Inhoudsopgave
1. Verbinden met Virtuagym
Voor het koppelen met Virtuagym heb je meerdere API-sleutels nodig. Deze kun je binnen Virtuagym terugvinden.
Let op: Elke Club in Virtuagym heeft een eigen set credentials. Je moet daarom per Club afzonderlijk een koppeling installeren.
Vind de API-gegevens in Virtuagym
Log in bij Virtuagym.
Navigeer vervolgens naar Systeeminstellingen (linksonder in het menu).
Ga vervolgens naar Bedrijfsinformatie.
4. Scroll naar beneden en klik op Geavanceerd.
5. Kopieer API key & Clubsleutel.
Je ziet nu de Club sleutel en de API key.
Kopieer beide waardes.
Installeer de Virtuagym-koppeling
Zoek de gewenste Virtuagym-koppeling in Combidesk.
Klik op Installeer deze koppeling.
Je wordt gevraagd om verbinding te maken met Virtuagym.
Plak de eerder gekopieerde API key en Clubsleutel in Combidesk om de koppeling te voltooien:
2. Verbinden met SnelStart
Om te beginnen, klik je op de "Verbind je.." knop:
Je wordt dan doorgestuurd naar het volgende scherm:
Log hier in met een gebruiker die toegang heeft tot de relevante administratie.
Let op: maak je verbinding met een gebruiker met een accountantslicentie? Lees dan eerst dit artikel.
Klik daarna op "Een enkele administratie koppelen":
Selecteer de gewenste administratie:
Druk vervolgens op "Koppel":
3. Configuratie van de koppeling
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Virtuagym stappen in:
Exporteer bestaande data
Wil je bestaande facturen overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wiltToevoegen club ID aan factuurnummer
Wil je de club ID toevoegen aan het factuurnummer?
Stel deze SnelStart stappen in:
Btw hoog grootboekrekening
Selecteer de grootboekrekening om btw hoog omzet op te boekenBtw laag grootboekrekening
Selecteer de grootboekrekening om btw laag omzet op te boekenBtw overig grootboekrekening
Selecteer de grootboekrekening om btw overig op te boekenBtw geen grootboekrekening
Selecteer de grootboekrekening om btw geen op te boekenBtw binnen EU grootboekrekening
Selecteer de grootboekrekening om btw Export binnen EU op te boekenBtw buiten EU grootboekrekening
Selecteer de grootboekrekening om btw Export buiten EU op te boekenSnelStart btw-configuratie
Koppel hier de btw-categorieën van Virtuagym aan SnelStart. Let op! Gebruik SnelStart btw-code 'Geen' voor tarieven met percentage 0% (bijvoorbeeld voor tarieven buiten Nederland). Lees hierover meer in ons help artikel.Controle op e-mailadres uitschakelen?
Moeten we het zoeken van een bestaande debiteur m.b.v. e-mailadres uitschakelen (Kies 'ja' als je meerdere klanten met hetzelfde e-mailadres hebt)?Orders inboeken als
Selecteer hoe orders ingeboekt moeten worden in SnelStart. Verkoopboekingen worden definitieve facturen in SnelStart. Kies je voor Verkoopfactuur dan dienen de artikelen ook in SnelStart te bestaan en kan de (concept)factuur in SnelStart nog worden bewerkt.Verkoopordersjabloon
Selecteer het verkoopordersjabloon dat gebruikt moet worden voor verkoopordersMaak artikelen aan
Geef aan of de koppeling artikelen moet aanmaken indien deze nog niet bestaan. Dit geldt alleen voor artikelen die gebruikt worden in een order. Zorg ervoor dat de artikelen in Virtuagym zijn voorzien van artikelcodes.Koppeling artikelomzetgroepen
Koppel de artikelomzetgroepen aan btw-tarieven. De artikelomzetgroep wordt gebruikt bij het aanmaken van een nieuw artikel in SnelStart indien deze nog niet bestaat.Factuur regels incl. of excl. btw
Geef aan of de factuur regels inclusief of exclusief btw moeten zijn.Jaartal in factuurnummer opnemen
Het factuurnummer in SnelStart zal worden voorafgegaan door het jaartal van de order. Een order uit 2023 met nummer 10330 wordt dus in SnelStart ingevoerd als 202310330.Klantnummer voor Point of Sale bestellingen
Maak je gebruik van een Point of Sale in Virtuagym en wil je deze orders ook in SnelStart boeken? Voer dan hier de relatiecode in van de klant waarop deze orders geboekt moeten worden.Service level
Kies een Service level die aansluit bij je behoefte. Je kunt deze keuze later altijd wijzigen. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
4. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com, kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kun je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
5. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien weinig ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 150, sommigen € 300. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.