Koppel Plug&Pay met Exact Online en laat bestellingen automatisch verwerken in je boekhouding. Altijd actuele omzetcijfers zonder handmatig werk.
Inhoudsopgave
1. Verbinden met Plug&Pay
Om Plug&Pay te verbinden, heb je een API-sleutel nodig vanuit je Plug&Pay account. Hieronder leggen we je uit hoe je die aanmaakt en invoert.
Maak een API-sleutel aan in Plug&Pay
Log in op je Plug&Pay account.
Klik op "Nieuwe API sleutel toevoegen".
Geef de sleutel een herkenbare naam (bijv. Combidesk) en sla op.
Kopieer de gegenereerde API-sleutel — je hebt hem direct nodig.
Heb je nog geen Plug&Pay account? Klik dan op "Plug&Pay account aanmaken" in het koppelvenster om je gratis te registreren.
Voer de API-sleutel in via Combidesk
Ga naar je Combidesk dashboard en open de Plug&Pay koppeling.
Plak de gekopieerde API-sleutel in het invoerveld.
Klik op "Opslaan".
Gelukt! Je Plug&Pay account is nu verbonden.
2. Verbinden met Exact Online
Exact Online hanteert verschillende landcodes. Kies bij het verbinden voor de juiste landcode en klik op "Opslaan".
Dit leidt naar de aanmeldpagina van Exact Online. Hier vul je eerst je gebruikersnaam in en op het navolgende scherm je wachtwoord.
Om goed met Exact Online te kunnen verbinden, is het nodig dat het op de juiste wijze is ingericht. Dit doe je alvorens verder te gaan met de configuratie van de koppeling. Onderstaande knop brengt je naar een collectie artikelen waarin het instellen van Exact Online wordt toegelicht.
3. Configuratie van de koppeling
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Plug&Pay stappen in:
Groeperen orderregels
Dienen orderregels gegroepeerd te worden per btw-code en grootboekrekening? LET OP: kies je voor JA, dan vervalt de omschrijving op de orderregel.Exporteer bestaande facturen
Wil je bestaande facturen overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wiltOrder- of factuurnummers gebruiken
Kies hier of je ordernummers of factuurnummers wilt gebruiken in Exact Online.
Stel deze Exact Online stappen in:
Selecteer Exact Online administratie
De administratie waar de boekingen in aangemaakt wordenSelecteer dagboek
Selecteer het verkoopboek waarin de facturen terecht moeten komenSelecteer dagboek voor creditnota's
Selecteer het verkoopboek waarin de credit nota's terecht moeten komenExact Online btw-configuratie
Koppel hier de btw-categorieën van Plug&Pay aan Exact OnlineExact Online grootboekconfiguratie
Koppel de Plug&Pay btw-categorieën aan de grootboekrekeningen van Exact Online. De grootboekrekening voor de betreffende btw-categorie wordt enkel gebruikt als er geen grootboekrekening is ingevuld bij het artikel in Plug&Pay. Als je gebruikmaakt van meerdere grootboekrekeningen, zorg er dan voor dat deze zijn toegevoegd aan het artikel in Plug&Pay. Raadpleeg voor meer informatie dit artikel.Orders inboeken als
Selecteer hoe orders geboekt moeten worden in Exact Online.
Bij de stap 'Aanmaken artikelen' kies je voor 'Ja' als je 'Verkoopfactuur' of 'Verkooporder' selecteert en geen artikelen beheert in Exact Online.
Dit artikel legt uit wat het verschil is tussen een verkoopboeking, verkoopfactuur en verkooporder.
