Link naar de koppeling: WooCommerce Exact Online koppeling
Inhoudsopgave:
Inleiding
Deze handleiding is bedoeld om je te helpen bij het koppelen van je WooCommerce webshop naar je Exact Online administratie. We hebben stapsgewijs benoemd wat er moet gebeuren om de koppeling goed te laten werken.
Werking van de koppeling
De WooCommerce ExactOnline koppeling kent drie datastromen:
Orders uit WooCommerce naar ExactOnline, als Verkoopboeking
Orders uit WooCommerce naar ExactOnline, als Verkoopfactuur
Orders uit WooCommerce naar ExactOnline, als Verkooporder
Zodra de koppeling is geïnstalleerd zal er op basis van webhooks een realtime synchronisatie plaatsvinden. De koppeling vangt wijzigingen in bovenstaande datastromen op. Zijn er nieuwe orders in WooCommerce beschikbaar? Indien JA dan vindt er een synchronisatie plaats en wordt de data overgeheveld.
BELANGRIJK! Voordat je begint met installeren:
Hierbij enkele eerste belangrijke inrichten alvorens je start met de installatie van de koppeling.
WooCommerce inrichting:
Omzetgroepen gedefinieerd? Zie hieronder voor verdere informatie.
Btw tarieven aangemaakt?
ExactOnline inrichting:
Deze stap is verplicht. Zie hieronder voor verdere informatie.
Zoals net beschreven kun je in de volgende stappen in het artikel exact vinden hoe je dit doet.
Welke data wordt er gesynchroniseerd?
Facturen
Factuurnummer
Factuurdatum
Orderregels
Valuta
Btw
Grootboekrekening
DagboekDebiteuren
Naam bedrijf
Nummer KvK
E-mail
Telefoon
Adres
Postcode
Plaatsnaam
Land
Relatienummer (optioneel)
Inrichting WooCommerce
Vind de handleiding voor het inrichten van jouw WooCommerce:
Inrichting Exact Online
Configuratie van de koppeling
Selecteer order statussen
Geef aan voor welke order statussen de orders overgeheveld moeten worden
Selecteer administratie
De administratie waar de boekingen in aangemaakt worden
Selecteer dagboek
Selecteer het verkoopboek waarin de facturen terecht moeten komen
Orders inboeken als
Selecteer hoe orders ingeboekt moeten worden in Exact Online
Artikelen
Om de koppeling te kunnen leggen is het verplicht om onderstaande artikelen te selecteren. Heb je deze artikelen niet in Exact Online? Maak ze dan eerst even aan.
T.a.v. Verkoopfacturen is het verplicht om ook de artikelen uit WooCommerce te synchroniseren. Heb je reeds bestaande artikelen in Exact Online? We checken in Exact Online op artikelcode in het veld item. Deze vergelijken we met het veld SKU uit WooCommerce. Bestaat het artikel al, dan wordt geen nieuw artikel aangemaakt.Verzendkosten artikel
Selecteer het artikel waarop de verzendkosten geboekt moeten worden.
Kortingen artikel
Selecteer het artikel waarop de kortingen geboekt moeten worden.
Exact Online btw configuratie
Koppel hier de btw categorieën van de bronapplicatie aan Exact Online
Exact Online grootboek configuratie
Koppel hier de btw categorieën van de bronapplicatie aan het juiste grootboek in Exact Online
Aanmaken artikelen
Geef aan of de koppeling artikelen moet aanmaken indien deze nog niet bestaan. Dit geldt alleen voor artikelen die gebruikt worden in een order.
De koppeling wijzigen
Als je de instelling van een koppeling aan wilt passen, moet je dat op de instellingenpagina doen van de koppeling. Dat is te vinden bij het tabje 'Mijn combi's', en dan te klikken op het potlood icoontje.
En hierna te klikken op "Bewerk configuratie".
Op deze pagina komen alle instellingen die je bij het configureren van de koppeling hebt ingesteld weer te voorschijn.
Vergeet je gewijzigde instellingen niet onderaan op de slaan!Veelgestelde vragen (FAQ)
Foutmeldingen en oplossingen
Melding: ExactOnlineAPI API error [Code: 500, Response: { "error": { "code": "", "message": { "lang": "", "value": "Verplicht: Betalingsconditie" } } }]
Oplossing: in ExactOnline staat de standaard betaalcondities niet ingevuld. Ga linksboven naar Instellingen > Algemeen > Betalingsconditie (Verkoop) en vul de standaard betalingsconditie in.Melding: ExactOnline API error: { "error": { "code": "", "message": { "lang": "", "value": "De maximale lengte van de code is 18 karakters" } } }
Oplossing: het maximaal toegestane aantal karakters van een debiteur in ExactOnline is 18 karakters. Zorg er dus voor dat de klantnummers in WooCommerce niet langer zijn dan 18 karakters. Foutmeldingen als deze zijn helaas niet te herstellen waardoor de facturen die hierdoor fout gaan niet opnieuw zullen worden gesynchroniseerd.Melding: Relatie met nummer 12345678 is niet van type klant.
Oplossing: het contact in ExactOnline bestaat vermoedelijk al en is geen klant, maar waarschijnlijk een leverancier of crediteur. Wijzig in WooCommerce het klantnummer en voer de export stap opnieuw uit (LET OP: niet opnieuw uitvoeren maar koppeling bewerken en de export stap selecteren).