Inhoudsopgave
1. Werking van de koppeling/functionaliteiten
LET OP: administratierechten
Voordat je start met de koppeling is het van groot belang dat je toegang hebt tot beide applicaties. Het verschilt per applicatie hoe de rechten zijn verdeeld. Bij sommige pakketten heb je via je boekhouder toegang, bij andere pakketten dien je eigenaar te zijn van het pakket. Volg onderstaande instructies bij 'Inrichting' goed op zodat je tijdens het configureren van de koppeling niet voor verassingen komt te staan.
Wat doet de koppeling?
De Shopify Yuki koppeling maakt het mogelijk om bestellingen van Shopify automatisch in te voeren in Yuki. Dit betekent dat verkopen in Shopify automatisch wordt omgezet naar een verkoopboeking of -(concept)factuur in Yuki. Hierdoor hoef je geen extra handelingen te verrichten om bestellingen te verwerken.
Shopify orders worden automatisch gesynchroniseerd naar Yuki.
Klanten in Shopify worden aangemaakt als klant in Yuki.
Bepaal op basis van de orderstatus wanneer er gesynchroniseerd moet worden.
De resultatenrekening en btw-aangifte worden meteen bijgewerkt.
Bestaande bestellingen worden overgenomen van Shopify naar je Yuki.
Bestelinformatie producten (productnaam, aantal, bedrag van de bestelregel en de btw) en verzendkosten worden overgenomen.
Kortingen, zowel kortingscodes als webwinkelwagen kortingen worden meegenomen.
Je bespaart tijd, werkt efficiënter en verhoogt je werkplezier.
Wat ondersteunt de koppeling niet?
Onderstaande functionaliteiten worden (nog) niet ondersteund:
Artikelbeheer vanuit Yuki terug naar Shopify
Voorraadbeheer vanuit Yuki terug naar Shopify
Om goed met Shopify te kunnen verbinden is het nodig dat je ervoor zorgt dat het pakket op de juiste wijze is ingericht. Dit alles doe je alvorens je start met koppelen. In onderstaande link verwijzen we je naar onze Shopify collectie waarin we je begeleiden met de juiste artikelen.
Om goed met Yuki te kunnen verbinden is het nodig dat je ervoor zorgt dat het pakket op de juiste wijze is ingericht. Dit alles doe je alvorens je start met koppelen. In onderstaande link verwijzen we je naar onze Yuki collectie waarin we je begeleiden met de juiste artikelen.
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
(Als er bij een vraag een * staat is dit een verplichte stap.)
Stel deze Shopify stappen in:
Exporteer orders *
Wil je bestaande facturen overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt.
Er zijn éénmalige kosten verbonden aan deze keuze. Je betaalt pas als je na de proefperiode de koppeling daadwerkelijk bestelt. Bij grotere aantallen worden lagere stuksprijzen berekend, omdat we die efficiënter kunnen verwerken.
Let op: exporteer pas nadat je zeker weet dat de koppeling juist staat ingesteld. Je kunt deze stap ook uitvoeren nadat de koppeling is geïnstalleerd. Dit voorkomt foutieve resultaten in het boekhoudpakket.
Alleen betaalde orders synchroniseren? *
Moeten alleen betaalde orders gesynchroniseerd worden? (in plaats van alle orders)
Alleen afgehandelde orders synchroniseren? *
Moeten alleen afgehandelde orders gesynchroniseerd worden? (in plaats van alle orders)
Exporteer retouren *
Wil je bestaande retouren overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt.
Wil je voor- en achtervoegsels toevoegen aan de ordernummers?
Als je 'Nee' kiest worden de ordernummers zonder aanpassing overgenomen. Als je 'Ja' kiest wordt het voor- en achtervoegsel dat je in Shopify hebt geconfigureerd (onder Instellingen > Winkelgegevens > Indeling bestellings-ID) toegevoegd aan het ordernummer. Let op: bestaande orders worden niet aangepast. Lees dit artikel voor meer informatie over voor- en achtervoegsels in Shopify.
Kies 'Ja' als je meerdere Shopify webwinkels koppelt aan één administratie in je boekhoudpakket.
Stel deze Yuki stappen in:
Selecteer administratie
Selecteer de administratie waarin de boekingen gedaan moeten worden.
Btw-type mapping
Map de btw-categorieën van Shopify op de btw types van Yuki voor de verkoopfacturen
Artikelcode verzendkosten
Voer de omschrijving in van het artikel waarop de verzendkosten geboekt moeten worden.
Artikelcode kosten
Voer de omschrijving in van het artikel waarop de overige kosten geboekt moeten worden.
Standaard grootboekrekening producten
Selecteer de standaard grootboekrekening voor artikelen die door de koppeling aangemaakt worden in Yuki.
Hoe wil je omgaan met btw bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen?
Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen. Wil je blijven werken zoals voor de btw-wijzigingen van 1 juli 2021, kies dan voor "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening", dan wordt de normale Nederlandse btw in rekening gebracht.
Kies je voor "Maak gebruik van de Unieregeling", dan zorgt Combidesk ervoor dat particuliere bestellingen uit andere EU landen aan het relevante Yuki btw-tarief worden gekoppeld. Zorg er wel voor dat in Yuki die btw-tarieven zijn geactiveerd.
Voor meer informatie verwijzen we je door naar dit artikel van Yuki
Hierboven staan de stappen die je kunt instellen tijdens het configureren van de koppeling. Bij elke vraag staat soms een korte uitleg wat de stap precies doet.
5. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kan je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
6. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien geen ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 95, sommigen € 195. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
Veelgestelde vragen per platform
Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd?
Deze koppeling synchroniseert iedere twee uur volledig automatisch. Je hoeft hiervoor niets te doen. Lukt een synchronisatie niet, dan probeert deze koppeling het bij de eerstvolgende run opnieuw. Als de problemen aanhouden, stellen we je hiervan per e-mail op de hoogte.
Zijn mijn gegevens veilig als ik deze koppeling gebruik?
Wij nemen de veiligheid van jouw gegevens zeer serieus. Wij draaien onze software in een Nederlands datacenter en voldoen aan alle normen die nodig zijn om je gegevens veilig te verwerken. Gegevens van je klanten slaan we niet op, we wisselen ze alleen uit tussen je verbonden pakketten.
Kunnen jullie helpen om deze koppeling te installeren?
Absoluut 😀! Heb je even geen tijd of hebben we het te ingewikkeld gemaakt? Geen probleem! Wij kunnen deze koppeling voor je installeren. Hiervoor rekenen we éénmalige installatiekosten. Als je besluit de koppeling toch niet te gebruiken krijg je dit bedrag terug.
Moet ik betaalgegevens invoeren om deze koppeling te installeren?
Nee, tijdens de proefperiode is het niet nodig om betaalgegevens in te voeren. Besluit je na de proefperiode gebruik te blijven maken van de koppeling, dan ontvang je tijdig informatie over hoe de koppeling te bestellen.
Wat is de opzegtermijn van deze koppeling?
Al onze koppelingen hebben een opzegtermijn van 1 maand. Je zit dus niet vast aan lange termijnen. Een eventueel restbedrag bij een jaarabonnement storten we uiteraard terug op je rekening.