Koppel Shopify met Yuki en verwerk bestellingen automatisch in je boekhouding. Shopify-orders direct zichtbaar in Yuki. Bespaar tijd op je administratie.
1. Verbinden met Shopify
Je installeert een Combidesk-koppeling rechtstreeks vanuit de Shopify App Store. Log in op de Shopify App Store en zoek naar de app die je wilt installeren. Klik op de app-pagina op Install.
Voordat de installatie wordt afgerond, toont Shopify een overzicht van de gegevens en onderdelen van je winkel waar de app toegang toe vraagt (Shopify Help Center). Lees dit even door en klik daarna op Install om te bevestigen.
Na het klikken op Add app autoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen en/of te schrijven. Zodra dat is gedaan, is de verbinding met Shopify gelegd en word je automatisch doorgeleid naar de configuratiestappen waar je de koppeling verder instelt. Nadat je alle stappen hebt ingesteld, keur je het maandelijkse licentiebedrag goed.
Je geïnstalleerde apps kun je daarna altijd terugvinden via Instellingen → Apps in je Shopify-beheeromgeving (Shopify Help Center).
2. Verbinden met Yuki
Ga in Yuki naar Instellingen > Integraties > Webservices.
Klik op de zwarte plus linksboven en maak een nieuwe webservice aan. Selecteer de juiste administratie en geef alle rechten. Kopieer de API-sleutel die je ziet. Klik tot slot op bewaren.
Vul vervolgens in Combidesk de API-sleutel voor deze Yuki webservice in.
Ik kan de API-key niet vinden
Als je in Yuki geen optie "Webservices" hebt, dan heb je waarschijnlijk niet voldoende rechten. Om webservices te kunnen beheren, moet je minimaal over de rol "Backoffice" of "Directie" beschikken.
3. Configuratie van de koppeling
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Shopify stappen in:
Op basis van welke status moeten orders worden gesynchroniseerd naar Yuki?
Geef hieronder aan bij welke orderstatus(sen) de koppeling de order moet synchroniseren. Let op: zodra een order eenmaal is gesynchroniseerd naar Yuki, worden eventuele latere wijzigingen in Shopify niet meer bijgewerkt in Yuki.
Maak je gebruik van een Payment Service Provider (PSP)? Houd er dan rekening mee dat de order eerder in Yuki dient te staan dan de betaling, omdat anders de betaling niet gematcht kan worden met de openstaande post.Exporteer orders
Wil je bestaande orders overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wiltVerzenddatum ipv orderdatum
Gebruik de verzenddatum als orderdatumWil je voor- en achtervoegsels toevoegen aan de ordernummers?
Als je 'Nee' kiest worden de ordernummers zonder aanpassing overgenomen. Als je 'Ja' kiest wordt het voor- en achtervoegsel dat je in Shopify hebt geconfigureerd (onder Instellingen > Winkelgegevens > Indeling bestellings-ID) toegevoegd aan het ordernummer. Let op: bestaande orders worden niet aangepast. Lees dit artikel voor meer informatie over voor- en achtervoegsels in Shopify.
Kies 'Ja' als je meerdere Shopify webwinkels koppelt aan één administratie in je boekhoudpakket.Voeg orderregel voor korting toe
Wil je de korting op een aparte orderregel?Exporteer retouren
Wil je tevens retouren overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt. Let op: geannuleerde orders worden niet als retouren gezien.Shopify Payments transacties
Maak je gebruik van Shopify Payments als payment service provider (PSP)? Dan kun je hier aangeven of je wilt dat de ontvangen betalingen automatisch worden verwerkt in je boekhouding.
Kies je voor "Ja"? Dan worden de uitbetalingen van Shopify Payments na overheveling automatisch gekoppeld aan de bijbehorende openstaande posten in je boekhouding. Daarnaast worden de bijbehorende transactiekosten automatisch geboekt. Zo automatiseer je het afletter proces binnen je boekhouding.
Kies "Nee" als je geen gebruik maakt van Shopify Payments, of als je de betalingen zelf wilt bijhouden in je boekhoudprogramma.Exporteer bestaande Shopify Payments transacties
Wil je bestaande Shopify Payments transacties synchroniseren?
