Met de Lightspeed Yuki koppeling van Combidesk worden bestellingen automatisch als facturen in Yuki geboekt. In deze handleiding doorloop je stap voor stap de installatie.
1. Verbinden met Lightspeed
Log in op je Lightspeed eCom (C-Series) omgeving.
Ga in het menu naar 'Apps'.
Zoek bovenaan via de zoekbalk op 'Combidesk'.
Je ziet vervolgens alle Combidesk apps. Kies de app die je wilt installeren.
Zodra je de juiste app hebt geselecteerd, klik je rechtsboven op de groene knop 'App installeren'.
2. Verbinden met Yuki
Ga in Yuki naar Instellingen > Integraties > Webservices.
Klik op de zwarte plus linksboven en maak een nieuwe webservice aan. Selecteer de juiste administratie en geef alle rechten. Kopieer de API-sleutel die je ziet. Klik tot slot op bewaren.
Vul vervolgens in Combidesk de API-sleutel voor deze Yuki webservice in.
Ik kan de API-key niet vinden
Als je in Yuki geen optie "Webservices" hebt, dan heb je waarschijnlijk niet voldoende rechten. Om webservices te kunnen beheren, moet je minimaal over de rol "Backoffice" of "Directie" beschikken.
3. Configuratie van de koppeling
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Lightspeed stappen in:
Exporteer data van reeds bestaande bestellingen
Wil je bestaande bestellingen overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt.Selecteer order statussen
Selecteer hier bij welke statussen in Lightspeed een order gesynchroniseerd moet worden. Zorg ervoor dat de order in deze status niet meer wordt bewerkt. Meer toelichting vind je in dit artikel.
Let op: als alle afgeronde orders moeten worden meegenomen, kies dan alle drie de "Afgerond .." statussen.Selecteer betaalstatussen
Welke betaalstatussen van Lightspeed moeten worden meegenomen? "Betaald" is een goede minimale keuze.Factuurnummer gebruiken
Wil je het factuurnummer van de eerste factuur van de order uit Lightspeed gebruiken in Yuki in plaats van het ordernummer?Factuurdatum gebruiken
Wil je de factuurdatum van de eerste factuur van de order uit Lightspeed gebruiken in Yuki in plaats van de orderdatum?Synchroniseren creditnota's
Moeten creditnota's ook gesynchroniseerd worden. En indien ja, moeten bestaande credit nota's meegenomen worden?
Stel deze Yuki stappen in:
Selecteer administratie
Selecteer de administratie waarin de boekingen gedaan moeten worden.Btw-type mapping
Koppel de Lightspeed btw-categorieën aan de btw-types van Yuki voor de verkoopfacturenArtikelcode verzendkosten
Voer de omschrijving in van het artikel waarop de verzendkosten geboekt moeten worden.Artikelcode kosten
Voer de omschrijving in van het artikel waarop de overige kosten geboekt moeten worden.Boeken omzet
Hoe wil je dat de omzet geboekt wordt?Koppeling grootboekrekeningen per land
Koppel hier de landen van Lightspeed aan het juiste grootboek in YukiKoppeling grootboekrekeningen
Koppel hier de btw-categorieën van Lightspeed aan het juiste grootboek in YukiStandaard grootboekrekening producten
Selecteer de standaard grootboekrekening voor artikelen die door de koppeling aangemaakt worden in Yuki.Standaard debiteur
Als je alle orders op een standaard debiteur in Yuki wilt boeken, voer dan hier de code van de standaard debiteur in.Debiteur voor Point of Sale bestellingen
Maak je gebruik van een Point of Sale in Lightspeed en wil je deze orders ook in Yuki boeken? Voer dan hier het debiteurnummer in van de debiteur waarop deze orders geboekt moeten worden.Standaard betaalmethode zakelijk
Selecteer de standaard betaalmethode voor de verkoopfacturen voor zakelijke klanten (B2B).Standaard betaalmethode particulieren
Selecteer de standaard betaalmethode voor de verkoopfacturen voor particuliere klanten (B2C).Hoe wil je omgaan met btw bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen (One-Stop Shop, OSS)?
Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen. Wil je blijven werken zoals voor de btw-wijzigingen van 1 juli 2021, kies dan voor "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening", dan wordt de normale Nederlandse btw in rekening gebracht.
Kies je voor "Maak gebruik van de Unieregeling (OSS)", dan zorgt Combidesk ervoor dat particuliere bestellingen uit andere EU landen aan het relevante Yuki btw-tarief worden gekoppeld. Zorg er wel voor dat in Yuki die btw-tarieven zijn geactiveerd.
Voor meer informatie verwijzen we je door naar dit artikel van Yuki.Service level
Kies een Service level die aansluit bij je behoefte. Je kunt deze keuze later altijd wijzigen. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
4. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com, kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kun je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
5. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien weinig ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 150, sommigen € 300. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.