Koppel Shopify met AFAS en verwerk webshoporders automatisch in je financiële administratie. Bespaar tijd op handmatig invoeren en houd je AFAS altijd actueel.
1. Verbinden met Shopify
Je installeert een Combidesk-koppeling rechtstreeks vanuit de Shopify App Store. Log in op de Shopify App Store en zoek naar de app die je wilt installeren. Klik op de app-pagina op Install.
Voordat de installatie wordt afgerond, toont Shopify een overzicht van de gegevens en onderdelen van je winkel waar de app toegang toe vraagt (Shopify Help Center). Lees dit even door en klik daarna op Install om te bevestigen.
Na het klikken op Add app autoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen en/of te schrijven. Zodra dat is gedaan, is de verbinding met Shopify gelegd en word je automatisch doorgeleid naar de configuratiestappen waar je de koppeling verder instelt. Nadat je alle stappen hebt ingesteld, keur je het maandelijkse licentiebedrag goed.
Je geïnstalleerde apps kun je daarna altijd terugvinden via Instellingen → Apps in je Shopify-beheeromgeving (Shopify Help Center).
2. Verbinden met AFAS
Wat heb je nodig?
Voordat je begint, zorg je dat je beschikt over:
Een actief AFAS-abonnement met toegang tot de AppConnector
Het subdomein van je AFAS-omgeving (het gedeelte vóór .afas.online)
Een XML-token dat je hebt gegenereerd via de AppConnector in AFAS
Heb je nog geen AppConnector ingesteld? Doe dit dan eerst in AFAS via Beheer → AppConnector. Zorg ervoor dat er minimaal één connector aan je AppConnector is toegevoegd en kopieer het XML-token — dit wordt slechts eenmalig getoond door AFAS.
Stap voor stap: je AFAS-account koppelen
Stap 1: Open het verbindingsscherm
Ga naar de installatiepagina van de koppeling en klik op "Verbind je AFAS-account". Er verschijnt een scherm zoals hieronder.
Stap 2: Vul je subdomein in
Vul bij het veld Subdomein het eerste deel van je AFAS-URL in. De volledige URL heeft de vorm:
Vul dus alleen het gedeelte in dat vóór .afas.online staat.
Stap 3: Plak het XML-token
Plak in het veld Token het volledige XML-token dat je hebt gekopieerd uit de AppConnector in AFAS. Het token ziet er als volgt uit:
<token><version>1</version><data>...</data></token>
Let op: AFAS toont dit token slechts eenmalig. Heb je hem niet meer? Dan moet je een nieuw token aanmaken in de AppConnector.
Stap 4: Test- of acceptatieomgeving (optioneel)
Wil je verbinden met een test- of acceptatieomgeving? Vink dan de bijbehorende optie aan:
Verbind met een testomgeving
Verbind met een acceptatieomgeving
Laat deze opties uitgevinkt als je wilt verbinden met je productieomgeving.
Stap 5: Opslaan
Klik op "Opslaan" om de verbinding te bevestigen. Als alles klopt, is je AFAS-account nu succesvol gekoppeld.
Veelgestelde vragen
Waar vind ik mijn subdomein?
Je subdomein is het eerste deel van de URL waarmee je inlogt in AFAS. Bijvoorbeeld: als je inlogt via mijnbedrijf.afas.online, dan is het subdomein mijnbedrijf.
Ik ben het XML-token kwijtgeraakt — wat nu?
AFAS toont het token slechts eenmalig bij het aanmaken. Ga in AFAS naar Beheer → AppConnector en maak een nieuw token aan. Kopieer dit direct en plak het in de koppeling.
Ik krijg een foutmelding bij het opslaan — wat controleer ik?
Controleer of het subdomein correct is ingevoerd (zonder https:// of .afas.online) en of het XML-token volledig en correct is geplakt, inclusief de <token>-tags.
Kan ik verbinden met meerdere AFAS-omgevingen?
Per koppeling maak je verbinding met één AFAS-omgeving. Voor meerdere omgevingen installeer je de koppeling meerdere keren.
