Koppel VirtuaGym met Moneybird en laat ledenbijdragen automatisch verwerken als facturen. Bespaar tijd op je administratie en houd Moneybird altijd actueel.
1. Verbinden met Virtuagym
Voor het koppelen met Virtuagym heb je meerdere API-sleutels nodig. Deze kun je binnen Virtuagym terugvinden.
Let op: Elke Club in Virtuagym heeft een eigen set credentials. Je moet daarom per Club afzonderlijk een koppeling installeren.
Vind de API-gegevens in Virtuagym
Log in bij Virtuagym.
Navigeer vervolgens naar Systeeminstellingen (linksonder in het menu).
Ga vervolgens naar Bedrijfsinformatie.
4. Scroll naar beneden en klik op Geavanceerd.
5. Kopieer API key & Clubsleutel.
Je ziet nu de Club sleutel en de API key.
Kopieer beide waardes.
Installeer de Virtuagym-koppeling
Zoek de gewenste Virtuagym-koppeling in Combidesk.
Klik op Installeer deze koppeling.
Je wordt gevraagd om verbinding te maken met Virtuagym.
Plak de eerder gekopieerde API key en Clubsleutel in Combidesk om de koppeling te voltooien:
2. Verbinden met Moneybird
Om te verbinden met Moneybird, klik je op de de "Verbind je.." knop:
Als je nog niet bent ingelogd in Moneybird, zie je eerst het loginscherm:
Na inloggen met een gebruikersaccount met voldoende rechten, zie je het scherm waar je de app toegang kunt geven tot je administratie:
Hier kies je de relevante administratie en klik je op "Toestaan". Nu heeft Combidesk via de Moneybird API toegang tot de gegevens in je administratie.
3. Configuratie van de koppeling
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Virtuagym stappen in:
Exporteer bestaande data
Wil je bestaande facturen overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wiltToevoegen club ID aan factuurnummer
Wil je de club ID toevoegen aan het factuurnummer?
Stel deze Moneybird stappen in:
Koppeling categorieën
Koppel de categorieën aan Virtuagym omzetgroepenSelecteer de categorie voor facturen
Selecteer hier de categorie waarop de factuur geboekt moet worden.Orders inboeken als
Selecteer hoe orders geboekt moeten worden in Moneybird: als verkoopfactuur, of als externe factuur.
Let op! Voordat we een verkoopfactuur aanmaken, controleren we of deze reeds bestaat met hetzelfde factuurnummer. We controleren niet op het reeds bestaan van externe facturen.
Andersom geldt dit ook; bij het aanmaken van externe facuturen controleren we alleen op het reeds bestaan van een soorgelijke externe factuur.Selecteer het factuur profiel
Dit profiel wordt gebruikt bij het aanmaken van de verkoopfactuurGewenste factuurstatus en verzendvoorkeur
Geef aan welke status de verkoopfactuur moet krijgen in Moneybird. Je kunt er tevens voor kiezen om Moneybird de factuur te laten verzenden. In dat geval zal de standaard verzendmethode voor het Moneybird-contact worden toegepast.
Let op! Het daadwerkelijk verzenden doen we alleen voor facturen die geen onderdeel zijn van de initiële export van facturen.Selecteer de workflow
Deze workflow wordt aan de verkoopfacturen toegevoegd.Factuurnummering
Wil je de factuurnummers uit Virtuagym gebruiken? Indien ja, verander dan ook het factuurnummersjabloon in Moneybird in '{id}' (via Instellingen -> Nummering & kopie mail). Let op, dit betekent dat je zelf geen facturen meer kunt aanmaken in Moneybird (ivm oplopende factuurnummering).Moneybird btw-configuratie
Koppel hier de btw-categorieën van Virtuagym aan MoneybirdControle op e-mailadres uitschakelen?
Moeten we het zoeken van een bestaand contact m.b.v. e-mailadres uitschakelen (Kies 'ja' als je meerdere klanten met hetzelfde e-mailadres hebt)?Klantnummer voor gastbestellingen
Maak je gebruik van gastbestellingen in Virtuagym en wil je deze orders ook in Moneybird boeken? Voer dan hier het klantnummer in van de klant waarop deze orders geboekt moeten worden.Service level
Kies een Service level die aansluit bij je behoefte. Je kunt deze keuze later altijd wijzigen. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
4. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com, kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kun je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
5. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien weinig ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 150, sommigen € 300. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.