MoneyBird - ExactOnline koppeling

Inhoudsopgave:

  1. Inleiding
  2. Functionaliteiten van de koppeling
  3. Inrichting MoneyBird
  4. Inrichting ExactOnline
  5. Configuratie van de koppeling
  6. De koppeling wijzigen
  7. Veelgestelde vragen (FAQ)

1. Inleiding 

Deze handleiding is bedoeld om u te helpen bij het koppelen van uw MoneyBird  administratie naar uw ExactOnline administratie. We hebben stapsgewijs benoemd wat er moet gebeuren om de koppeling goed te laten werken voor u en uw relaties.

2. Functionaliteiten van de koppeling

Facturen vanuit MoneyBird worden overgeheveld als verkoopboekingen in ExactOnline. U bepaalt zelf of u alleen verzonden facturen of alle facturen periodiek overgeheveld wilt hebben. Wij synchroniseren iedere 15 minuten dus u bent altijd bij met uw verkoopboekingen in ExactOnline.

3. Inrichting MoneyBird

  • Klantnummers MoneyBird moeten overeenkomen met debiteur nummers in ExactOnline. Indien dit niet het geval is, worden onder de klantnummers uit MoneyBird nieuwe debiteuren in ExactOnline aangemaakt.

LET OP: klantnummers moeten numeriek zijn (dus geen letters in het klantnummer)

  • Als u gebruik wilt maken van specifieke grootboekrekeningen, kunt u deze instellen in MoneyBird. In MoneyBird kan aan een categorie een code (grootboekrekening) worden toegevoegd. Bij het configureren van de koppeling kunt u aangeven of deze codes gebruikt moeten worden. 
  • Deze grootboekrekeningen dienen ook in ExactOnline beschikbaar te zijn. 

  • Voor accountants: zorg dat u in het MoneyBird account van uw relatie bent toegevoegd als ‘Eigenaar’.  

 

4. Inrichting ExactOnline

Klantnummers in MoneyBird moeten overeenkomen met debiteur nummers in ExactOnline. Indien dit niet het geval is, worden onder de klantnummers uit MoneyBird nieuwe debiteuren in ExactOnline aangemaakt.

LET OP:

Zorg dat de MoneyBird klantnummers niet in de range liggen van ExactOnline crediteurnummers. 

5. Configuratie van de koppeling

Stap 1: Ga naar Combidesk.com en maak een account aan. Klik hier om direct naar de koppeling te gaan. Klik op de oranje knop 'Installeren'.

Stap 2: verbind je MoneyBird account

Klik op de oranje knop 'Verbind je Moneybird Account' en ‘Vraag goedkeuring aan MoneyBird’. 

Selecteer de juiste administratie en klik op ‘Toestaan’.

Klik op volgende stap:


Stap 3: kies de factuurstatus
Wil je alle facturen of alleen facturen met de status 'Verzonden' overhevelen? We adviseren het laatste, gezien nieuw aangemaakte facturen in Moneybird, voordat ze worden verzonden, nog wel eens gewijzigd kunnen worden.


Stap 4:
exporteer facturen
Als je bestaande facturen wilt overhevelen, kies dan hier vanaf wanneer je dat wilt.


Stap 5:
verbind je ExactOnline account

Voer de URL van je ExactOnline account in. In dit geval enkel de letters 'nl' en klik op 'Vraag goedkeuring aan ExactOnline'. 


Stap 6:
verbind je ExactOnline account
Je wordt nu naar je ExactOnline omgeving gebracht en we vragen je om je Gebruikersnaam en Wachtwoord in te geven. Klik op 'Login'.


Stap 7:
selecteer je administratie
Selecteer de administratie waar de boekingen in aangemaakt worden.


Stap 8:
ExactOnline grootboekrekeningen leidend?

6. De koppeling wijzigen

  • Wilt u wijzigingen aanbrengen in de koppeling dan kunt u op het dashboard de koppeling bewerken door rechtsonder op het potloodje te klikken. 

7. Veelgestelde vragen (FAQ)

Welke BTW tarieven zijn gekoppeld?

De standaard BTW mapping bestaat uit de volgende codes, gemapt op ExactOnline grootboekrekingen:

      Grootboekrekening - BTW code - BTW tarieven
      new ExactOnlineVATMapping("8000", "2", "21% BTW"),          
      new ExactOnlineVATMapping("8010", "1", "6% BTW"),          
      new ExactOnlineVATMapping("8020", "0", "0% BTW"),          
      new ExactOnlineVATMapping("8100", "7", "Dienst binnen EU"),          
      new ExactOnlineVATMapping("8100", "7", "Product binnen EU"),          
      new ExactOnlineVATMapping("8110", "6", "Product buiten EU"),
      new ExactOnlineVATMapping("8020", "5", "BTW verlegd")

Wil je een andere mapping gebruiken dan kan dat. Hieraan zijn wel kosten verbonden.

Kunnen BTW tarieven worden aangepast?

Ja, dit is mogelijk. Hiervoor kunt u contact opnemen met Combidesk via support@combidesk.com 

 

Foutmeldingen en oplossingen

Melding: ExactOnlineAPI API error [Code: 500, Response: { "error": { "code": "", "message": { "lang": "", "value": "Verplicht: Betalingsconditie" } } }]
Oplossing: in ExactOnline staat de standaard betaalcondities niet ingevuld. Ga linksboven naar Instellingen > Algemeen > Betalingsconditie (Verkoop) en vul de standaard betalingsconditie in.

Melding: ExactOnline API error: { "error": { "code": "", "message": { "lang": "", "value": "De maximale lengte van de code is 18 karakters" } } }
Oplossing: het maximaal toegestane aantal karakters van een debiteur in ExactOnline is 18 karakters. Zorg er dus voor dat de klantnummers in Moneybird niet langer zijn dan 18 karakters. Foutmeldingen als deze zijn helaas niet te herstellen waardoor de facturen die hierdoor fout gaan niet opnieuw zullen worden gesynchroniseerd.

Melding: Relatie met nummer 12345678 is niet van type klant.
Oplossing: het contact in ExactOnline bestaat vermoedelijk al en is geen klant, maar waarschijnlijk een leverancier of crediteur. Wijzig in Moneybird het klantnummer en voer de koppeling (met historie) opnieuw uit.

 

Did this answer your question?