Werking van de koppeling

De Simplicate iMUIS Online koppeling kent drie datastromen: 

  1. Facturen uit Simplicate naar iMUIS Online

  2. Debiteuren uit Simplicate naar iMUIS Online

  3. Betaalregistraties uit iMUIS Online naar Simplicate

Zodra de koppeling is geïnstalleerd zal er iedere 20 minuten een synchronisatie plaatsvinden. De koppeling controleert op wijzigingen in bovenstaande datastromen. Zijn er nieuwe facturen in Simplicate beschikbaar? Zijn er facturen in iMUIS Online betaald? Indien JA vindt er een synchronisatie plaats en wordt de data overgeheveld.

Welke datavelden wordt er gesynchroniseerd

Facturen
Factuurnummer
Factuurdatum
Valuta
Btw
Grootboekrekening
Dagboek binnenland
Dagboek buitenland

Debiteuren
Naam bedrijf
Nummer KvK
E-mail
Telefoon
Adres
Postcode
Plaatsnaam
Land

Betalingen
Betaalregistratie in Simplicate zodra de boeking in iMUIS Online volledig is afgeletterd.

Kosten

De proefperiode bedraagt 30 dagen, daarna kost de koppeling € 24,- per administratie per maand. Ontvang twee maanden KORTING bij het afsluiten van een jaarlicentie. De koppeling wordt door MUIS Software in rekening gebracht. Naast de koppeling heb je ook een account nodig voor Simplicate en iMUIS Online.

Hoe werkt de Simplicate iMUIS Online koppeling precies?

Alle facturen die je verstuurt vanuit Simplicate, worden automatisch gesynchroniseerd naar iMUIS Online zodat je daar de boekhouding kunt doen. Wanneer een boeking in iMUIS Online volledig wordt voldaan dan zal dit automatisch teruggekoppeld worden aan Simplicate. 

De koppeling werkt via een API. De verbinding is beveiligd via een SSL certificaat. Voor de koppeling is een account van Combidesk (zie intro), Simplicate en iMUIS Online noodzakelijk.

Wat kan nog niet, maar wordt op termijn mogelijk uitgebreid:

  • Simplicate PDF bijlagen in iMUIS Online

  • Betaalcondities mapping

  • Custom Btw mapping 

  • Kostenplaats mapping

  • Meerdere bedrijfsprofielen koppelen

Belangrijke voorbereidingen

Voordat je de koppeling activeert is het belangrijk om onderstaande stappen ter voorbereiding zorgvuldig te doorlopen!

Omzetgroepen correct omschrijven in Simplicate

Om de omzetgroepen in Simplicate te matchen met de grootboekrekeningen in iMUIS Online is het van belang dat de code van de grootboekrekening voor de omschrijving van de omzetgroep wordt geplaatst. Je kunt dit aanpassen onder Instellingen, Projecten, Omzetgroepen.

Na de code van de grootboekrekening kun je zelf iedere gewenste omschrijving invullen.

LET OP: De omschrijving van de omzetgroep in Simplicate dient dan als volgt te zijn opgebouwd:

[grootboekrekening][spatie][omschrijving van de omzetgroep]

Bijvoorbeeld: 8000 Omzet hoog algemeen

Debiteuren synchroniseren

De boekhoudkoppeling synchroniseert naast facturen ook debiteurgegevens van Simplicate naar iMUIS Online. Wanneer er reeds bestaande debiteuren aanwezig zijn in iMUIS Online, dan zal de koppeling de debiteurgegevens met elkaar matchen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de volgende unieke datavelden:

  • KvK nummer

  • Klantnaam

  • E-mailadres (optioneel)

LET OP: hierbij gelden een aantal voorwaarden voor Simplicate bedrijven en personen:

Voor bedrijven:
wordt een controle van een bestaand contact gedaan op eerst het KvK nummer (mits gevuld in Simplicate), dan Bedrijfsnaam (verplicht in Simplicate, maximaal 35 karakters) en vervolgens E-mailadres (mits gevuld in Simplicate). Er wordt een nieuwe debiteur in het boekhoudpakket aangemaakt zodra er niets op bovenstaande 3 checks gevonden wordt in het boekhoudpakket.

