Het XML token dat je tijdens de configuratie van de AppConnector hebt gekopieerd (zie Configuratie AFAS Online stap AppConnector).
Klik vervolgens op “Test en sla op” en we controleren of de verbinding werkt en slaan de configuratie op.
Stap 3
Na het succesvol testen van de verbinding en het opslaan van de configuratie verschijnen de laatste vragen voor de installatie (zie screenshot onder). Hier wordt om de volgende informatie gevraagd:
Prijzen toevoegen inclusief btw? Moeten prijzen inclusief of exclusief btw worden toegevoegd aan Lightspeed? (product synchronisatie)
Wachtwoord email versturen? Moet er een wachtwoord vergeten email verstuurd worden voor nieuwe user accounts? (user account synchronisatie)
Debiteuren verzamelrekening. Het nummer van de debiteuren verzamelrekening
Verzendkosten artikel. Artikelcode van het artikel waar de verzendkosten op geboekt moeten worden
Verzendkosten btw laag artikel (optioneel). Artikelcode van het artikel waar de verzendkosten btw laag op geboekt moeten worden
Overige kosten artikel. Artikelcode van het artikel waar de overige kosten op geboekt moeten worden
Kortingen artikel. Artikelcode van het artikel waarop de kortingen geboekt moeten worden
Magazijn. Selecteer het magazijn waar de voorraad moet worden afgeboekt bij het maken van de verkooporders
Administratie (optioneel). De administratie waarin de orders geboekt moeten worden
Verkoopboek (optioneel). Het verkoopboek waarin de orders geboekt moeten worden
Project (optioneel). Het project waarop de orders geboekt moeten worden
Standaard prijslijst (optioneel). Kies de prijslijst die gebruikt moet worden (deze heeft hogere prioriteit dan de standaard prijslijst incl. of excl. btw)
Aanpassen bestaande verkooprelaties. Geef aan of bestaande verkooprelaties aangepast dienen te worden in AFAS (als ze bijv. een ander adres opgeven bij een verkooporder)
Default valuta code (optioneel). Voer de standaard valuta code in voor nieuwe verkooprelaties
Default verstrekkingswijze (optioneel). Optioneel Voer de code van de default verstrekkingswijze voor nieuwe verkooprelaties in
Verkooprelatieprofiel (optioneel). Voer de code van het verkooprelatie profiel van nieuwe verkooprelaties in
Betalingsvoorwaarde (optioneel). Selecteer de default betalingsvoorwaarde voor nieuwe verkooprelaties
Kredietlimiet (optioneel). Voer de standaard kredietlimiet voor nieuwe verkooprelaties in
Verwerking order (optioneel). Voer de code voor de standaard orderverwerking voor nieuwe verkooprelaties in
Voorkeur magazijn (optioneel). Selecteer het voorkeurs magazijn voor nieuwe verkooprelaties
Afwijkende aanmaningset (optioneel). Voer de code van de standaard afwijkende aanmaningset voor nieuwe verkooprelaties in.
Vertegenwoordiger (optioneel). Selecteer de standaard vertegenwoordiger voor nieuwe verkooprelaties
Standaard prijslijst (optioneel). Selecteer de standaard prijslijst voor nieuwe verkooprelaties
Vervoerder (optioneel). Selecteer de standaard vervoerder voor nieuwe verkooporders
Dienst (optioneel). Selecteer de standaard dienst voor nieuwe verkooporders
Verzendstatus (optioneel). Selecteer de standaard verzendstatus voor nieuwe verkooporders
Verpakking (optioneel). Voer de code voor de standaard verpakking bij nieuwe verkooporders in
Kostensoort. Geef aan of de artikelcodes gebruikt voor kosten en kortingen in Profit als kosten of als gewoon artikel zijn gedefinieerd.
Kortingen artikel btw laag (optioneel). Artikelcode van het artikel waar de kortingen op btw laag artikelen op geboekt moeten worden.
Standaard taal (optioneel). Code van de standaard taal voor nieuwe verkooprelaties.
Standaard tegenrekening (optioneel). Code van de standaard tegenrekening voor nieuwe verkooprelaties.
Standaard aflevercondities (optioneel). Code voor de standaard aflevercondities voor nieuwe verkooprelaties.
Standaard assortiment (optioneel). Code voor het standaard assortiment voor nieuwe verkooprelaties.
Orderregels met prijslijst ipv prijzen. Geef aan of de orders geïmporteerd moeten worden met de prijslijst van de verkooprelatie in plaats van de prijzen uit de webshop.
Standaard betaalvoorwaarde (optioneel). Selecteer de standaard betaalvoorwaarde voor orders.
Standaard betaalmethode (optioneel). Code van de standaard betaalmethode voor orders.
Afwijkend contactpersoon. Geef aan of een afwijkend contactpersoon toegevoegd moet worden aan de order (werkt niet in combinatie met een user account sync op verkooprelatie niveau).
Debiteuren verzamelrekening buitenland (optioneel). Indien debiteuren uit het buitenland op een ander verzamelrekening terecht moeten komen, kan deze hier ingevuld worden.
Toekenning btw-plicht code 3 aan EU inwoners. Standaard geeft de koppeling nieuwe verkooprelaties van het type persoon binnen de EU btw-plicht code 1 (omdat deze over het algemeen geen btw nummer invullen bij een order), maar middels deze instelling kan daarvan afgeweken worden.
Order betaalmethode mapping. Niet van toepassing voor Lightspeed.
Vrij veld “Credit” bij verkooporder. De koppeling kent een vrij veld Credit reden bij een verkooporder. Deze wordt gevuld met de code die hier ingevoerd wordt.
Factureren aan. Keuze of het veld “Factureren aan” gevuld moet worden met de verkooprelatie.
Extra magazijnen. Invoerveld waar een komma gescheiden lijst van extra magazijnen ingevoerd kan worden.
Vaste verkooprelatie. Invoerveld waar het verkooprelatie nummer van een vaste verkooprelatie ingevoerd kan worden. Alle verkooporders worden vervolgens op deze vaste verkooprelatie geboekt.
Balie / Directfacturen. Keuzeveld voor het aanmaken van Balie / Directfacturen in Profit in plaats van Verkoopfacturen.
Stap 4
Nadat alle vragen zijn ingevuld, verschijnt een invoerveld om je emailadres in te vullen, indien wij het emailadres van je Lightspeed account weten, gebruiken we deze. Vervolgens klik je op de oranje knop “Installeer koppeling” en de installatie van de koppeling wordt voltooid. Hierna word je teruggeleid naar de backoffice van Lightspeed.
Goed om te weten
Autonummering op orders en verkooprelaties dient ingeschakeld te zijn in Afas (Omgeving -> Nummerinstellingen)
Woonplaatsen dienen automatisch toegevoegd te kunnen worden (Omgeving -> Landinstellingen -> Land -> Eigenschappen land)
Bijlage Gekoppelde velden
Op product:
- Titel (Profit: Product naam)
- Visibility (= altijd visible)
- Omschrijving (Profit: Product korte omschrijving)
- Inhoud (Profit: Product lange omschrijving)
- Merk ((Profit: Merk)
- Afbeeldingen (Profit: afbeeldingen)
Op variant:
- EAN (Profit: EAN)
- Prijs (afhankelijk van configuratie Prijs incl. of excl. btw)
- Voorraad (Profit: Voorraad)
- btw-tarief (Profit: btw-tarief)
- Metafield Unit (Profit: eenheid)