3. Configuratie van de koppeling
Om de koppeling goed te laten werken dient deze juist geconfigureerd te worden. In onderstaande alinea doorlopen we achtereenvolgens alle stappen van de koppeling. Voordat je start met de installatie, is het aan te raden eerst even deze stappen rustig door te nemen.
Stel deze Shopify stappen in:
Op basis van welke status moeten orders worden gesynchroniseerd naar AFAS?
Geef hieronder aan bij welke orderstatus(sen) de koppeling de order moet synchroniseren. Let op: zodra een order eenmaal is gesynchroniseerd naar AFAS, worden eventuele latere wijzigingen in Shopify niet meer bijgewerkt in AFAS.
Maak je gebruik van een Payment Service Provider (PSP)? Houd er dan rekening mee dat de order eerder in AFAS dient te staan dan de betaling, omdat anders de betaling niet gematcht kan worden met de openstaande post.
Stel deze AFAS stappen in:
Debiteuren verzamelrekening
Voer hier de debiteuren verzamelrekening in waar nieuwe debiteuren aan gekoppeld wordenVerzendkosten artikel
Voer hier de artikelcode in waarop de verzendkosten geboekt wordenOverige kosten artikel
Voer hier de artikelcode in waarop de overige kosten geboekt wordenKortingen artikel
Voer hier de artikelcode in waarop de kortingen geboekt wordenMagazijn
Het magazijn waar de orders uit geboekt wordenAdministratie
De administratie waar de orders in geboekt wordenProject
Het project waarop de orders geboekt wordenStandaard prijslijst
De prijslijst die gebruikt wordt voor de standaard prijzenVerkoopboek
Het verkoopboek waar de orders in geboekt wordenVerzendkosten btw laag artikel
Voer hier de artikelcode in waarop de verzendkosten btw laag geboekt wordenAanpassen bestaande verkooprelaties
Moeten bestaande verkooprelaties aangepast worden in AFAS?Standaard valuta code
Voer de standaard valuta code voor nieuwe relaties inStandaard verstrekkingswijze
Voer de standaard verstrekkingswijze voor nieuwe relaties inVerkooprelatieprofiel B2C klanten
Voer de code van het verkooprelatieprofiel voor nieuwe B2C relaties inVerkooprelatieprofiel
Voer de code van het verkooprelatieprofiel voor nieuwe relaties inBetalingsvoorwaarde
Selecteer de standaard betalingsvoorwaarde voor nieuwe relatieKredietlimiet
Voer hier de standaard kredietlimiet voor nieuwe relaties inVerwerking order
Voer hier de standaard code voor de verwerking order in voor nieuwe verkooprelatiesVoorkeur magazijn
Selecteer het voorkeursmagazijn voor nieuwe relatiesAfwijkende aanmaningset
Voer hier de afwijkende aanmaningset voor nieuwe relaties inVertegenwoordiger
Selecteer de vertegenwoordiger voor nieuwe relatiesStandaard prijslijst
Selecteer de standaard prijslijst voor nieuwe relatiesVervoerder
Selecteer de standaard vervoerder voor nieuwe verkoopordersDienst
Selecteer de dienst voor nieuwe verkoopordersVerzendstatus
Selecteer de standaard verzendstatus voor nieuwe verkoopordersVerpakking
De standaard verpakking voor nieuwe verkoopordersKostensoort
Worden kosten en kortingen als kostensoort geboekt?Kortingen artikel btw laag
Voer hier de artikelcode in waarop de kortingen voor btw laag geboekt wordenStandaard taal
Voer hier de code voor de standaard taal in voor nieuwe relatiesStandaard tegenrekening
Voer hier de code voor de standaard tegenrekening in voor nieuwe relatiesStandaard aflevercondities
Voer hier de code voor de standaard aflevercondities in voor nieuwe relatiesStandaard assortiment
Voer hier de code voor het standaard assortiment in voor nieuwe relatiesOrderregels met prijslijst in plaats van prijzen
Moeten de order regels met de verkooprelatie prijslijst worden geïmporteerd in plaats van de webshop prijzen (dit betekent dat Profit de prijzen gaat berekenen)?Standaard betaalvoorwaarde
Selecteer de standaard betaalvoorwaarde voor ordersStandaard betaalmethode
