Koppel Shopify met e-Boekhouden en verwerk bestellingen automatisch als facturen. Bespaar tijd op je Shopify-administratie en houd je boekhouding actueel.
1. Verbinden met Shopify
Je installeert een Combidesk-koppeling rechtstreeks vanuit de Shopify App Store. Log in op de Shopify App Store en zoek naar de app die je wilt installeren. Klik op de app-pagina op Install.
Voordat de installatie wordt afgerond, toont Shopify een overzicht van de gegevens en onderdelen van je winkel waar de app toegang toe vraagt (Shopify Help Center). Lees dit even door en klik daarna op Install om te bevestigen.
Na het klikken op Add app autoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen en/of te schrijven. Zodra dat is gedaan, is de verbinding met Shopify gelegd en word je automatisch doorgeleid naar de configuratiestappen waar je de koppeling verder instelt. Nadat je alle stappen hebt ingesteld, keur je het maandelijkse licentiebedrag goed.
Je geïnstalleerde apps kun je daarna altijd terugvinden via Instellingen → Apps in je Shopify-beheeromgeving (Shopify Help Center).
2. Verbinden met e-Boekhouden.nl
Om verbinding te maken met e-Boekhouden.nl, moet eerst een API-token worden aangemaakt in je e-Boekhouden account.
Klik op 'Verbind je e-Boekhouden account'
Maak een API-token aan in e-Boekhouden.nl
Log in op je e-Boekhouden.nl account.
Ga bovenaan naar 'Beheer' en in het linker menu onder 'Inrichting' op 'Koppelingen'.
Klik op 'API' en dan op e-Boekhouden API > Verder.
Klik op 'Toevoegen +' en maak een API-token aan:
Plak de token en klik op 'Opslaan'
Je e-Boekhouden.nl account is nu verbonden
3. Configuratie van de koppeling
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Shopify stappen in:
Op basis van welke status moeten orders worden gesynchroniseerd naar e-Boekhouden.nl?
Geef hieronder aan bij welke orderstatus(sen) de koppeling de order moet synchroniseren. Let op: zodra een order eenmaal is gesynchroniseerd naar e-Boekhouden.nl, worden eventuele latere wijzigingen in Shopify niet meer bijgewerkt in e-Boekhouden.nl.
Maak je gebruik van een Payment Service Provider (PSP)? Houd er dan rekening mee dat de order eerder in e-Boekhouden.nl dient te staan dan de betaling, omdat anders de betaling niet gematcht kan worden met de openstaande post.Exporteer orders
Wil je bestaande orders overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wiltVerzenddatum ipv orderdatum
Gebruik de verzenddatum als orderdatumVoeg orderregel voor korting toe
Wil je de korting op een aparte orderregel?Wil je voor- en achtervoegsels toevoegen aan de ordernummers?
Als je 'Nee' kiest worden de ordernummers zonder aanpassing overgenomen. Als je 'Ja' kiest wordt het voor- en achtervoegsel dat je in Shopify hebt geconfigureerd (onder Instellingen > Winkelgegevens > Indeling bestellings-ID) toegevoegd aan het ordernummer. Let op: bestaande orders worden niet aangepast. Lees dit artikel voor meer informatie over voor- en achtervoegsels in Shopify.
Kies 'Ja' als je meerdere Shopify webwinkels koppelt aan één administratie in je boekhoudpakket.Exporteer retouren
Wil je tevens retouren overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt. Let op: geannuleerde orders worden niet als retouren gezien.Shopify Payments transacties
Maak je gebruik van Shopify Payments als payment service provider (PSP)? Dan kun je hier aangeven of je wilt dat de ontvangen betalingen automatisch worden verwerkt in je boekhouding.
Kies je voor "Ja"? Dan worden de uitbetalingen van Shopify Payments na overheveling automatisch gekoppeld aan de bijbehorende openstaande posten in je boekhouding. Daarnaast worden de bijbehorende transactiekosten automatisch geboekt. Zo automatiseer je het afletter proces binnen je boekhouding.
Kies "Nee" als je geen gebruik maakt van Shopify Payments, of als je de betalingen zelf wilt bijhouden in je boekhoudprogramma.Exporteer bestaande Shopify Payments transacties
Wil je bestaande Shopify Payments transacties synchroniseren?