  • Het KvK nummer dient identiek te zijn

  • De bedrijfsnaam dient identiek te zijn en is tevens Hoofdlettergevoelig

  • Het e-mailadres is optioneel. We gebruiken voor de check het algemene e-mailadres. Hanteer je hetzelfde e-mailadres bij verschillende bedrijven? Schakel dan in de koppeling de check op e-mailadres uit. 

Samenvattend:
Voor bedrijven wordt een controle van een bestaand contact gedaan op:

  •  eerst het KvK nummer (mits gevuld in Simplicate); 

  • dan Bedrijfsnaam (verplicht in Simplicate);

  • en vervolgens E-mailadres (optioneel en mits gevuld in Simplicate). 

  • Er wordt een nieuwe debiteur in het boekhoudpakket aangemaakt zodra er niets op bovenstaande 3 (of 2) checks gevonden wordt in het boekhoudpakket. 

Voor personen:

Matchen van Simplicate Personen op bestaande iMUIS debiteuren:

We zoeken de debiteur op naam en vergelijken deze in iMUIS.

  • we gebruiken de Simplicate contactvelden: Voornaam OF Initialen, Tussenvoegsel, Achternaam, E-mailadres

  • we zoeken eerst op Voornaam + Tussenvoegsel + Achternaam;

  • daarna op Initialen + Tussenvoegsel + Achternaam;

  • daarna op Tussenvoegsel + Achternaam;

  • tot slot op Achternaam;

  • is in bovenstaande gevallen geen match dan wordt er een nieuwe debiteur aangemaakt.


LET OP: zorg dat alle velden (Voornaam, achternaam en initialen) van bestaande Personen in Simplicate overeen komen (hoofdlettergevoelig) met de velden van de bijbehorende debiteur in het boekhoudpakket. Is dit niet het geval dan maakt de koppeling een nieuwe debiteur aan.

Activeren van de koppeling

Voor het activeren van de koppeling ga je in Simplicate naar Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling. Klik bij iMUIS Online op ‘Installeren’:

De koppelpagina van Combidesk wordt nu geopend waarbij je Simplicate en iMUIS Online in beeld ziet en met elkaar kunt verbinden. 

Klik op 'Verbind je Simplicate account':


Simplicate vraagt nu om de domeinnaam in te vullen. Dit is adres waarmee je inlogt op Simplicate en is meestal je bedrijfsnaam. Bijvoorbeeld 'bedrijfsnaam.simplicate.nl'. 

Klik vervolgens op Inloggen via Simplicate.

Omdat je reeds bent ingelogd in Simplicate wordt de vraag gesteld of Combidesk toegang mag krijgen tot jouw Simplicate omgeving:

Je komt, na toestemming te hebben gegeven, weer terug op de koppelpagina van Combidesk. Je ziet hier het e-mailadres van het account waarmee je bent ingelogd in Simplicate. 

Klik op Volgende stap.

Op de volgende pagina zie je jouw e-mailadres onder het Simplicate logo staan, waarmee je verbonden bent. We gaan nu verbinding maken met iMUIS Online. 

Klik op Verbind je iMUIS Online account.

Login op iMUIS Online en kies rechtsboven voor 'MUIS Apps'. Ga naar de app die je wilt installeren en klik op 'Activeer deze app'. De omgevingscode heb je nodig om de app te activeren.

Kopieer deze code naar het klembord en plak deze hieronder. Klik tenslotte hieronder op 'Test en sla op'.

Nadat de koppeling tot stand is gebracht worden een aantal vragen gesteld over de gegevens die gesynchroniseerd moeten worden.

Exporteer facturen
Kies alleen Ja indien er facturen in Simplicate aanwezig zijn die je wilt synchroniseren naar iMUIS Online. Is dit niet het geval, dan kun je kiezen voor Nee. (LET OP: deze instelling komt enkel tijdens de eerste installatie, daarna kan er niet meer voor deze export worden gekozen)

Contact synchronisatie
Moeten alle contacten overgeheveld worden?

Groeperen orderregels
Dienen orderregels gegroepeerd te worden per btw code en grootboek rekening?

Het is mogelijk om de koppeling te verbinden tussen meerdere Simplicate bedrijfsprofielen en één (of verschillende) iMUIS Online administratie(s). 

De koppeling heeft hiervoor een speciale administrate-mapping-tabel (zie hierboven). Gebruik je één iMUIS Online administratie? Dan is het mogelijk om in de Simplicate factuurprofielen gelijke factuurnummering te hanteren, dus de verschillende bedrijfsprofielen kunnen de gelijke nummering bevatten. 

