Koppel WooCommerce met Exact Online en laat bestellingen automatisch verwerken in je boekhouding. Altijd actuele omzetcijfers in Exact Online. Probeer gratis.
1. Verbinden met WooCommerce
Om een koppeling met WooCommerce te maken, heb je een API key en API secret nodig.
Verbinding maken met WooCommerce
Log in op je WordPress-omgeving.
Ga in de WooCommerce-plugin naar Instellingen.
Klik op Geavanceerd en vervolgens op REST API.
API Key aanmaken
Klik op Add key om een nieuwe API key aan te maken.
Vul bij de Omschrijving bijvoorbeeld
Combideskin.Selecteer de gewenste gebruiker.
Bij Rechten / Permissions kies je Read/Write.
Sla de key op en noteer zowel de API key als de API secret, deze heb je later nodig voor de koppeling.
Pretty Permalinks instellen
Om de WooCommerce API te kunnen gebruiken, moeten in de WordPress-omgeving zogenaamde pretty permalinks zijn ingesteld.
Ga naar Instellingen → Permalinks in WordPress.
Check of de permalink-structuur op een andere optie staat als 'Eenvoudig/ Plain'.
Staat deze al anders dan Eenvoudig / Plain? Dan hoef je niets te wijzigen.
Staat deze op Eenvoudig / Plain? Kies dan een andere structuur uit de lijst (bijvoorbeeld Berichtnaam). Overleg dit met de websitebeheerder.
Sla de instellingen op.
WordPress en WooCommerce updaten
Het is aan te raden om zowel de WordPress-omgeving als de WooCommerce-plugin te updaten naar de meest recente versie.
Dit voorkomt compatibiliteitsproblemen bij het gebruik van de API.
WooCommerce-koppeling installeren
Zoek in Combidesk de gewenste WooCommerce-koppeling.
Klik op Installeer deze koppeling.
Verbind je WooCommerce-account:
Vul in het bovenste invulveld de URL van je webshop in, bijvoorbeeld:
https://webshop.nl.Plak de eerder aangemaakte API key in het veld API key.
Plak de bijbehorende API secret in het andere veld.
2. Verbinden met Exact Online
Exact Online hanteert verschillende landcodes. Kies bij het verbinden voor de juiste landcode en klik op "Opslaan".
Dit leidt naar de aanmeldpagina van Exact Online. Hier vul je eerst je gebruikersnaam in en op het navolgende scherm je wachtwoord.
Om goed met Exact Online te kunnen verbinden, is het nodig dat het op de juiste wijze is ingericht. Dit doe je alvorens verder te gaan met de configuratie van de koppeling. Onderstaande knop brengt je naar een collectie artikelen waarin het instellen van Exact Online wordt toegelicht.
3. Configuratie van de koppeling
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze WooCommerce stappen in:
Selecteer order statussen
Selecteer hier bij welke statussen een order gesynchroniseerd moet worden. Zorg ervoor dat de order in deze status niet meer wordt bewerkt. Meer toelichting vind je in dit artikel.Exporteer data van reeds bestaande bestellingen
Order- of factuurnummers gebruiken
Als je de WooCommerce 'PDF Invoices & Packing Slips' plug-in gebruikt, kun je kiezen of je ordernummers of factuurnummers met de PDF-bijlage wilt gebruiken in Exact Online.
Zorg ervoor dat je onder WooCommerce > PDF-facturen > Geavanceerd > Instellingen > Toegangstype document link op ‘Volledig’ zet.Order- of factuurnummers gebruiken
Als je de WooCommerce 'PDF Invoices & Packing Slips' plug-in gebruikt, kun je kiezen of je ordernummers of factuurnummers wilt gebruiken in Exact Online.
Zorg ervoor dat je onder WooCommerce > PDF-facturen > Geavanceerd > Instellingen > Toegangstype document link op ‘Volledig’ zet.
Stel deze Exact Online stappen in:
Selecteer Exact Online administratie
De administratie waar de boekingen in aangemaakt wordenSelecteer dagboek
Selecteer het verkoopboek waarin de facturen terecht moeten komenOrders inboeken als
Selecteer hoe orders geboekt moeten worden in Exact Online.
Bij de stap 'Aanmaken artikelen' kies je voor 'Ja' als je 'Verkoopfactuur' of 'Verkooporder' selecteert en geen artikelen beheert in Exact Online.
Dit artikel legt uit wat het verschil is tussen een verkoopboeking, verkoopfactuur en verkooporder.
Kies je voor 'Directe verkoopfactuur', dan heb je mogelijk een Plus, Professional of Premium Exact Online pakket nodig.Aanmaken artikelen
Geef aan of de koppeling artikelen moet aanmaken indien deze nog niet bestaan. Dit geldt alleen voor artikelen die gebruikt worden in een order. Zorg ervoor dat de artikelen in WooCommerce zijn voorzien van artikelcodes.Verzendkosten artikel
Voer hieronder de artikelcode in waarop de verzendkosten geboekt moeten wordenKosten artikel
Voer hieronder de artikelcode in waarop de overige kosten geboekt moeten wordenKortingen artikel
Voer hieronder de artikelcode in waarop de kortingen geboekt moeten wordenExact Online btw-configuratie
Koppel hier de btw-categorieën van WooCommerce aan Exact OnlineGewenste factuurstatus en verzendvoorkeur
Geef aan welke status de verkoopfactuur moet krijgen in Exact Online. Je kunt er tevens voor kiezen om Exact Online de factuur te laten verzenden.