Stel deze Yuki stappen in:
Selecteer administratie
Selecteer de administratie waarin de boekingen gedaan moeten worden.Btw-type mapping
Koppel de Shopify btw-categorieën aan de btw-types van Yuki voor de verkoopfacturenArtikelcode verzendkosten
Voer de omschrijving in van het artikel waarop de verzendkosten geboekt moeten worden.Artikelcode kosten
Voer de omschrijving in van het artikel waarop de overige kosten geboekt moeten worden.Boeken omzet
Hoe wil je dat de omzet geboekt wordt?Koppeling grootboekrekeningen per land
Koppel hier de landen van Shopify aan het juiste grootboek in YukiKoppeling grootboekrekeningen
Koppel hier de btw-categorieën van Shopify aan het juiste grootboek in YukiStandaard grootboekrekening producten
Selecteer de standaard grootboekrekening voor artikelen die door de koppeling aangemaakt worden in Yuki.Standaard debiteur
Als je alle orders op een standaard debiteur in Yuki wilt boeken, voer dan hier de code van de standaard debiteur in.Debiteur voor Point of Sale bestellingen
Maak je gebruik van een Point of Sale in Shopify en wil je deze orders ook in Yuki boeken? Voer dan hier het debiteurnummer in van de debiteur waarop deze orders geboekt moeten worden.Standaard betaalmethode zakelijk
Selecteer de standaard betaalmethode voor de verkoopfacturen voor zakelijke klanten (B2B).Standaard betaalmethode particulieren
Selecteer de standaard betaalmethode voor de verkoopfacturen voor particuliere klanten (B2C).Hoe wil je omgaan met btw bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen (One-Stop Shop, OSS)?
Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen. Wil je blijven werken zoals voor de btw-wijzigingen van 1 juli 2021, kies dan voor "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening", dan wordt de normale Nederlandse btw in rekening gebracht.
Kies je voor "Maak gebruik van de Unieregeling (OSS)", dan zorgt Combidesk ervoor dat particuliere bestellingen uit andere EU landen aan het relevante Yuki btw-tarief worden gekoppeld. Zorg er wel voor dat in Yuki die btw-tarieven zijn geactiveerd.
Voor meer informatie verwijzen we je door naar dit artikel van Yuki.Service level
Kies een Service level die aansluit bij je behoefte. Je kunt deze keuze later altijd wijzigen. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.IBAN
Voer hier het IBAN in van de bankrekening in Yuki waarop de transacties geboekt moeten worden.
4. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com, kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kun je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
5. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien weinig ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 150, sommigen € 300. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
6. FAQ (Veelgestelde vragen)
Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd?
Deze koppeling synchroniseert standaard iedere 60 minuten volledig automatisch. Je hoeft hiervoor niets te doen. Lukt een synchronisatie niet, dan probeert deze koppeling het bij de eerstvolgende run opnieuw. Als de problemen aanhouden, stellen we je hiervan per e-mail op de hoogte.
Kan de PDF van de order worden meegestuurd naar Yuki?
Nee helaas, technisch gezien kan de PDF niet worden uitgelezen en dus niet worden meegestuurd naar Yuki.
Kan ik meerdere Shopify webshops koppelen?
Zeker. Hiervoor dien je de koppeling per webshop apart te installeren.
Dien ik artikelen te synchroniseren?
De koppeling synchroniseert de Shopify artikelen naar Yuki om deze te kunnen gebruiken in de verkoopfactuur. Dit gebeurt automatisch.
Wordt voorraad gesynchroniseerd?
Nee, de koppeling synchroniseert geen voorraad naar Yuki. Houd je voorraad dan ook in Shopify bij.
Worden ook creditorders toegevoegd en hoe werkt dat precies?
Ja, de koppeling synchroniseert ook restituties. Zodra je een Shopify order restitueert (crediteert), zal er in Yuki een verkoopfactuur met negatief bedrag van die order worden aangemaakt. LET OP: geannuleerde orders worden niet doorgezet. Dus annuleer een order niet wanneer deze nog als creditorder moet worden gesynchroniseerd.
Kunnen jullie helpen om deze koppeling te installeren?
Absoluut 😀! Heb je even geen tijd of hebben we het te ingewikkeld gemaakt? Geen probleem! Wij kunnen deze koppeling voor je installeren. Hiervoor rekenen we éénmalige installatiekosten. Als je besluit de koppeling toch niet te gebruiken, krijg je dit bedrag terug.
Hoe krijg ik de juiste btw op een Yuki factuur?
Zorg ervoor dat je in zowel Shopify als Yuki de gebruikte btw-tarieven geactiveerd hebt. In de koppeling kun je deze btw-tarieven vervolgens aan elkaar koppelen.