Koppel Plug&Pay met Moneybird en verwerk bestellingen automatisch als facturen. Bespaar tijd op je administratie en houd je boekhouding altijd actueel.
1. Verbinden met Plug&Pay
Om Plug&Pay te verbinden, heb je een API-sleutel nodig vanuit je Plug&Pay account. Hieronder leggen we je uit hoe je die aanmaakt en invoert.
Maak een API-sleutel aan in Plug&Pay
Log in op je Plug&Pay account.
Klik op "Nieuwe API sleutel toevoegen".
Geef de sleutel een herkenbare naam (bijv. Combidesk) en sla op.
Kopieer de gegenereerde API-sleutel — je hebt hem direct nodig.
Heb je nog geen Plug&Pay account? Klik dan op "Plug&Pay account aanmaken" in het koppelvenster om je gratis te registreren.
Voer de API-sleutel in via Combidesk
Ga naar je Combidesk dashboard en open de Plug&Pay koppeling.
Plak de gekopieerde API-sleutel in het invoerveld.
Klik op "Opslaan".
Gelukt! Je Plug&Pay account is nu verbonden.
2. Verbinden met Moneybird
Om te verbinden met Moneybird, klik je op de de "Verbind je.." knop:
Als je nog niet bent ingelogd in Moneybird, zie je eerst het loginscherm:
Na inloggen met een gebruikersaccount met voldoende rechten, zie je het scherm waar je de app toegang kunt geven tot je administratie:
Hier kies je de relevante administratie en klik je op "Toestaan". Nu heeft Combidesk via de Moneybird API toegang tot de gegevens in je administratie.
3. Configuratie van de koppeling
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Plug&Pay stappen in:
Groeperen orderregels
Dienen orderregels gegroepeerd te worden per btw-code en grootboekrekening? LET OP: kies je voor JA, dan vervalt de omschrijving op de orderregel.Exporteer bestaande facturen
Wil je bestaande facturen overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wiltOrder- of factuurnummers gebruiken
Kies hier of je ordernummers of factuurnummers wilt gebruiken in Moneybird.Registreer betaling
Moeten voor betaalde orders in Moneybird ook betalingen geregistreerd worden in Plug&Pay?
Stel deze Moneybird stappen in:
Selecteer de categorie voor facturen
Selecteer hier de categorie waarop de factuur geboekt moet worden.
Let op! Als je gebruikmaakt van meerdere grootboekrekeningen in Plug&Pay, dien je in Moneybird voor elke grootboekrekening een categorie aan te maken met hetzelfde nummer.
Mochten we de categorie niet kunnen matchen, dan wordt onderstaande categorie toegepast.Orders inboeken als
Selecteer hoe orders geboekt moeten worden in Moneybird: als verkoopfactuur, of als externe factuur.
Let op! Voordat we een verkoopfactuur aanmaken, controleren we of deze reeds bestaat met hetzelfde factuurnummer. We controleren niet op het reeds bestaan van externe facturen.
Andersom geldt dit ook; bij het aanmaken van externe facuturen controleren we alleen op het reeds bestaan van een soorgelijke externe factuur.Selecteer het factuur profiel
Dit profiel wordt gebruikt bij het aanmaken van de verkoopfactuurGewenste factuurstatus en verzendvoorkeur
Geef aan welke status de verkoopfactuur moet krijgen in Moneybird. Je kunt er tevens voor kiezen om Moneybird de factuur te laten verzenden. In dat geval zal de standaard verzendmethode voor het Moneybird-contact worden toegepast.