Let op! Het daadwerkelijk verzenden doen we alleen voor facturen die geen onderdeel zijn van de initiële export van facturen.Exact Online grootboekconfiguratie
Koppel hier de btw-categorieën van WooCommerce aan een grootboekrekening in Exact Online. Deze grootboekrekening wordt standaard gebruikt voor de betreffende btw-categorie.
Gebruik je meerdere grootboekrekeningen, dan worden deze automatisch gekoppeld. Zorg er wel voor dat alle grootboekrekeningen in beide systemen beschikbaar zijn.Standaard debiteur
Als je alle orders op een standaard debiteur in Exact Online wilt boeken, voer dan hier de code van de standaard debiteur in.Debiteurnummer voor Point of Sale bestellingen
Maak je gebruik van een Point of Sale in WooCommerce en wil je deze orders ook in Exact Online boeken? Voer dan hier het debiteurnummer in van de debiteur waarop deze orders geboekt moeten worden.Grootboekrekening POS omzet
Selecteer de standaard grootboekrekening voor factuuromzet voor POS ordersHoe wil je omgaan met btw bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen (One-Stop Shop, OSS)?
Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen. Wil je blijven werken zoals vóór de btw-wijzigingen van 1 juli 2021, kies dan voor "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening", dan wordt de normale Nederlandse btw in rekening gebracht.
Voor meer informatie verwijzen we je door naar dit artikel van Exact.Standaard grootboekrekening Unieregeling (OSS)
Selecteer de standaard grootboekrekening voor buitenlandse omzet indien je gebruikmaakt van de Unieregeling (OSS).Grootboekrekening verzendkosten
Selecteer de standaard grootboekrekening voor verzendkostenGrootboekrekening artikelen gebruiken
Geef hieronder aan of je de grootboekrekening van het artikel/artikelgroep uit Exact Online wilt gebruiken indien deze beschikbaar is of de grootboekrekening uit de configuratie van de koppeling.
4. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com, kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kun je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
5. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien weinig ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 150, sommigen € 300. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
6. FAQ (Veelgestelde vragen)
Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd?
De WooCommerce Exact Online koppeling synchroniseert standaard iedere 120 minuten volledig automatisch. Je hoeft hiervoor niets te doen. Lukt een synchronisatie niet? Dan probeert deze koppeling het bij de eerstvolgende run opnieuw. Als de problemen aanhouden, stellen we je hiervan per e-mail op de hoogte.
Welke rechten moet ik in Exact Online bezitten?
In Exact Online dien je de juiste rechten te bezitten voor verkoopboeking, verkoopfactuur of verkooporder. Dit stem je af met je boekhouder of met Exact Online. De instellingen vind je in je Exact Online account.
Kan de PDF van de order worden meegestuurd naar Exact Online?
Jazeker, dat kan. Als je de WooCommerce 'PDF Invoices & Packing Slips' plug-in gebruikt, kun je kiezen om de PDF facturen toe te voegen in Exact Online. Zorg ervoor dat je onder WooCommerce > PDF facturen > Status 'Gasttoegang toestaan' aan hebt staan.
Kan ik meerdere WooCommerce webshops koppelen?
Zeker. Hiervoor dien je de koppeling per webshop apart te installeren.
Dien ik artikelen te synchroniseren?
Artikelen zijn voor verkoopboekingen niet nodig. Alleen wanneer je kiest om verkoopfacturen of verkooporders aan te maken in Exact Online, wordt er een match gedaan op artikelcode. Voor het aanmaken van een factuur of order dienen de artikelen te bestaan of te worden aangemaakt in Exact Online. Zorg er dan voor dat je de artikelcodes in WooCommerce ook gevuld hebt. LET OP: heb je al artikelen in Exact Online, zorg dan dat de btw-codes overeenkomen met wat je in de koppeling hebt ingesteld.
Wordt voorraad gesynchroniseerd?
Alleen bij verkoopfacturen en verkooporders wordt de voorraad in Exact Online bijgewerkt. WooCommerce is daarbij leidend. Handmatige voorraad aanpassen wordt niet bijgewerkt in Exact Online. Ook gaat voorraad vanuit Exact Online niet terug richting WooCommerce.
Worden ook terugbetalingen toegevoegd en hoe werkt dat precies?
Ja, de koppeling synchroniseert ook terugbetalingen. Zodra je een WooCommerce order restitueert (status: terugbetaling), zal er in Exact Online een creditboeking (boeking met negatief bedrag) van die order worden aangemaakt. LET OP: geannuleerde orders worden niet doorgezet. Dus annuleer een order niet wanneer deze nog als creditorder moet worden gesynchroniseerd.
Hoe krijg ik de juiste btw op een Exact Online factuur?
Zorg ervoor dat je in zowel WooCommerce als Exact Online de gebruikte btw-tarieven geactiveerd hebt. De koppeling zal in dat geval altijd de juiste btw-tarieven hanteren. Mist een tarief in Exact Online? Dan vallen we terug op een standaard tarief. Bekijk ook even ons kenniscentrum en zoek op 'btw'.