Koppel WooCommerce met Moneybird en verwerk bestellingen automatisch als facturen. WooCommerce-orders direct zichtbaar in Moneybird. Bespaar tijd op je boekhouding.
Inhoudsopgave
1. Verbinden met WooCommerce
Om een koppeling met WooCommerce te maken, heb je een API key en API secret nodig.
Verbinding maken met WooCommerce
Log in op je WordPress-omgeving.
Ga in de WooCommerce-plugin naar Instellingen.
Klik op Geavanceerd en vervolgens op REST API.
API Key aanmaken
Klik op Add key om een nieuwe API key aan te maken.
Vul bij de Omschrijving bijvoorbeeld
Combideskin.Selecteer de gewenste gebruiker.
Bij Rechten / Permissions kies je Read/Write.
Sla de key op en noteer zowel de API key als de API secret, deze heb je later nodig voor de koppeling.
Pretty Permalinks instellen
Om de WooCommerce API te kunnen gebruiken, moeten in de WordPress-omgeving zogenaamde pretty permalinks zijn ingesteld.
Ga naar Instellingen → Permalinks in WordPress.
Check of de permalink-structuur op een andere optie staat als 'Eenvoudig/ Plain'.
Staat deze al anders dan Eenvoudig / Plain? Dan hoef je niets te wijzigen.
Staat deze op Eenvoudig / Plain? Kies dan een andere structuur uit de lijst (bijvoorbeeld Berichtnaam). Overleg dit met de websitebeheerder.
Sla de instellingen op.
WordPress en WooCommerce updaten
Het is aan te raden om zowel de WordPress-omgeving als de WooCommerce-plugin te updaten naar de meest recente versie.
Dit voorkomt compatibiliteitsproblemen bij het gebruik van de API.
WooCommerce-koppeling installeren
Zoek in Combidesk de gewenste WooCommerce-koppeling.
Klik op Installeer deze koppeling.
Verbind je WooCommerce-account:
Vul in het bovenste invulveld de URL van je webshop in, bijvoorbeeld:
https://webshop.nl.Plak de eerder aangemaakte API key in het veld API key.
Plak de bijbehorende API secret in het andere veld.
2. Verbinden met Moneybird
Om te verbinden met Moneybird, klik je op de de "Verbind je.." knop:
Als je nog niet bent ingelogd in Moneybird, zie je eerst het loginscherm:
Na inloggen met een gebruikersaccount met voldoende rechten, zie je het scherm waar je de app toegang kunt geven tot je administratie:
Hier kies je de relevante administratie en klik je op "Toestaan". Nu heeft Combidesk via de Moneybird API toegang tot de gegevens in je administratie.
3. Configuratie van de koppeling
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze WooCommerce stappen in:
Selecteer order statussen
Selecteer hier bij welke statussen een order gesynchroniseerd moet worden. Zorg ervoor dat de order in deze status niet meer wordt bewerkt. Meer toelichting vind je in dit artikel.Exporteer data van reeds bestaande bestellingen
Order- of factuurnummers gebruiken
Als je de WooCommerce 'PDF Invoices & Packing Slips' plug-in gebruikt, kun je kiezen of je ordernummers of factuurnummers met de PDF-bijlage wilt gebruiken in Moneybird.
Zorg ervoor dat je onder WooCommerce > PDF-facturen > Geavanceerd > Instellingen > Toegangstype document link op ‘Volledig’ zet.Order- of factuurnummers gebruiken
Als je de WooCommerce 'PDF Invoices & Packing Slips' plug-in gebruikt, kun je kiezen of je ordernummers of factuurnummers wilt gebruiken in Moneybird.
Zorg ervoor dat je onder WooCommerce > PDF-facturen > Geavanceerd > Instellingen > Toegangstype document link op ‘Volledig’ zet.
Stel deze Moneybird stappen in:
Selecteer de factuur grootboekrekening
Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het aanmaken van facturenOrders inboeken als
Selecteer hoe orders geboekt moeten worden in Moneybird: als verkoopfactuur, of als externe factuur.
Let op! Voordat we een verkoopfactuur aanmaken, controleren we of deze reeds bestaat met hetzelfde factuurnummer. We controleren niet op het reeds bestaan van externe facturen.
