Met de Shopify SnelStart koppeling van Combidesk worden bestellingen automatisch als facturen in SnelStart geboekt. In deze handleiding doorloop je stap voor stap de installatie.
Inhoudsopgave
1. Verbinden met Shopify
Je installeert een Combidesk-koppeling rechtstreeks vanuit de Shopify App Store. Log in op de Shopify App Store en zoek naar de app die je wilt installeren. Klik op de app-pagina op Install.
Voordat de installatie wordt afgerond, toont Shopify een overzicht van de gegevens en onderdelen van je winkel waar de app toegang toe vraagt (Shopify Help Center). Lees dit even door en klik daarna op Install om te bevestigen.
Na het klikken op Add app autoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen en/of te schrijven. Zodra dat is gedaan, is de verbinding met Shopify gelegd en word je automatisch doorgeleid naar de configuratiestappen waar je de koppeling verder instelt. Nadat je alle stappen hebt ingesteld, keur je het maandelijkse licentiebedrag goed.
Je geïnstalleerde apps kun je daarna altijd terugvinden via Instellingen → Apps in je Shopify-beheeromgeving (Shopify Help Center).
2. Verbinden met SnelStart
Om te beginnen, klik je op de "Verbind je.." knop:
Je wordt dan doorgestuurd naar het volgende scherm:
Log hier in met een gebruiker die toegang heeft tot de relevante administratie.
Let op: maak je verbinding met een gebruiker met een accountantslicentie? Lees dan eerst dit artikel.
Klik daarna op "Een enkele administratie koppelen":
Selecteer de gewenste administratie:
Druk vervolgens op "Koppel":
3. Configuratie van de koppeling
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Shopify stappen in:
Op basis van welke status moeten orders worden gesynchroniseerd naar SnelStart?
Geef hieronder aan bij welke orderstatus(sen) de koppeling de order moet synchroniseren. Let op: zodra een order eenmaal is gesynchroniseerd naar SnelStart, worden eventuele latere wijzigingen in Shopify niet meer bijgewerkt in SnelStart.
Maak je gebruik van een Payment Service Provider (PSP)? Houd er dan rekening mee dat de order eerder in SnelStart dient te staan dan de betaling, omdat anders de betaling niet gematcht kan worden met de openstaande post.Exporteer orders
Wil je bestaande orders overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wiltVerzenddatum ipv orderdatum
Gebruik de verzenddatum als orderdatumVoeg orderregel voor korting toe
Wil je de korting op een aparte orderregel?Selecteer product identifier
Welke Shopify product identifier moeten we gebruiken om te matchen? Let op, indien je kiest voor barcode dient deze bij alle product varianten ingevuld te zijn.Wil je voor- en achtervoegsels toevoegen aan de ordernummers?
Als je 'Nee' kiest worden de ordernummers zonder aanpassing overgenomen. Als je 'Ja' kiest wordt het voor- en achtervoegsel dat je in Shopify hebt geconfigureerd (onder Instellingen > Winkelgegevens > Indeling bestellings-ID) toegevoegd aan het ordernummer. Let op: bestaande orders worden niet aangepast. Lees dit artikel voor meer informatie over voor- en achtervoegsels in Shopify.
Kies 'Ja' als je meerdere Shopify webwinkels koppelt aan één administratie in je boekhoudpakket.Exporteer retouren
Wil je tevens retouren overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt. Let op: geannuleerde orders worden niet als retouren gezien.Shopify Payments transacties
Maak je gebruik van Shopify Payments als payment service provider (PSP)? Dan kun je hier aangeven of je wilt dat de ontvangen betalingen automatisch worden verwerkt in je boekhouding.
Kies je voor "Ja"? Dan worden de uitbetalingen van Shopify Payments na overheveling automatisch gekoppeld aan de bijbehorende openstaande posten in je boekhouding. Daarnaast worden de bijbehorende transactiekosten automatisch geboekt. Zo automatiseer je het afletter proces binnen je boekhouding.
