Koppel VirtuaGym met e-Boekhouden en verwerk ledenadministratie en betalingen automatisch in je boekhouding. Bespaar tijd op je sportschooladministratie.
1. Verbinden met Virtuagym
Voor het koppelen met Virtuagym heb je meerdere API-sleutels nodig. Deze kun je binnen Virtuagym terugvinden.
Let op: Elke Club in Virtuagym heeft een eigen set credentials. Je moet daarom per Club afzonderlijk een koppeling installeren.
Vind de API-gegevens in Virtuagym
Log in bij Virtuagym.
Navigeer vervolgens naar Systeeminstellingen (linksonder in het menu).
Ga vervolgens naar Bedrijfsinformatie.
4. Scroll naar beneden en klik op Geavanceerd.
5. Kopieer API key & Clubsleutel.
Je ziet nu de Club sleutel en de API key.
Kopieer beide waardes.
Installeer de Virtuagym-koppeling
Zoek de gewenste Virtuagym-koppeling in Combidesk.
Klik op Installeer deze koppeling.
Je wordt gevraagd om verbinding te maken met Virtuagym.
Plak de eerder gekopieerde API key en Clubsleutel in Combidesk om de koppeling te voltooien:
2. Verbinden met e-Boekhouden.nl
Om verbinding te maken met e-Boekhouden.nl, moet eerst een API-token worden aangemaakt in je e-Boekhouden account.
Klik op 'Verbind je e-Boekhouden account'
Maak een API-token aan in e-Boekhouden.nl
Log in op je e-Boekhouden.nl account.
Ga bovenaan naar 'Beheer' en in het linker menu onder 'Inrichting' op 'Koppelingen'.
Klik op 'API' en dan op e-Boekhouden API > Verder.
Klik op 'Toevoegen +' en maak een API-token aan:
Plak de token en klik op 'Opslaan'
Je e-Boekhouden.nl account is nu verbonden
3. Configuratie van de koppeling
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Virtuagym stappen in:
Exporteer bestaande data
Wil je bestaande facturen overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wiltToevoegen club ID aan factuurnummer
Wil je de club ID toevoegen aan het factuurnummer?
Stel deze e-Boekhouden.nl stappen in:
Debiteuren rekening
Selecteer de debiteuren rekeningTegenrekening
Selecteer de tegenrekening waarop de omzet geboekt moet worden. Let op: Een tegenrekening dient een Winst en Verlies rekening te zijn.
Gebruik je meerdere grootboekrekeningen voor omzetboekingen? Zorg er dan voor dat deze rekeningen in beide pakketten aanwezig zijn. De koppeling zorgt er vervolgens automatisch voor dat de omzet op de juiste grootboekrekening wordt geboekt. Meer details over deze werkwijze lees je in dit artikel.e-Boekhouden.nl btw-configuratie
Koppel hier de btw-categorieën van Virtuagym aan e-Boekhouden.nlHoe wil je omgaan met btw bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen (One-Stop Shop, OSS)?
Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen. Wil je blijven werken zoals vóór de btw-wijzigingen van 1 juli 2021, kies dan voor "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening", dan wordt de normale Nederlandse btw in rekening gebracht.
Voor meer informatie verwijzen we je door naar dit artikel van e-Boekhouden.nl.Specifieke EU btw-grootboekrekeningen
In deze stap koppel je per EU-land de juiste btw-grootboekrekening.
Deze rekeningen worden gebruikt om de btw per land correct te verwerken. In dit helpartikel lees je hoe je btw-grootboekrekeningen kunt aanmaken in e-Boekhouden.Debiteurnummer voor gastbestellingen
Maak je gebruik van gastbestellingen in Virtuagym en wil je deze orders ook in e-Boekhouden.nl boeken? Voer dan hier het debiteurnummer in van de debiteur waarop deze orders geboekt moeten worden.Service level
Kies een Service level die aansluit bij je behoefte. Je kunt deze keuze later altijd wijzigen. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
4. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com, kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kun je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
5. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien weinig ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 150, sommigen € 300. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.