Link naar de koppeling:
Inhoudsopgave
Inleiding
Koppel eenvoudig je Booq kassasysteem aan je Exact Online administratie. Deze koppeling synchroniseert de relevante data vanuit booq naar je Exact Online administratie. Dit bespaart tijd, je hoeft nooit meer dubbel werk te verrichten én je maakt minder fouten. Er is immers geen handwerk meer nodig.
We benoemen stapsgewijs wat er moet gebeuren om de koppeling goed te laten werken.Functionaliteiten van de koppeling
Functioneel gezien bestaat de koppeling uit een tweetal onderdelen, te weten:
Dagelijks boeken van de dagomzet
Optioneel: Overhevelen van bonnen op rekening (facturen)
Inrichting booq
Om de koppeling te kunnen installeren dien je te beschikken over de client id vn je booq account. Deze wordt beschikbaar gesteld door Eijsink.
Installatie van de koppeling
Om te beginnen moeten we je booq account en je Exact Online account connecten.
Voer hier de client ID van je booq account, die je in stap 3 hebt gevonden.
Log daarna in met het Exact Online account dat je met het booq account wilt koppelen. Zorg dat je de juiste URL kiest voor je account!
Als alles goed is gegaan kun je in het scherm zien met welk Exact Online account je verbonden bent!
Configureer nu de booq gerelateerde instellingen die toegepast zijn voor jouw specifieke koppeling.
Filiaal
Selecteer hier voor welk specifiek filiaal de tickets in booq gesynchroniseerd moeten worden. Wanneer je niks selecteert, worden de tickets van alle filialen meegenomen.
Startpunt
Voer hier het order id in waar het koppelen moet beginnen. Je kunt deze order nummers vinden in booq, bij Financiën -> Orders, zoals hier beneden aangegeven.
Selecteer hierna de overige instellingen die voor jou relevant zijn.
De exacte teksten kunnen afwijken van de plaatjes hieronder.
Vervolgens dienen de Exact Online gerelateerde instellingen geconfigureerd te worden. Dit betreft:
Selecteer Exact Online administratie. De Exact Online administratie waarin de boekingen gedaan dienen te worden.
Selecteer kasboek. Het kasboek waarin de dagomzet boekingen terecht komen.
Exact Online btw configuratie. Mapping tussen btw tarieven van booq en de btw tarieven Exact Online.
Exact Online grootboek configuratie. Mapping tussen de omzetgroepen in booq en de bijbehorende grootboekrekeningen in Exact Online
Configuratie betaalmethoden. Mapping tussen de betaalmethoden in booq en de bijbehorende grootboekrekeningen in Exact Online.
Default grootboekrekening. De standaard grootboekrekening waarop de omzet geboekt moet worden, indien deze niet gemapped is in d.
Default grootboekrekening voor betaalmethode. De staandaard grootboekrekening voor betaalmethode, indien deze niet gemapped is in e.
Selecteer dagboek. Het dagboek waarin de bonnen op rekening geboekt moeten worden.
Orders inboeken als. Hoe bonnen op rekening in Exact Online moeten worden aangemaakt (verkoopboeking, verkoopfactuur, verkooporder)
Aanmaken artikelen. Geef aan of artikelen aangemaakt mogen worden in Exact Online door de koppeling.
Standaard debiteur. Het debiteurnummer van de standaard debiteur, indien voor een bon op rekening geen bestaande debiteur gevonden kan worden in Exact Online.
5. Werking koppeling
Functioneel gezien bestaat de koppeling uit een tweetal onderdelen, te weten:
Dagelijks boeken van de dagomzet
Optioneel: Overhevelen van bonnen op rekening (facturen)
Dagomzet
Eénmaal per dag wordt de dagomzet geboekt op een geaggregeerd niveau. In Exact Online worden deze als financiële boeking geboekt op het geconfigureerde kasboek. Hierbij worden onderstaande velden gevuld:
Journal code (het geconfigureerde kasboek)
Financial year (wordt bepaald m.b.v. boekingsdatum)
Financial period (wordt bepaald m.b.v. boekingsdatum)
Boekingregels met :
Date (datum boeking)
AmountFC (bedrag)
VatCode (Btw code, gemapped in de koppeling)
GlAccount (Grootboekrekening, gemapped in de koppeling)
Description (Omschrijving)
Bonnen op rekening
Optioneel kunnen bonnen op rekening apart overgeheveld worden naar Exact Online. Deze worden geboekt als ofwel Verkoopboeking, Verkoopfactuur of Verkooporder. Dit kan geconfigureerd worden in de koppeling. Hierbij worden onderstaande velden gevuld.
Verkoopboeking
Journal code (het geconfigureerde verkoopboek)
Your reference (bon nummer)
Order number (bon nummer)
CustomerGUID (het debiteurnummer, d.w.z. het external id van de klant in booq of het in de koppeling geconfigureerde default debiteur nummer)
Currency (De valuta)
Payment reference (bon nummer)
Description (Bon opmerking of anders bon nummer)
Boekingregels met:
Vat code (Btw code, gemapped in de koppeling)
GlAccount (Grootboekrekening, gemapped in de koppeling)
Amount (Bedrag)
Description (Omschrijving)
Verkoopfactuur
Journal code (het geconfigureerde verkoopboek)
Your reference (bon nummer)
Order number (bon nummer)
Ordered by (het debiteurnummer, d.w.z. het external id van de klant in booq of het in de koppeling geconfigureerde default debiteur nummer)
Order date (Bon datum)
Currency (Valuta)
Description (Bon opmerking of anders bon nummer)
Factuurregels met:
Vat code (Btw code, gemapped in de koppeling)
GlAccount (Grootboekrekening, gemapped in de koppeling)
Item (Artikel, op basis van external id van het artikel in booq)
Quantity (Aantal)
UnitPrice (Prijs per stuk)
Amount (Totaalbedrag regel)
Description (Omschrijving)
Verkooporder
Your reference (bon nummer)
Ordered by (het debiteurnummer, d.w.z. het external id van de klant in booq of het in de koppeling geconfigureerde default debiteur nummer)
Order date (Bon datum)
Currency (Valuta)
Description (Bon opmerking of anders bon nummer)
Orderregels met:
Vat code (Btw code, gemapped in de koppeling)
Item (Artikel, op basis van external id van het artikel in booq)
Quantity (Aantal)
UnitPrice (Prijs per stuk)
Amount (Totaalbedrag regel)
Description (Omschrijving)
Artikelen
Om verkoopfacturen of verkooporders aan te kunnen maken in Exact Online, moeten de artikelen aanwezig zijn in Exact Online. Om het juiste artikel te kunnen vinden, dienen de external id's van de artikelen in booq overeen te komen met de artikelnummers in Exact Online. Optioneel kan de koppeling artikelen aanmaken in Exact Online, indien deze nog niet bestaan. Hierbij worden onderstaande velden gevuld:
Code (De external id van het artikel in booq)
Description (Omschrijving)
StartDate (Startdatum van het artikel, gezet op datum bon)
GlRevenue (De omzet grootboekrekening, gemapped in de koppeling)
Sales Vat code (Btw code, gemapped in de koppeling)
Artikelgroep (De standaard artikelgroep in Exact Online)