Voer de code van de standaard betaalmethode voor orders inAfwijkend contactpersoon
Geef aan of een afwijkend contactpersoon toegevoegd moet worden aan de orderDebiteuren verzamelrekening buitenland
Indien je een afwijkende debiteuren verzamelrekening voor debiteuren uit het buitenland wilt, voer deze dan hier inToekennen btw-plicht code 3 aan EU-inwoners
Ken btw-plicht code 3 toe aan EU-inwoners (personen). Let op dat een geldig btw-nummer daarbij verplicht is.Order betaalmethode mapping
Koppel AFAS instellingen voor specifieke order betaalmethoden. Het formaat is: <status1>=<property1>:<property_value1>&<property2>:<property_value2>;<status2>=<property1>:<property_value1>. Voorbeeld: Twikey=OrderProcessingCode:11&PaymentMethod:00;Paypal=OrderProcessingCode:12. Instellingen die momenteel ondersteund worden, zijn: PaymentMethod (Betaalwijze), PaymentCondition (Betaalvoorwaarde) en OrderProcessingCode (Verwerking order)Vrij veld "Credit" bij verkooporder
De standaard code voor het vrije veld "Credit" bij een verkooporder (neem contact met ons op als je dit vrije veld nog niet hebt)Factureren aan
Moet het veld factureren aan gevuld worden met de verkooprelatie?Extra magazijnen
Voer hier een komma gescheiden lijst van magazijncodes in die gebruikt moeten worden naast het standaard magazijnVaste verkooprelatie
Als je alle orders op dezelfde vaste verkooprelatie geboekt wilt hebben, vul dan hier het nummer van de verkooprelatie inBalie / Directfacturen
Wil je dat de orders als balie / directfacturen aangemaakt worden in Profit in plaats van verkooporders?Order soort
Indien een order een order soort toegewezen moet krijgen, voer dan hieronder de code van de order soort inVoorkeursmagazijn verkooprelatie
Moet het voorkeursmagazijn van de verkooprelatie gebruikt worden?Btw-code afstandsverkopen
Voer hieronder een kommagescheiden lijst van landcodes in waarvan consumenten de btw-code 5 (Afstandsverkopen) moeten krijgen.Canonline specific product numbers to administration
Bedrag aanbetalen vullen
Geef aan of het veld "Bedrag aanbetalen" gevuld moet worden met het totaal bedrag van de order indien de order is betaald. N.b. dit betekent dat "Verwerking Order" op 7 (Aanbetalen, levering na aanbetaling) komt te staan.Koppel vervoerder aan verzendmethode
Koppel hier de verzendmethode uit je webshop aan de bijbehorende vervoerder in Profit.Adres toevoegen bij afwijkende contactpersoon
Het adres wordt toegevoegd aan de afwijkende contactpersoonToekennen btw-plicht code 1 aan EU-bedrijven
Ken btw-plicht code 1 toe aan EU bedrijven die geen btw-nummer hebben ingevuld.Factuurreferentie
Moet het veld factuurreferentie gevuld worden met het order nummer?Vast artikelnummer
Als je alle order regels op hetzelfde vaste artikelnummer geboekt wilt hebben, vul dan hier het nummer van het artikel inVrijgifte Boxwise
Moet het veld 'Vrijgave Boxwise' op 'True' worden gezet als de bestelling betaald is, en op 'False' als dat niet het geval is?Btw-tariefgroep bepalen o.b.v. order
Moet de koppeling voor buitenlandse orders de btw-tariefgroep op orderregel niveau bepalen op basis van het gebruikte tarief in de order?Koppelvoorkeur prijslijst nieuwe verkooprelaties
Koppel de voorkeursprijslijst voor nieuwe relaties aan de storeviewTaal nieuwe verkooprelaties per storeview
Voer per storeview de code van de taal voor nieuwe verkooprelaties inVerkooprelatieprofiel nieuwe verkooprelaties per storeview
Voer per storeview de code van het verkooprelatieprofiel voor nieuwe verkooprelaties inToevoegen naam persoon als afdelingsnaam
Moet de naam van de persoon als afdelingsnaam worden toegevoegd?Voorkeur verkoopeenheid voor orderregels
Moet voor orderregels gebruik worden gemaakt van de voorkeur verkoopeenheid van het artikel (indien beschikbaar)?Orders prijzen inschieten incl. btw?
