Met de Lightspeed Moneybird koppeling van Combidesk worden bestellingen automatisch als facturen in Moneybird geboekt. In deze handleiding doorloop je stap voor stap de installatie.
Inhoudsopgave
1. Verbinden met Lightspeed
Log in op je Lightspeed eCom (C-Series) omgeving.
Ga in het menu naar 'Apps'.
Zoek bovenaan via de zoekbalk op 'Combidesk'.
Je ziet vervolgens alle Combidesk apps. Kies de app die je wilt installeren.
Zodra je de juiste app hebt geselecteerd, klik je rechtsboven op de groene knop 'App installeren'.
2. Verbinden met Moneybird
Om te verbinden met Moneybird, klik je op de de "Verbind je.." knop:
Als je nog niet bent ingelogd in Moneybird, zie je eerst het loginscherm:
Na inloggen met een gebruikersaccount met voldoende rechten, zie je het scherm waar je de app toegang kunt geven tot je administratie:
Hier kies je de relevante administratie en klik je op "Toestaan". Nu heeft Combidesk via de Moneybird API toegang tot de gegevens in je administratie.
3. Configuratie van de koppeling
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Lightspeed stappen in:
Exporteer data van reeds bestaande bestellingen
Wil je bestaande bestellingen overhevelen? Kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt.Selecteer order statussen
Selecteer hier bij welke statussen in Lightspeed een order gesynchroniseerd moet worden. Zorg ervoor dat de order in deze status niet meer wordt bewerkt. Meer toelichting vind je in dit artikel.
Let op: als alle afgeronde orders moeten worden meegenomen, kies dan alle drie de "Afgerond .." statussen.Selecteer betaalstatussen
Welke betaalstatussen van Lightspeed moeten worden meegenomen? "Betaald" is een goede minimale keuze.Factuurnummer gebruiken
Wil je het factuurnummer van de eerste factuur van de order uit Lightspeed gebruiken in Moneybird in plaats van het ordernummer?Factuurdatum gebruiken
Wil je de factuurdatum van de eerste factuur van de order uit Lightspeed gebruiken in Moneybird in plaats van de orderdatum?Exporteer producten
Als je je catalogus wilt overhevelen, kies dan hier vanaf wanneer je dat wiltSynchroniseren creditnota's
Moeten creditnota's ook gesynchroniseerd worden. En indien ja, moeten bestaande credit nota's meegenomen worden?
Stel deze Moneybird stappen in:
Selecteer de factuur grootboekrekening
Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het aanmaken van facturenOrders inboeken als
Selecteer hoe orders geboekt moeten worden in Moneybird: als verkoopfactuur, of als externe factuur.
Let op! Voordat we een verkoopfactuur aanmaken, controleren we of deze reeds bestaat met hetzelfde factuurnummer. We controleren niet op het reeds bestaan van externe facturen.
Andersom geldt dit ook; bij het aanmaken van externe facuturen controleren we alleen op het reeds bestaan van een soorgelijke externe factuur.Selecteer het factuur profiel
Dit profiel wordt gebruikt bij het aanmaken van de verkoopfactuurSelecteer de product grootboekrekening
Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het aanmaken van productenRegistreren betaling
Moeten in je webshop betaalde facturen in Moneybird als 'betaald' worden geregistreerd? Dit kan alleen als ze ook als 'verzonden' zijn gemarkeerd.
Zet deze stap op 'Ja' als je gebruikmaakt van een betaalprovider en automatisch wilt afletteren.Gewenste factuurstatus en verzendvoorkeur
Geef aan welke status de verkoopfactuur moet krijgen in Moneybird. Je kunt er tevens voor kiezen om Moneybird de factuur te laten verzenden. In dat geval zal de standaard verzendmethode voor het Moneybird-contact worden toegepast.
Let op! Het daadwerkelijk verzenden doen we alleen voor facturen die geen onderdeel zijn van de initiële export van facturen.Selecteer de workflow
Deze workflow wordt aan de verkoopfacturen toegevoegd.Voeg productnummers toe aan factuurregels
Moeten de productnummers toegevoegd worden aan de factuurregels?Hoe wil je omgaan met btw bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen (One-Stop Shop, OSS)?
Lever je aan particulieren in andere EU-landen? Dan kun je voor verschillende btw-regelingen kiezen. Wil je blijven werken zoals vóór de btw-wijzigingen van 1 juli 2021, kies dan voor "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening", dan wordt de normale Nederlandse btw in rekening gebracht.
Kies je voor "Maak gebruik van de Unieregeling (OSS)", dan zorgt Combidesk ervoor dat particuliere bestellingen uit andere EU landen aan het relevante Moneybird btw-tarief worden gekoppeld. Zorg ervoor voor dat in Moneybird die btw-tarieven zijn geactiveerd.
Zorg er ook voor dat de instellingen in je webwinkel overeenkomen met deze keuze!
Voor meer informatie verwijzen we je door naar dit artikel van Moneybird.Standaard debiteur
Voer het klantnummer in van de klant in Moneybird waarop alle orders geboekt moeten worden. Je vindt dit nummer in Moneybird onder Contacten → klik op het gewenste contact → het klantnummer staat linksboven op de contactpagina. Hierdoor maakt de koppeling geen nieuwe klanten aan in je Moneybird-administratie.
Heb je nog geen standaard debiteur? Klik dan op de knop hieronder om deze automatisch aan te maken.Selecteer de factuur grootboekrekening voor verzendkosten
Deze grootboekrekening wordt gebruikt voor de orderregel voor verzendkosten bij het aanmaken van facturen
4. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com, kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kun je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
5. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien weinig ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 150, sommigen € 300. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.