Alle collecties
Handleidingen
WooCommerce
Installatiehandleiding WooCommerce Exact Online koppeling
Installatiehandleiding WooCommerce Exact Online koppeling

Binnen enkele minuten je WooCommerce webshop gekoppeld aan ExactOnline.

Meer dan een week geleden bijgewerkt

Link naar de koppeling: WooCommerce Exact Online koppeling

Inhoudsopgave:

  1. Inleiding

    Deze handleiding is bedoeld om je te helpen bij het koppelen van je WooCommerce webshop naar je Exact Online administratie. We hebben stapsgewijs benoemd wat er moet gebeuren om de koppeling goed te laten werken.

  2. Werking van de koppeling

    De WooCommerce ExactOnline koppeling kent drie datastromen:

    1. Orders uit WooCommerce naar ExactOnline, als Verkoopboeking

    2. Orders uit WooCommerce naar ExactOnline, als Verkoopfactuur

    3. Orders uit WooCommerce naar ExactOnline, als Verkooporder

    Zodra de koppeling is geïnstalleerd zal er op basis van webhooks een realtime synchronisatie plaatsvinden. De koppeling vangt wijzigingen in bovenstaande datastromen op. Zijn er nieuwe orders in WooCommerce beschikbaar? Indien JA dan vindt er een synchronisatie plaats en wordt de data overgeheveld.

    BELANGRIJK! Voordat je begint met installeren:

    Hierbij enkele eerste belangrijke inrichten alvorens je start met de installatie van de koppeling.

    WooCommerce inrichting:

    • Omzetgroepen gedefinieerd? Zie hieronder voor verdere informatie.

    • Btw tarieven aangemaakt?

    ExactOnline inrichting:

    • Deze stap is verplicht. Zie hieronder voor verdere informatie.

    Zoals net beschreven kun je in de volgende stappen in het artikel exact vinden hoe je dit doet.

    Welke data wordt er gesynchroniseerd?

    Facturen
    Factuurnummer
    Factuurdatum
    Orderregels
    Valuta
    Btw
    Grootboekrekening
    Dagboek

    Debiteuren
    Naam bedrijf
    Nummer KvK
    E-mail
    Telefoon
    Adres
    Postcode
    Plaatsnaam
    Land
    Relatienummer (optioneel)

  3. Inrichting WooCommerce

    Vind de handleiding voor het inrichten van jouw WooCommerce:

  4. Inrichting Exact Online

  5. Configuratie van de koppeling

    Selecteer order statussen
    Geef aan voor welke order statussen de orders overgeheveld moeten worden

    Selecteer administratie
    De administratie waar de boekingen in aangemaakt worden

    Selecteer dagboek
    Selecteer het verkoopboek waarin de facturen terecht moeten komen

    Orders inboeken als
    Selecteer hoe orders ingeboekt moeten worden in Exact Online

    Artikelen

    Om de koppeling te kunnen leggen is het verplicht om onderstaande artikelen te selecteren. Heb je deze artikelen niet in Exact Online? Maak ze dan eerst even aan.


    T.a.v. Verkoopfacturen is het verplicht om ook de artikelen uit WooCommerce te synchroniseren. Heb je reeds bestaande artikelen in Exact Online? We checken in Exact Online op artikelcode in het veld item. Deze vergelijken we met het veld SKU uit WooCommerce. Bestaat het artikel al, dan wordt geen nieuw artikel aangemaakt.

    Verzendkosten artikel
    Selecteer het artikel waarop de verzendkosten geboekt moeten worden.

    Kortingen artikel

    Selecteer het artikel waarop de kortingen geboekt moeten worden.

    Exact Online btw configuratie
    Koppel hier de btw categorieën van de bronapplicatie aan Exact Online

    Exact Online grootboek configuratie
    Koppel hier de btw categorieën van de bronapplicatie aan het juiste grootboek in Exact Online

    Aanmaken artikelen
    Geef aan of de koppeling artikelen moet aanmaken indien deze nog niet bestaan. Dit geldt alleen voor artikelen die gebruikt worden in een order.

  6. De koppeling wijzigen

    Als je de instelling van een koppeling aan wilt passen, moet je dat op de instellingenpagina doen van de koppeling. Dat is te vinden bij het tabje 'Mijn combi's', en dan te klikken op het potlood icoontje.

    En hierna te klikken op "Bewerk configuratie".

    Op deze pagina komen alle instellingen die je bij het configureren van de koppeling hebt ingesteld weer te voorschijn.


    Vergeet je gewijzigde instellingen niet onderaan op de slaan!

  7. Veelgestelde vragen (FAQ)

    Foutmeldingen en oplossingen

    Melding: ExactOnlineAPI API error [Code: 500, Response: { "error": { "code": "", "message": { "lang": "", "value": "Verplicht: Betalingsconditie" } } }]
    Oplossing: in ExactOnline staat de standaard betaalcondities niet ingevuld. Ga linksboven naar Instellingen > Algemeen > Betalingsconditie (Verkoop) en vul de standaard betalingsconditie in.

    Melding: ExactOnline API error: { "error": { "code": "", "message": { "lang": "", "value": "De maximale lengte van de code is 18 karakters" } } }
    Oplossing: het maximaal toegestane aantal karakters van een debiteur in ExactOnline is 18 karakters. Zorg er dus voor dat de klantnummers in WooCommerce niet langer zijn dan 18 karakters. Foutmeldingen als deze zijn helaas niet te herstellen waardoor de facturen die hierdoor fout gaan niet opnieuw zullen worden gesynchroniseerd.

    Melding: Relatie met nummer 12345678 is niet van type klant.
    Oplossing: het contact in ExactOnline bestaat vermoedelijk al en is geen klant, maar waarschijnlijk een leverancier of crediteur. Wijzig in WooCommerce het klantnummer en voer de export stap opnieuw uit (LET OP: niet opnieuw uitvoeren maar koppeling bewerken en de export stap selecteren).

Was dit een antwoord op uw vraag?