Kies "Nee" als je geen gebruik maakt van Shopify Payments, of als je de betalingen zelf wilt bijhouden in je boekhoudprogramma.Exporteer bestaande Shopify Payments transacties
Wil je bestaande Shopify Payments transacties synchroniseren?
Stel deze SnelStart stappen in:
Orders inboeken als
Selecteer hoe orders ingeboekt moeten worden in SnelStart. Verkoopboekingen worden definitieve facturen in SnelStart. Kies je voor Verkoopfactuur dan dienen de artikelen ook in SnelStart te bestaan en kan de (concept)factuur in SnelStart nog worden bewerkt.Verkoopordersjabloon
Selecteer het verkoopordersjabloon dat gebruikt moet worden voor verkoopordersMaak artikelen aan
Geef aan of de koppeling artikelen moet aanmaken indien deze nog niet bestaan. Dit geldt alleen voor artikelen die gebruikt worden in een order. Zorg ervoor dat de artikelen in Shopify zijn voorzien van artikelcodes.Btw hoog grootboekrekening
Selecteer de grootboekrekening om btw hoog omzet op te boekenBtw laag grootboekrekening
Selecteer de grootboekrekening om btw laag omzet op te boekenArtikelnummer verzendkosten
Voer hier het artikelnummer in waarop de verzendkosten geboekt moeten worden.Btw overig grootboekrekening
Selecteer de grootboekrekening om btw overig op te boekenHoe wil je omgaan met btw bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen (One-Stop Shop, OSS)?
Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen. Wil je blijven werken zoals vóór de btw-wijzigingen van 1 juli 2021, kies dan voor "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening", dan wordt de normale Nederlandse btw in rekening gebracht.
Voor meer informatie verwijzen we je door naar dit artikel van SnelStart.Standaard grootboekrekeningen unieregeling (One-Stop Shop, OSS)
Selecteer per btw-type de standaard grootboekrekening voor buitenlandse omzet indien je gebruikmaakt van de Unieregeling (OSS).Controle op e-mailadres uitschakelen?
Moeten we het zoeken van een bestaande debiteur m.b.v. e-mailadres uitschakelen (Kies 'ja' als je meerdere klanten met hetzelfde e-mailadres hebt)?Koppeling artikelomzetgroepen
Koppel de artikelomzetgroepen aan btw-tarieven. De artikelomzetgroep wordt gebruikt bij het aanmaken van een nieuw artikel in SnelStart indien deze nog niet bestaat.Factuur regels incl. of excl. btw
Geef aan of de factuur regels inclusief of exclusief btw moeten zijn.Grootboekrekening verzendkosten
Als je een afwijkende grootboekrekening wilt gebruiken voor je verzendkosten, selecteer deze dan hier.Grootboekrekening verzendkosten btw laag
Als je een afwijkende grootboekrekening wilt gebruiken voor je verzendkosten met btw laag, selecteer deze dan hier.Grootboekrekening verzendkosten btw overig
Als je een afwijkende grootboekrekening wilt gebruiken voor je verzendkosten met btw geen of overig, selecteer deze dan hier.Klantnummer voor Point of Sale bestellingen
Maak je gebruik van een Point of Sale in Shopify en wil je deze orders ook in SnelStart boeken? Voer dan hier de relatiecode in van de klant waarop deze orders geboekt moeten worden.Standaard debiteur
Als je de orders op een standaard debiteur in SnelStart wilt boeken, voer dan hier de relatiecode in van de klant waarop deze orders geboekt moeten worden.Betalingsreferentie opnemen in SnelStart omschrijving?