Kies je voor 'Directe verkoopfactuur', dan heb je mogelijk een Plus, Professional of Premium Exact Online pakket nodig.Boekstuknummers
Geef hieronder aan of je Boekstuknummers wilt genereren of de bestaande factuurnummers wilt gebruikenVerzendkosten artikel
Voer hieronder de artikelcode in waarop de verzendkosten geboekt moeten wordenExact Online betaalconditie configuratie
Koppel hier de betaalcondities van Plug&Pay aan de betaalcondities in Exact OnlineAanmaken artikelen
Geef aan of de koppeling artikelen moet aanmaken indien deze nog niet bestaan. Dit geldt alleen voor artikelen die gebruikt worden in een order. Zorg ervoor dat de artikelen in Plug&Pay zijn voorzien van artikelcodes.Grootboekrekening artikelen gebruiken
Geef hieronder aan of je de grootboekrekening van het artikel/artikelgroep uit Exact Online wilt gebruiken indien deze beschikbaar is of de grootboekrekening uit de configuratie van de koppeling.Voeg productnummers toe aan factuurregels
Moeten de productnummers toegevoegd worden aan de factuurregels?Gewenste factuurstatus en verzendvoorkeur
Geef aan welke status de verkoopfactuur moet krijgen in Exact Online. Je kunt er tevens voor kiezen om Exact Online de factuur te laten verzenden.
Let op! Het daadwerkelijk verzenden doen we alleen voor facturen die geen onderdeel zijn van de initiële export van facturen.Grootboekrekening verzendkosten
Selecteer de standaard grootboekrekening voor verzendkostenControle op e-mailadres uitschakelen?
Moeten we het zoeken van een bestaande debiteur m.b.v. e-mailadres uitschakelen (Kies 'ja' als je meerdere klanten met hetzelfde e-mailadres hebt)?Hoe wil je omgaan met btw bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen (One-Stop Shop, OSS)?
Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen. Wil je blijven werken zoals vóór de btw-wijzigingen van 1 juli 2021, kies dan voor "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening", dan wordt de normale Nederlandse btw in rekening gebracht.
Voor meer informatie verwijzen we je door naar dit artikel van Exact.Standaard grootboekrekening Unieregeling (OSS)
Selecteer de standaard grootboekrekening voor buitenlandse omzet indien je gebruikmaakt van de Unieregeling (OSS).Standaard debiteur
Als je alle orders op een standaard debiteur in Exact Online wilt boeken, voer dan hier de code van de standaard debiteur in.Periodes
Geef aan of je de omzet periodes uit Plug&Pay in Exact Online wilt overnemen. Let op! De in Plug&Pay gebruikte periodes dienen ook in Exact Online geopend te zijn.Service level
Kies een Service level die aansluit bij je behoefte. Je kunt deze keuze later altijd wijzigen. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
4. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com, kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kun je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
5. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien weinig ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 150, sommigen € 300. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
6. FAQ (Veelgestelde vragen)
Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd?
Deze koppeling synchroniseert iedere 60 minuten volledig automatisch. Je hoeft hiervoor niets te doen. Lukt een synchronisatie niet, dan probeert deze koppeling het bij de eerstvolgende run opnieuw. Als de problemen aanhouden, stellen we je hiervan per e-mail op de hoogte.
Zijn mijn gegevens veilig als ik deze koppeling gebruik?
Wij nemen de veiligheid van jouw gegevens zeer serieus. Wij draaien onze software in een Nederlands datacenter en voldoen aan alle normen die nodig zijn om je gegevens veilig te verwerken. Gegevens van je klanten slaan we niet op, we wisselen ze alleen uit tussen je verbonden pakketten.
Worden de PDF facturen ook vanuit Plug&Pay meegestuurd naar het boekhoudpakket?
Ja, de Plug&Pay Exact Online koppeling stuurt de PDF-facturen automatisch mee naar Exact Online, zodat alles direct overzichtelijk in je boekhoudpakket staat.
Kunnen jullie helpen om deze koppeling te installeren?
Absoluut 😀! Heb je even geen tijd of hebben we het te ingewikkeld gemaakt? Geen probleem! Wij kunnen deze koppeling voor je installeren. Hiervoor rekenen we éénmalige installatiekosten. Als je besluit de koppeling toch niet te gebruiken krijg je dit bedrag terug.
Moet ik betaalgegevens invoeren om deze koppeling te installeren?
Nee, tijdens de proefperiode is het niet nodig om betaalgegevens in te voeren. Besluit je na de proefperiode gebruik te blijven maken van de koppeling, dan ontvang je tijdig informatie over hoe de koppeling te bestellen.
Wat is de opzegtermijn van deze koppeling?
Al onze koppelingen hebben een opzegtermijn van 1 maand. Je zit dus niet vast aan lange termijnen. Een eventueel restbedrag bij een jaarabonnement storten we uiteraard terug op je rekening.