LET OP: het is niet mogelijk om één gelijknamige debiteur twee keer dezelfde factuurnummering toe te kennen, dus factuur 001 uit bedrijfsprofiel 1 EN factuur 001 uit bedrijfsprofiel 2. 

Werken je met 2 bedrijfsprofielen, hanteer dan:

OF Verschillende factuurnummering:
iMUIS Online kent een maximum van 8 karakters (00000001-99999999) dus bijvoorbeeld:

  • Profiel 1: 11000001 (vaste voorloop = 11)(voorloop geen)(6 cijfers)

  • Profiel 2: 12000001 (vaste voorloop = 12)(voorloop geen)(6 cijfers)

OF:
Gelijke nummering:
Zorg er voor dat op één debiteur niet twee dezelfde factuurnummers worden geboekt. Echter, de kans dat dit in de praktijk voorkomt is nihil.

Standaard grootboekrekening
Voer de standaard grootboekrekening in waarop de facturen geboekt worden.

Dagboek klanten
Selecteer het dagboek voor klanten

Dagboek buitenlandse klanten
Selecteer het dagboek voor buitenlandse klanten voor iedere administratie

Uitschakelen check op email adres
Moeten we het zoeken van een bestaande debiteur m.b.v. e-mailadres uitschakelen (Kies 'ja' als je meerdere klanten met hetzelfde email adres hebt)?

Kies ten slotte voor Installeer koppeling.

Belangrijk: het e-mailadres waarmee je bent ingelogd in Simplicate wordt gebruikt om automatisch een account aan te maken bij Combidesk.

Nadat je op Installeer koppeling hebt geklikt, kom je in het overzicht van jouw combi's: de koppelingen die binnen Combidesk zijn gelegd, waaronder nu dus de Simplicate - iMUIS Online koppeling.

Jouw koppeling beheren

Op combidesk.com kun je de koppeling (of meerdere koppelingen van Combidesk) beheren. Wanneer je klikt op Mijn combi's heb je per koppeling de volgende opties:

De actieknoppen van links naar rechts:

  • Voer een handmatige synchronisatie uit (standaard wordt iedere 20 minuten gesynchroniseerd)

  • Bekijk het resultaat/logboek van de uitgevoerde synchronisaties

  • Bewerk de koppeling, hier vind je alle instellingen van de koppeling.

  • Bekijk de statistieken van de uitgevoerde synchronisaties

Facturen aanbieden vanuit Simplicate

Facturen die je vanuit Simplicate verstuurt, dien je vanuit het menu Facturen > Boekhouding aan het boekhoudpakket aan te bieden. Het tabblad 'Boekhouding' komt pas naar voren op het moment dat er daadwerkelijk een factuur is verstuurd en relevant is voor de koppeling (factuurdatum na de 'Facturen verwerken vanaf'-datum). Maak dus eerst een factuur aan en verstuur deze. Ververs daarna je browser en het tabblad verschijnt.

Selecteer een of meerdere facturen en kies onder Acties voor Verwerken.

Geef vervolgens aan welke boekingsdatum gebruikt moet worden: gelijk aan factuurdatum, of een afwijkende datum.

Dit kan handig zijn wanneer je een factuur verstuurd hebt met als factuurdatum 1 november, maar die eigenlijk op de omzet in oktober geboekt moet worden.

Facturen niet doorsturen naar de boekhouding

Het is ook mogelijk om facturen niet naar de boekhouding te sturen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer de facturen reeds in de boekhouding zijn verwerkt. 

  • Wanneer je ervoor kiest om de factuur niet naar de boekhouding te versturen, dan wordt dit automatisch gelogd op de tijdlijn.  

  • De factuur komt in het tabblad Boekhouding daarnaast te staan bij 'Genegeerd'.

Automatisch synchroniseren van gegevens

Combidesk synchroniseert automatisch elke 20 minuten de volgende gegevens:

  • Nieuw aangeboden verkoopfacturen aanmaken als verkoopboeking (alleen van Simplicate > iMUIS Online)

  • Volledig betaalde facturen registreren als betaling (alleen van iMUIS Online > Simplicate)

Heb je het antwoord gevonden?