Let op! Het daadwerkelijk verzenden doen we alleen voor facturen die geen onderdeel zijn van de initiële export van facturen.Selecteer de workflow
Deze workflow wordt aan de verkoopfacturen toegevoegd.Factuurnummering
Wil je de factuurnummers uit Plug&Pay gebruiken? Indien ja, verander dan ook het factuurnummersjabloon in Moneybird in '{id}' (via Instellingen -> Nummering & kopie mail). Let op, dit betekent dat je zelf geen facturen meer kunt aanmaken in Moneybird (ivm oplopende factuurnummering).Moneybird btw-configuratie
Koppel hier de btw-categorieën van Plug&Pay aan MoneybirdOriginele facturen bijvoegen
Moeten de originele facturen (indien beschikbaar) uit Plug&Pay als bijlage worden bijgevoegd?Controle op e-mailadres uitschakelen?
Moeten we het zoeken van een bestaand contact m.b.v. e-mailadres uitschakelen (Kies 'ja' als je meerdere klanten met hetzelfde e-mailadres hebt)?Wil je voor incasso's een speciale workflow gebruiken?
Kies de workflow voor incasso's
Deze workflow wordt gebruikt voor incasso's.Hoe wil je omgaan met btw bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen (One-Stop Shop, OSS)?
Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen. Wil je blijven werken zoals vóór de btw-wijzigingen van 1 juli 2021, kies dan voor "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening", dan wordt de normale Nederlandse btw in rekening gebracht.
Kies je voor "Maak gebruik van de Unieregeling (OSS)", dan zorgt Combidesk ervoor dat particuliere bestellingen uit andere EU landen aan het relevante Moneybird btw-tarief worden gekoppeld. Zorg ervoor voor dat in Moneybird die btw-tarieven zijn geactiveerd.
Zorg er ook voor dat de instellingen in je webwinkel overeenkomen met deze keuze!
Voor meer informatie verwijzen we je door naar dit artikel van Moneybird.Service level
Kies een Service level die aansluit bij je behoefte. Je kunt deze keuze later altijd wijzigen. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
4. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com, kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kun je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
5. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien weinig ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 150, sommigen € 300. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
6. FAQ (Veelgestelde vragen)
Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd?
Deze koppeling synchroniseert iedere 60 minuten volledig automatisch. Je hoeft hiervoor niets te doen. Lukt een synchronisatie niet, dan probeert deze koppeling het bij de eerstvolgende run opnieuw. Als de problemen aanhouden, stellen we je hiervan per e-mail op de hoogte.
Zijn mijn gegevens veilig als ik deze koppeling gebruik?
Wij nemen de veiligheid van jouw gegevens zeer serieus. Wij draaien onze software in een Nederlands datacenter en voldoen aan alle normen die nodig zijn om je gegevens veilig te verwerken. Gegevens van je klanten slaan we niet op, we wisselen ze alleen uit tussen je verbonden pakketten.
Worden de PDF-facturen ook vanuit Plug&Pay meegestuurd naar het boekhoudpakket?
Ja, de Plug&Pay Moneybird koppeling stuurt de PDF-facturen automatisch mee naar Moneybird, zodat alles direct overzichtelijk in je boekhoudpakket staat.
Kunnen jullie helpen om deze koppeling te installeren?
Absoluut 😀! Heb je even geen tijd of hebben we het te ingewikkeld gemaakt? Geen probleem! Wij kunnen deze koppeling voor je installeren. Hiervoor rekenen we éénmalige installatiekosten. Als je besluit de koppeling toch niet te gebruiken, krijg je dit bedrag terug.
Moet ik betaalgegevens invoeren om deze koppeling te installeren?
Nee, tijdens de proefperiode is het niet nodig om betaalgegevens in te voeren. Besluit je na de proefperiode gebruik te blijven maken van de koppeling, dan ontvang je tijdig informatie over hoe de koppeling te bestellen.
Wat is de opzegtermijn van deze koppeling?
Al onze koppelingen hebben een opzegtermijn van 1 maand. Je zit dus niet vast aan lange termijnen. Een eventueel restbedrag bij een jaarabonnement storten we uiteraard terug op je rekening.
Worden de facturen automatisch afgeletterd?
Ja, in combinatie met de Mollie Moneybird koppeling van Combidesk worden facturen automatisch gematcht aan de openstaande verkoopfactuur.