Moeten orderregel prijzen ingeschoten worden inclusief btw bij het overhevelen van de orders naar Afas?Orders geblokkeerd aanmaken
Moeten orders geblokkeerd aangemaakt worden?Bedrag voor order geblokkeerd aanmaken
Voer hier het bedrag in waarboven orders geblokkeerd moeten wordenStandaard code verbijzondering
Voer hier de code in voor de standaard verbijzondering voor as 1 die bij orderregels gebruikt moet worden.
4. Het Combidesk klanten dashboard
Hoe werkt het dashboard?
Heb je een nieuw Combidesk account aangemaakt of een koppeling geïnstalleerd, dan ontvang je een e-mail met toegang tot je Combidesk account. Als je vervolgens inlogt op combidesk.com, kom je op het dashboard. Dit is de plaats waar je koppeling te vinden is. Vanuit hier kun je eenvoudig de instellingen van je koppeling en je account aanpassen, de logs van de koppeling (geschiedenis) bekijken en heb je toegang tot support.
Wat kun je inzien via je account bij Combidesk?
Vanuit je Combidesk dashboard heb je ook toegang tot je accountinstellingen, verbonden accounts, facturatie en support.
5. Wat kan je van Combidesk verwachten?
We begrijpen dat je druk bent of misschien weinig ervaring hebt met software. Daarom staat ons gespecialiseerde team altijd voor je klaar om je te helpen. Maak gebruik van onze installatiepakketten om zelf nóg meer tijd over te houden.
Installatieafspraak
Kom je tijd te kort of wil je dat wij de installatie volledig uit handen nemen, maak dan gebruik van onze implementatiehulp op afstand. Wij ontzorgen je meteen en leveren een goed werkende koppeling op. Voor de meeste koppelingen kost installatiehulp een vast bedrag van € 150, sommigen € 300. Besluit je na de proefperiode niet met de koppeling verder te gaan dan brengen we geen kosten in rekening. Maak hieronder een installatie afspraak en plan hem direct in.
Uitleg service level (SLA) abonnementen (Basis, Pro, Premium)
Om je goed te kunnen helpen bij het gebruik van onze koppeling, bieden we drie service levels aan: basis, pro en premium. Je kunt het service level altijd wijzigen in je koppeling. De prijs wordt voor de eerstvolgende betaalperiode aangepast.
6. FAQ (Veelgestelde vragen)
Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd?
Deze koppeling synchroniseert iedere 60 minuten volledig automatisch. Je hoeft hiervoor niets te doen. Lukt een synchronisatie niet, dan probeert deze koppeling het bij de eerstvolgende run opnieuw. Als de problemen aanhouden, stellen we je hiervan per e-mail op de hoogte.
Zijn mijn gegevens veilig als ik deze koppeling gebruik?
Wij nemen de veiligheid van jouw gegevens zeer serieus. Wij draaien onze software in een Nederlands datacenter en voldoen aan alle normen die nodig zijn om je gegevens veilig te verwerken. Gegevens van je klanten slaan we niet op, we wisselen ze alleen uit tussen je verbonden pakketten.
Kunnen jullie helpen om deze koppeling te installeren?
Absoluut 😀! Heb je even geen tijd of hebben we het te ingewikkeld gemaakt? Geen probleem! Onze partner Gladior kan je helpen en deze koppeling voor je installeren. Hiervoor rekenen zij éénmalige installatiekosten.
Worden ook creditorders toegevoegd en hoe werkt dat precies?
Ja, de koppeling synchroniseert ook restituties door creditfacturen aan te maken in AFAS.
Hoe krijg ik de juiste btw op een AFAS factuur?
Zorg ervoor dat je btw-tarieven geactiveerd zijn in zowel Shopify als AFAS voor correcte facturatie.