Maak je gebruik van een betaalprovider en wil je in de SnelStart omschrijving de betalingsreferentie zichtbaar hebben? Dit is nodig om automatisch te kunnen afletteren.Service level
Kies een Service level die aansluit bij je behoefte. Je kunt deze keuze later altijd wijzigen. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.Selecteer bankdagboek
Selecteer het bankdagboek waarin de uitbetalingen gemaakt moeten worden.Selecteer grootboekrekening voor onbekende betalingen
Selecteer grootboekrekening voor betalingen die niet gematcht kunnen worden met een verkoopfactuur.Selecteer grootboekrekening voor kosten
Selecteer grootboekrekening waar de kosten voor de verkopen op geboekt moeten worden.Selecteer grootboekrekening voor uitbetalingen
Selecteer grootboekrekening waar de uitbetalingen op geboekt moeten worden.
4. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com, kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kun je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
5. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien weinig ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 150, sommigen € 300. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
6. FAQ (Veelgestelde vragen)
Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd?
Deze koppeling synchroniseert standaard iedere 120 minuten volledig automatisch. Je hoeft hiervoor niets te doen. Lukt een synchronisatie niet, dan probeert deze koppeling het bij de eerstvolgende run opnieuw. Als de problemen aanhouden, stellen we je hiervan per e-mail op de hoogte.
Welk pakket moet ik van SnelStart bezitten?
Deze koppeling is te gebruiken vanaf SnelStart InKaart.
Kan de PDF van de order worden meegestuurd naar SnelStart?
Nee helaas, technisch gezien kan de PDF niet worden uitgelezen en dus niet worden meegestuurd naar SnelStart.
Kan ik meerdere Shopify webshops koppelen?
Zeker. Hiervoor dien je de koppeling per webshop apart te installeren.
Dien ik artikelen te synchroniseren?
Artikelen zijn voor Verkoopboekingen niet nodig. Alleen wanneer je kiest om Verkoopfacturen of Verkooporders aan te maken in SnelStart, wordt er een match gedaan op artikelcode. Voor het aanmaken van een factuur of order dienen de artikelen te bestaan of te worden aangemaakt in SnelStart. Zorg er dan voor dat je de artikelcodes in Shopify ook gevuld hebt.
Wat is het verschil tussen verkoopboekingen en verkoopfacturen en waar vind ik ze terug?
Verkoopboekingen worden in SnelStart web als definitieve factuur ingeboekt en in SnelStart 12 onder Boekhouden > Dagboek 1300. Verkoopfacturen worden als conceptfactuur in SnelStart web geplaatst zodat ze nog kunnen worden aangepast. In SnelStart 12 komen ze terug als order, inder het tabblad Facturen > Orderbeheer > Vul de lijst.
Wordt voorraad gesynchroniseerd?
Alleen bij Verkoopfacturen wordt de voorraad in SnelStart bijgewerkt. Shopify is daarbij leidend. Handmatige voorraad aanpassingen worden niet bijgewerkt in SnelStart. Ook gaat voorraad vanuit SnelStart niet terug richting Shopify.
Worden ook creditorders toegevoegd en hoe werkt dat precies?
Ja, de koppeling synchroniseert ook restituties. Zodra je een Shopify order restitueert (crediteert), zal er in SnelStart een creditfactuur (factuur met negatief bedrag) van die order worden aangemaakt. LET OP: geannuleerde orders worden niet doorgezet. Dus annuleer een order niet wanneer deze nog als creditorder moet worden gesynchroniseerd.
Kunnen jullie helpen om deze koppeling te installeren?
Absoluut 😀! Heb je even geen tijd of hebben we het te ingewikkeld gemaakt? Geen probleem! Wij kunnen deze koppeling voor je installeren. Hiervoor rekenen we éénmalige installatiekosten. Als je besluit de koppeling toch niet te gebruiken, krijg je dit bedrag terug.
Hoe krijg ik de juiste btw op een SnelStart factuur?
Zorg ervoor dat je in zowel Shopify als SnelStart de gebruikte btw-tarieven geactiveerd hebt. De koppeling zal in dat geval altijd de juiste btw-tarieven hanteren. Mist een tarief in SnelStart, dan vallen we terug op een standaard tarief. Bekijk ook even ons kenniscentrum en zoek op 'btw'.