Koppel Simplicate met Unit4 en synchroniseer projectdata automatisch met je boekhouding. Minder handmatig werk en altijd actuele financiële cijfers in Unit4.
1. Verbinden met Simplicate
Hieronder leggen we uit hoe de koppeling kunt activeren via Simplicate.
Simplicate Boekhoudkoppelingen pagina
Voor het activeren van de koppeling ga je in Simplicate naar Instellingen > Facturen > Boekhoudkoppeling. Klik bij op groene knop van welk boekhoudprogramma je wilt koppelen. ‘Installeren’:
Er wordt nu een uitleg gegeven wat er wordt gedaan.
Klik op ik begrijp het, ga verder.
De koppelpagina van Combidesk wordt nu geopend waarbij je Simplicate en SnelStart in beeld ziet en met elkaar kunt verbinden.
Klik op 'Verbind je Simplicate account':
Simplicate vraagt nu om de domeinnaam in te vullen.
Dit is adres waarmee je inlogt op Simplicate en is meestal je bedrijfsnaam.
Bijvoorbeeld 'bedrijfsnaam.simplicate.nl'.
Klik vervolgens op Inloggen via Simplicate.
Omdat je reeds bent ingelogd in Simplicate wordt de vraag gesteld of Combidesk toegang mag krijgen tot jouw Simplicate omgeving:
Je komt, na toestemming te hebben gegeven, weer terug op de koppelpagina van Combidesk. Je ziet hier het e-mailadres van het account waarmee je bent ingelogd in Simplicate.
2. Verbinden met Exact Multivers
Voor een koppeling met Exact Multivers is het handig om van tevoren alle benodigde inloggegevens bij de hand te hebben. Hieronder vind je een overzicht van de vereiste inloggegevens:
Portal gebruikersnaam: Dit is de reguliere inlognaam van de gebruiker zonder "@u4bsw.nl".
Portal wachtwoord: Het bijbehorende wachtwoord van de portal gebruiker.
Multivers gebruikersnaam: In veel gevallen is dit "SYSTEEM".
Multivers wachtwoord: Dit wachtwoord is vaak blanco. In sommige gevallen kan het echter gewijzigd zijn; in dat geval is het wachtwoord bekend bij de beheerder van de omgeving.
Hieronder een voorbeeld:
3. Configuratie van de koppeling
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Simplicate stappen in:
Selecteer bedrijfsprofiel
Selecteer het bedrijfsprofiel waarop gefilterd moet worden.Exporteer facturen
Wil je bestaande facturen overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wiltGroeperen orderregels
Dienen orderregels gegroepeerd te worden per btw-code en grootboekrekening? LET OP: kies je voor JA, dan vervalt de omschrijving op de orderregel.Gebruik boekingsdatum
Moet de boekingsdatum die bij het exporteren vanuit Simplicate is ingevoerd gebruikt worden als factuurdatum?Registreer betaling
Moeten voor betaalde orders ook betalingen geregistreerd worden?Contact synchronisatie
Moeten alle contacten overgeheveld worden?
Let op! Dit zijn alle contacten uit je Simplicate account. We adviseren je om deze stap op Nee te zetten.
Stel deze Exact Multivers stappen in:
Selecteer administratie
Selecteer de administratie waar aan verbonden wordtSelecteer dagboek
Selecteer het dagboek waar de facturen in geboekt wordenSelecteer standaard grootboekrekening
Selecteer de standaard grootboekrekening die gebruikt moet worden indien Simplicate geen grootboekrekening aanlevert. Maak je gebruik van meerdere grootboekrekeningen? Zorg er voor dat deze rekeningen in beide pakketten aanwezig zijn en de koppeling zorgt dan automatisch voor het boeken op de juiste grootboekrekening.Btw-code mapping
Koppel de Software Gemak btw-codes aan Simplicate btw-codesKostenplaats mapping
Ken een Software Gemak kostenplaats toe aan elke administratie in SimplicateSelecteer kostenplaats
Selecteer de kostenplaats voor facturenSelecteer de standaard betalingsconditie
Selecteer de standaard betalingsconditie voor facturenBetalingsconditie mapping
Koppel de Software Gemak betalingscondities aan de betalingscondities van SimplicateToevoegen relatienummer aan nieuwe klanten
Wil je dat de koppeling het relatienummer uit Simplicate gebruikt als debiteurnummer én om debiteuren te herkennen? Als er geen debiteur wordt gevonden op basis van het relatienummer, zoekt de koppeling op (bedrijf)naam of e-mailadres. Wordt er nog steeds geen bestaande debiteur gevonden, dan wordt automatisch een nieuwe debiteur aangemaakt.Controle op e-mailadres uitschakelen?
Moeten we het zoeken van een bestaande klant m.b.v. e-mailadres uitschakelen (Kies 'ja' als je meerdere klanten met hetzelfde e-mailadres hebt)?Service level
Kies een Service level die aansluit bij je behoefte. Je kunt deze keuze later altijd wijzigen. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
4. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com, kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kun je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
5. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien weinig ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 150, sommigen € 300. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.