Stel deze e-Boekhouden.nl stappen in:
Orders inboeken als
Selecteer hoe orders ingeboekt moeten worden in e-Boekhouden.nl. Als je voor Verkoopfactuur kiest, moet je eerst een factuursjabloon aanmaken in e-Boekhouden.nl. In dit artikel lees je hoe je dat doet.Debiteuren rekening
Selecteer de debiteuren rekeningBoeken omzet
Hoe wil je dat de omzet geboekt wordt?Mapping tegenrekeningen
Map de tegenrekening van de mutaties op de gebruikte btw tarieven in Shopify. Let op: Een tegenrekening dient een Winst en Verlies rekening te zijn.Mapping tegenrekeningen per land
Map de tegenrekening van de mutaties op de gebruikte landen in Shopify. Let op: Een tegenrekening dient een Winst en Verlies rekening te zijn.Tegenrekening
Selecteer de tegenrekening van de mutaties. Let op: Een tegenrekening dient een Winst en Verlies rekening te zijn.Tegenrekening verzendkosten
Selecteer de tegenrekening voor de verzendkostenTegenrekening betaalkosten
Selecteer de tegenrekening voor de betaalkostene-Boekhouden.nl btw-configuratie
Koppel hier de btw-categorieën van Shopify aan e-Boekhouden.nlHoe wil je omgaan met btw bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen (One-Stop Shop, OSS)?
Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen. Wil je blijven werken zoals vóór de btw-wijzigingen van 1 juli 2021, kies dan voor "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening", dan wordt de normale Nederlandse btw in rekening gebracht.
Voor meer informatie verwijzen we je door naar dit artikel van e-Boekhouden.nl.Specifieke EU btw-grootboekrekeningen
In deze stap koppel je per EU-land de juiste btw-grootboekrekening.
Deze rekeningen worden gebruikt om de btw per land correct te verwerken. In dit helpartikel lees je hoe je btw-grootboekrekeningen kunt aanmaken in e-Boekhouden.Standaard debiteur
Als je de bonnen op rekening van een onbekende debiteur toch wilt boeken, voer dan hier de code van de standaard debiteur in.Debiteurnummer voor Point of Sale bestellingen
Maak je gebruik van een Point of Sale in Shopify en wil je deze orders ook in e-Boekhouden.nl boeken? Voer dan hier het debiteurnummer in van de debiteur waarop deze orders geboekt moeten worden.Service level
Kies een Service level die aansluit bij je behoefte. Je kunt deze keuze later altijd wijzigen. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.Selecteer bankrekening
Selecteer de bankrekening waarop alle mutaties gedaan moeten wordenSelecteer tegenrekening kosten
Selecteer de tussenrekening waarop de kosten geboekt moeten wordenSelecteer tegenrekening uitbetalingen
Selecteer de tussenrekening waarop de uitbetalingen geboekt moeten wordenSelecteer tegenrekening niet gevonden betalingen
Selecteer de tegenrekening waarop de betalingen geboekt moeten worden die niet gekoppeld kunnen worden aan een openstaande post
4. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com, kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kun je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
5. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien weinig ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 150, sommigen € 300. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
6. FAQ (Veelgestelde vragen)
Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd?
Deze koppeling synchroniseert standaard iedere 60 minuten volledig automatisch. Je hoeft hiervoor niets te doen. Lukt een synchronisatie niet, dan probeert deze koppeling het bij de eerstvolgende run opnieuw. Als de problemen aanhouden, stellen we je hiervan per e-mail op de hoogte.
Kan de PDF van de order worden meegestuurd naar e-Boekhouden?
Nee helaas, technisch gezien kan de PDF niet worden uitgelezen en dus niet worden meegestuurd naar e-Boekhouden.
Kan ik meerdere Shopify webshops koppelen?
Zeker. Hiervoor dien je de koppeling per webshop apart te installeren.
Dien ik artikelen te synchroniseren?
Artikelen zijn voor mutaties in e-Boekhouden niet nodig.
Wordt voorraad gesynchroniseerd?
Nee, de koppeling synchroniseert geen artikelen naar e-Boekhouden. Houd je voorraad dan ook in Shopify bij.
Worden ook creditorders toegevoegd en hoe werkt dat precies?
Ja, de koppeling synchroniseert ook restituties. Zodra je een Shopify order restitueert (crediteert), zal er in e-Boekhouden een boeking (mutatie) met negatief bedrag van die order worden aangemaakt. LET OP: geannuleerde orders worden niet doorgezet. Dus annuleer een order niet wanneer deze nog als creditorder moet worden gesynchroniseerd.
Kunnen jullie helpen om deze koppeling te installeren?
Absoluut 😀! Heb je even geen tijd of hebben we het te ingewikkeld gemaakt? Geen probleem! Wij kunnen deze koppeling voor je installeren. Hiervoor rekenen we éénmalige installatiekosten. Als je besluit de koppeling toch niet te gebruiken, krijg je dit bedrag terug.
Hoe krijg ik de juiste btw op een e-Boekhouden boeking?
Zorg ervoor dat je in zowel Shopify als e-Boekhouden de gebruikte btw-tarieven geactiveerd hebt. In de koppeling kun je deze btw-tarieven vervolgens aan elkaar koppelen.