Koppel WooCommerce met Yuki en verwerk bestellingen automatisch in je boekhouding. WooCommerce-orders direct zichtbaar in Yuki. Bespaar tijd op je administratie.
Inhoudsopgave
1. Verbinden met WooCommerce
Om een koppeling met WooCommerce te maken, heb je een API key en API secret nodig.
Verbinding maken met WooCommerce
Log in op je WordPress-omgeving.
Ga in de WooCommerce-plugin naar Instellingen.
Klik op Geavanceerd en vervolgens op REST API.
API Key aanmaken
Klik op Add key om een nieuwe API key aan te maken.
Vul bij de Omschrijving bijvoorbeeld
Combideskin.Selecteer de gewenste gebruiker.
Bij Rechten / Permissions kies je Read/Write.
Sla de key op en noteer zowel de API key als de API secret, deze heb je later nodig voor de koppeling.
Pretty Permalinks instellen
Om de WooCommerce API te kunnen gebruiken, moeten in de WordPress-omgeving zogenaamde pretty permalinks zijn ingesteld.
Ga naar Instellingen → Permalinks in WordPress.
Check of de permalink-structuur op een andere optie staat als 'Eenvoudig/ Plain'.
Staat deze al anders dan Eenvoudig / Plain? Dan hoef je niets te wijzigen.
Staat deze op Eenvoudig / Plain? Kies dan een andere structuur uit de lijst (bijvoorbeeld Berichtnaam). Overleg dit met de websitebeheerder.
Sla de instellingen op.
WordPress en WooCommerce updaten
Het is aan te raden om zowel de WordPress-omgeving als de WooCommerce-plugin te updaten naar de meest recente versie.
Dit voorkomt compatibiliteitsproblemen bij het gebruik van de API.
WooCommerce-koppeling installeren
Zoek in Combidesk de gewenste WooCommerce-koppeling.
Klik op Installeer deze koppeling.
Verbind je WooCommerce-account:
Vul in het bovenste invulveld de URL van je webshop in, bijvoorbeeld:
https://webshop.nl.Plak de eerder aangemaakte API key in het veld API key.
Plak de bijbehorende API secret in het andere veld.
2. Verbinden met Yuki
Ga in Yuki naar Instellingen > Integraties > Webservices.
Klik op de zwarte plus linksboven en maak een nieuwe webservice aan. Selecteer de juiste administratie en geef alle rechten. Kopieer de API-sleutel die je ziet. Klik tot slot op bewaren.
Vul vervolgens in Combidesk de API-sleutel voor deze Yuki webservice in.
Ik kan de API-key niet vinden
Als je in Yuki geen optie "Webservices" hebt, dan heb je waarschijnlijk niet voldoende rechten. Om webservices te kunnen beheren, moet je minimaal over de rol "Backoffice" of "Directie" beschikken.
3. Configuratie van de koppeling
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze WooCommerce stappen in:
Selecteer order statussen
Selecteer hier bij welke statussen een order gesynchroniseerd moet worden. Zorg ervoor dat de order in deze status niet meer wordt bewerkt. Meer toelichting vind je in dit artikel.Exporteer data van reeds bestaande bestellingen
Order- of factuurnummers gebruiken
Als je de WooCommerce 'PDF Invoices & Packing Slips' plug-in gebruikt, kun je kiezen of je ordernummers of factuurnummers met de PDF-bijlage wilt gebruiken in Yuki.
Zorg ervoor dat je onder WooCommerce > PDF-facturen > Geavanceerd > Instellingen > Toegangstype document link op ‘Volledig’ zet.Order- of factuurnummers gebruiken
Als je de WooCommerce 'PDF Invoices & Packing Slips' plug-in gebruikt, kun je kiezen of je ordernummers of factuurnummers wilt gebruiken in Yuki.
Zorg ervoor dat je onder WooCommerce > PDF-facturen > Geavanceerd > Instellingen > Toegangstype document link op ‘Volledig’ zet.
Stel deze Yuki stappen in:
Selecteer administratie
Selecteer de administratie waarin de boekingen gedaan moeten worden.Btw-type mapping
Koppel de WooCommerce btw-categorieën aan de btw-types van Yuki voor de verkoopfacturenArtikelcode verzendkosten
Voer de omschrijving in van het artikel waarop de verzendkosten geboekt moeten worden.Artikelcode kosten
Voer de omschrijving in van het artikel waarop de overige kosten geboekt moeten worden.Boeken omzet
Hoe wil je dat de omzet geboekt wordt?Koppeling grootboekrekeningen per land
Koppel hier de landen van WooCommerce aan het juiste grootboek in YukiKoppeling grootboekrekeningen
Koppel hier de btw-categorieën van WooCommerce aan het juiste grootboek in YukiStandaard grootboekrekening producten
Selecteer de standaard grootboekrekening voor artikelen die door de koppeling aangemaakt worden in Yuki.Standaard debiteur
Als je alle orders op een standaard debiteur in Yuki wilt boeken, voer dan hier de code van de standaard debiteur in.Debiteur voor Point of Sale (POS) bestellingen
Maak je gebruik van Point of Sale (POS) in WooCommerce? Dan kun je POS-orders ook automatisch in Yuki boeken. Voer hier de Relatiecode in van de debiteur in Yuki waarop deze orders geboekt moeten worden. Je vindt de Relatiecode in Yuki via: Relaties → [naam debiteur] → tabblad Extra → Relatiecode. Nog geen POS-debiteur in Yuki? Klik op "Debiteur aanmaken" om deze automatisch toe te voegen.Standaard betaalmethode zakelijk
Selecteer de standaard betaalmethode voor de verkoopfacturen voor zakelijke klanten (B2B).Standaard betaalmethode particulieren
Selecteer de standaard betaalmethode voor de verkoopfacturen voor particuliere klanten (B2C).Hoe wil je omgaan met btw bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen (One-Stop Shop, OSS)?
Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen. Wil je blijven werken zoals voor de btw-wijzigingen van 1 juli 2021, kies dan voor "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening", dan wordt de normale Nederlandse btw in rekening gebracht.
Kies je voor "Maak gebruik van de Unieregeling (OSS)", dan zorgt Combidesk ervoor dat particuliere bestellingen uit andere EU landen aan het relevante Yuki btw-tarief worden gekoppeld. Zorg er wel voor dat in Yuki die btw-tarieven zijn geactiveerd.
Voor meer informatie verwijzen we je door naar dit artikel van Yuki.Service level
Kies een Service level die aansluit bij je behoefte. Je kunt deze keuze later altijd wijzigen. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
4. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com, kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kun je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
5. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien weinig ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 150, sommigen € 300. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.