Wat is het probleem?
Je ziet in het Combidesk-dashboard dat de synchronisatie succesvol is uitgevoerd — geen rode meldingen, geen fouten in de geschiedenis. Toch ontbreken er orders of facturen in je boekhoudpakket (bijvoorbeeld e-Boekhouden, Twinfield, Exact Online, Moneybird of SnelStart).
Dit lijkt tegenstrijdig, maar het heeft een duidelijke oorzaak: het factuurnummer bestaat al in je boekhoudpakket.
Waarom gebeurt dit?
Combidesk probeert een factuur of boeking aan te maken in je boekhoudpakket. Het boekhoudpakket weigert dit omdat er al een document met hetzelfde nummer bestaat — bijvoorbeeld door een eerdere handmatige invoer, een dubbele synchronisatierun, of een nummering die opnieuw is gestart. Het boekhoudpakket geeft een stille fout terug die Combidesk registreert als "verwerkt", maar de factuur wordt niet opnieuw aangemaakt.
Hoe herken je dit in de geschiedenis?
Ga in het Combidesk-dashboard naar Mijn koppelingen.
Klik op de koppeling waarbij gegevens ontbreken.
Open het tabblad Geschiedenis.
Zoek naar regels met de status "Verwerkt" of "Succesvol" maar zonder dat er een factuur- of boekingsnummer wordt vermeld.
Klik op zo'n regel om de details te openen. Je ziet dan een melding zoals:
"Document with number [XXXX] already exists" of
"Factuurnummer [XXXX] bestaat al in de administratie."
Is dit de melding die je ziet? Dan bevestigt dit dat het dubbele factuurnummer de oorzaak is.
Hoe los je dit op?
Stap 1 — Controleer het factuurnummer in je boekhoudpakket
Open je boekhoudpakket en zoek op het factuurnummer dat in de foutmelding staat. Staat het document er al correct in? Dan is de synchronisatie in feite al geslaagd bij een eerdere run en hoef je niets te doen.
Stap 2 — Wijzig het factuurnummer in het bronpakket
Staat het document er niet correct in, of helemaal niet? Pas dan het factuurnummer aan in het bronpakket (bijv. Shopify, WooCommerce of je betaalprovider) zodat het uniek is en niet al bestaat in je boekhoudpakket. Synchroniseer daarna opnieuw via de Geschiedenis.
Stap 3 — Controleer de prefix of suffix van het factuurnummer
Veel webshops voegen automatisch een prefix of suffix toe aan het ordernummer. In Shopify staat standaard een # vóór het nummer (bijv. #1001). Als deze prefix wordt meegestuurd naar je boekhoudpakket, maar het pakket hetzelfde nummer al kent zónder prefix, ontstaat een conflict.
Controleer dit in Combidesk via Bewerk configuratie → Export:
Is er een prefix of suffix ingesteld? Controleer of dit overeenkomt met de nummering in je boekhoudpakket.
Stel in de koppeling in dat deze rekening moet houden met de pre- en suffix.
Sla de configuratie op en synchroniseer het item opnieuw via de Geschiedenis.
Stap 4 — Voer de synchronisatie opnieuw uit
Ga terug naar de koppeling in Combidesk.
Open de Geschiedenis en klik op het ↻-icoon naast de mislukte regel.
Combidesk probeert de factuur nu opnieuw aan te maken.
Werkt het nog steeds niet?
Kom je er niet uit of zie je de foutmelding niet in de geschiedenis? Neem dan contact op via de chat. Vermeld daarbij:
De naam van je koppeling (bijv. Shopify → Exact Online)
Het factuurnummer of de datum van de ontbrekende factuur
Een screenshot van de Combidesk-geschiedenis