Andersom geldt dit ook; bij het aanmaken van externe facuturen controleren we alleen op het reeds bestaan van een soorgelijke externe factuur.Selecteer het factuur profiel
Dit profiel wordt gebruikt bij het aanmaken van de verkoopfactuurOrderregelbedragen inclusief of exclusief btw doorboeken?
Moeten de orderregels vanuit WooCommerce inclusief btw in Moneybird worden toegevoegd?Gewenste factuurstatus en verzendvoorkeur
Geef aan welke status de verkoopfactuur moet krijgen in Moneybird. Je kunt er tevens voor kiezen om Moneybird de factuur te laten verzenden. In dat geval zal de standaard verzendmethode voor het Moneybird-contact worden toegepast.
Let op! Het daadwerkelijk verzenden doen we alleen voor facturen die geen onderdeel zijn van de initiële export van facturen.Registreren betaling
Moeten in je webshop betaalde facturen in Moneybird als 'betaald' worden geregistreerd? Dit kan alleen als ze ook als 'verzonden' zijn gemarkeerd.
Zet deze stap op 'Ja' als je gebruikmaakt van een betaalprovider en automatisch wilt afletteren.Selecteer de workflow
Deze workflow wordt aan de verkoopfacturen toegevoegd.Alternatieve workflow voor creditfacturen
Als je hier een workflow kiest, wordt deze gebruikt voor credit facturen. Als je geen workflow kiest, wordt de hierboven gekozen workflow gebruikt.Vulling van de voornaam in Moneybird
We kunnen de voornamen vullen met de voornamen uit WooCommerce, of met de initialen die daar beschikbaar zijn. Als die er niet zijn, worden de initialen afgeleid van de voornaam. Tevens kunnen we een aanhef in de voornaam plaatsen, gebaseerd op het geslacht in WooCommerce.Voeg productnummers toe aan factuurregels
Moeten de productnummers toegevoegd worden aan de factuurregels?Factuurnummering
Wil je de factuurnummers uit WooCommerce gebruiken? Indien ja, verander dan ook het factuurnummersjabloon in Moneybird in '{id}' (via Instellingen -> Nummering & kopie mail). Let op, dit betekent dat je zelf geen facturen meer kunt aanmaken in Moneybird (ivm oplopende factuurnummering).Selecteer de factuur grootboekrekening voor verzendkosten
Deze grootboekrekening wordt gebruikt voor de orderregel voor verzendkosten bij het aanmaken van facturenSelecteer de factuur grootboekrekening voor overige kosten
Deze grootboekrekening wordt gebruikt voor de orderregel voor overige kosten bij het aanmaken van facturenMoneybird btw-configuratie
Koppel hier de btw-categorieën van WooCommerce aan MoneybirdHoe wil je omgaan met btw bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen (One-Stop Shop, OSS)?
Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen. Wil je blijven werken zoals vóór de btw-wijzigingen van 1 juli 2021, kies dan voor "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening", dan wordt de normale Nederlandse btw in rekening gebracht.
Kies je voor "Maak gebruik van de Unieregeling (OSS)", dan zorgt Combidesk ervoor dat particuliere bestellingen uit andere EU landen aan het relevante Moneybird btw-tarief worden gekoppeld. Zorg ervoor voor dat in Moneybird die btw-tarieven zijn geactiveerd.
Zorg er ook voor dat de instellingen in je webwinkel overeenkomen met deze keuze!
Voor meer informatie verwijzen we je door naar dit artikel van Moneybird.Klantnummer voor Point of Sale bestellingen
Maak je gebruik van een Point of Sale in WooCommerce en wil je deze orders ook in Moneybird boeken? Voer dan hier het klantnummer in van de klant waarop deze orders geboekt moeten worden.Standaard debiteur
Voer het klantnummer in van de klant in Moneybird waarop alle orders geboekt moeten worden. Je vindt dit nummer in Moneybird onder Contacten → klik op het gewenste contact → het klantnummer staat linksboven op de contactpagina. Hierdoor maakt de koppeling geen nieuwe klanten aan in je Moneybird-administratie.
Heb je nog geen standaard debiteur? Klik dan op de knop hieronder om deze automatisch aan te maken.Standaard debiteur alleen gebruiken voor B2C-klanten
Wil je dat de standaard debiteur alleen wordt gebruikt voor particuliere (B2C) klanten? In dat geval worden zakelijke (B2B) klanten als aparte debiteuren aangemaakt, zodat de ICP-aangifte correct kan worden verwerkt.Service level
Kies een Service level die aansluit bij je behoefte. Je kunt deze keuze later altijd wijzigen. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
4. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com, kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kun je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
5. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien weinig ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 150, sommigen € 300. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
6. FAQ (Veelgestelde vragen)
Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd?
De WooCommerce Moneybird koppeling synchroniseert standaard iedere 60 minuten volledig automatisch. Je hoeft hiervoor niets te doen. Lukt een synchronisatie niet? Dan probeert deze koppeling het bij de eerstvolgende run opnieuw. Als de problemen aanhouden, stellen we je hiervan per e-mail op de hoogte.
Welke rechten moet ik in Moneybird bezitten om de WooCommerce Moneybird koppeling te kunnen installeren?
In Moneybird dien je Eigenaarsrechten te hebben.
Kan de PDF van de order worden meegestuurd naar Moneybird?
Jazeker, dat kan. Als je de WooCommerce 'PDF Invoices & Packing Slips' plug-in gebruikt, kun je kiezen om de PDF facturen toe te voegen in Moneybird. Zorg ervoor dat je onder WooCommerce > PDF facturen > Status 'Gasttoegang toestaan' aan hebt staan.
Kan ik meerdere WooCommerce webshops koppelen?
Zeker. Hiervoor dien je de WooCommerce Moneybird koppeling per webshop apart te installeren.
Worden ook terugbetalingen toegevoegd aan Moneybird?
Ja, de WooCommerce Moneybird koppeling synchroniseert ook terugbetalingen. Zodra je een WooCommerce order restitueert (status: terugbetaling), zal er in Moneybird een creditfactuur (factuur met negatief bedrag) van die order worden aangemaakt. LET OP: geannuleerde orders worden niet doorgezet. Dus annuleer een order niet wanneer deze nog als creditfactuur moet worden gesynchroniseerd.
Kunnen jullie helpen om deze koppeling te installeren?
Absoluut 😀! Heb je even geen tijd of hebben we het te ingewikkeld gemaakt? Geen probleem! Wij kunnen de WooCommerce Moneybird koppeling voor je installeren. Hiervoor rekenen we éénmalige installatiekosten. Als je besluit de koppeling toch niet te gebruiken krijg je dit bedrag terug.
Hoe krijg ik de juiste btw op een Moneybird factuur?
Zorg ervoor dat je in zowel WooCommerce als Moneybird de gebruikte btw-tarieven geactiveerd hebt. De koppeling zal in dat geval altijd de juiste btw-tarieven hanteren. Mist een tarief in Moneybird, dan vallen we terug op een standaard tarief. Bekijk ook even ons kenniscentrum en zoek op 'btw'.
Zijn mijn gegevens veilig als ik de WooCommerce Moneybird koppeling gebruik?
Wij nemen de veiligheid van jouw gegevens zeer serieus. Wij draaien onze software in een Nederlands datacenter en voldoen aan alle normen die nodig zijn om je gegevens veilig te verwerken. Gegevens van je klanten slaan we niet op, we wisselen ze alleen uit tussen je verbonden pakketten.
Moet ik betaalgegevens invoeren om de WooCommerce Moneybird koppeling te installeren?
Nee, tijdens de proefperiode is het niet nodig om betaalgegevens in te voeren. Besluit je na de proefperiode gebruik te blijven maken van de koppeling? Dan ontvang je tijdig informatie over hoe je de koppeling kunt bestellen.
Wat is de opzegtermijn van de WooCommerce Moneybird koppeling?
Al onze koppelingen hebben een opzegtermijn van 1 maand. Je zit dus niet vast aan lange termijnen. Een eventueel restbedrag bij een jaarabonnement storten we uiteraard terug op je rekening.